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Tutorial PowerPoint

Wie du PowerPoint-Folien zielsicher verlinkst

Redaktionteam Cleverslide
bestehend aus Microsoft-zertifizierten PowerPoint-Experten

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Wie du PowerPoint Folien zielsicher verlinkst

Als PowerPoint-Anwender kennst du diese Situation: Du bist  auf einer Messe oder bei einem Verkaufsgespräch und kannst nicht immer planen, in welcher Abfolge du die Folien zeigst. Du musst interaktiv auf deinen Gesprächspartner eingehen und schnell zu bestimmten Folien wechseln. Wir zeigen dir, wie du mithilfe von Hyperlinks in PowerPoint gezielt Folien ansteuerst. Im folgenden Artikel erklären wir dir:

  • welche Objekte sich als Hyperlink eignen,
  • wie du Hyperlinks in deine Folien einbaust und
  • wie du den Wechsel von PowerPoint zu Excel oder Word souverän steuerst. 

Mit diesem Know-how hebst du die Informationsqualität deiner PowerPoint-Präsentation und gehst interaktiv auf deinen Gesprächspartner ein.

Hyperlinks in PowerPoint gezielt einsetzen - wie du mit Hyperlinks zu den gewünschten Informationen springst © CarryLove - stock.adobe.com

Sicherlich hast du dir, als PowerPoint-Anwender folgende Fragen des Öfteren gestellt: Wann ist es sinnvoll Hyperlinks, kurz Links, einzusetzen, und wie kannst du das interaktiv in PowerPoint umsetzen? Verwende Hyperlinks, wenn du deine Präsentation mit Informationen aus einer anderen Folie, Präsentation, Datei oder beispielsweise einem PDF aufwerten möchtest. In welchen Situationen du Hyperlinks einsetzt und welche PowerPoint-Elemente sich als Hyperlinks eignen, erklären wir dir im folgenden Abschnitt.

In diesen Situationen schaffst du durch Hyperlinks einen Mehrwert an Information:

  • Ein Vortragender wechselt zum Beantworten einer Frage per Hyperlink schnell zu einer vorbereiteten Zusatzfolie.
  • Ein Messebesucher navigiert schnell und punktgenau zu der Folie für ein bestimmtes Produkt und muss sich nicht alle Folien anschauen.  
  • Ein Außendienstmitarbeiter öffnet direkt aus der Bildschirmpräsentation heraus eine PDF-Datei, die das Datenblatt zu einem Produkt in digitaler Form enthält.
  • Ein Controller steuert aus der Präsentation heraus eine Excel-Mappe mit vorbereiteten Szenarien an.
  • Ein QM-Verantwortlicher verzweigt aus seiner Präsentation in PowerPoint zu einem Qualitätsbericht in Word. 
Hinweis

PDF-Dateien eignen sich besonders gut für dich, um weiterführende Informationen zu vermitteln. Wie du mit Inhalten einer PDF-Datei das Informationsniveau deiner PowerPoint-Präsentation steigerst, erfährst du in unseren Praxistipp: Wie du eine PDF-Datei in PowerPoint einbindest.

Mit diesen PowerPoint-Elementen legst du interaktive Hyperlinks an:  

  • Texte in Platzhaltern,
  • selbst erstellte Textfelder,
  • Formen wie z. B. Rechtecke oder Ellipsen,
  • Grafiken und Fotos.
Hinweis

Darüber hinaus kannst du interaktive Schaltflächen verwenden. Dies sind Formen, die von Haus aus mit Hyperlinks versehen sind. Hier findest du zum Beispiel Funktionen, um eine Folie zurück oder vorwärts zu navigieren oder zum Anfang oder Ende der Präsentation zu wechseln. Die interaktive Schaltflächen stehen dir über Einfügen/Illustrationen → Formen ganz unten standardmäßig zur Verfügung.

Dein Ergebnis: Du weißt, in welchen Situationen du Hyperlinks gezielt einsetzt und welche PowerPoint-Elemente sich als Hyperlinks eignen. Es stellt sich die Frage, ob sich für deinen Verweis eine Aktion besser eignet. Wir klären dich im folgenden Exkurs auf und nennen dir Einsatzmöglichkeiten beider Funktionen: Hyperlink oder Aktion.

Hyperlink oder Aktion - welche Funktion eignet sich am besten für deinen Querverweis?

Auf der Registerkarte Einfügen stehen dir zwei Möglichkeiten, Links und Aktion, zur Auswahl, um ein Objekt zu verlinken. Wir geben dir im folgenden Abschnitt praktische Tipps, in welchen Situationen sich welche Variante als Querverweis eignet.

Verwende einen Hyperlink, wenn du eine verlinkte Agenda oder Navigation erstellen möchtest,
zusätzlich zum Hyperlink eine QuickInfo brauchst, eine Webseite oder eine neue E-Mail öffnen willst.
Setze eine Aktion ein, wenn du 
zur nächsten, vorherigen oder letzten Folie springen möchtest,
zu einer Webseite wechseln oder
ein anderes Programm starten möchtest z. B. zu einer Excel-Datei oder einer anderen PowerPoint-Präsentation.

Dein Ergebnis: Du weißt über die Einsatzmöglichkeiten beider Funktionen Bescheid und entscheidest dich für einen Hyperlink als Querverweis. In folgendem Abschnitt: Hyperlink in PowerPoint erstellen, erfährst du, wie du den Verweis auf einfachem Wege in deine Folien einbaust.

Hyperlink in PowerPoint interaktiv erstellen - so baust du ein Wort als Hyperlink zu einer bestimmten Folie ein © azvector - stock.adobe.com

Von Webseiten kennst du Hyperlinks als unterstrichene blaue Texte, die nach dem Anklicken ihre Farbe verändern. Dies ist die einfachste und am meisten verbreitete Variante. In PowerPoint kannst du solche Hyperlinks anlegen, durch die du beim Anklicken deines Textes zu einer bestimmten Folie wechselst. Egal, ob du einzelne Buchstaben, Worte oder eine Wortgruppe als Text-Hyperlink nutzt, das Vorgehen ist dasselbe. Wie du auf einfachem Wege ein Wort als Hyperlink zu einer bestimmten Folie einbaust, zeigen wir dir im folgendem Abschnitt.

Wie du ein Wort als Hyperlink zu einer bestimmten Folie einbaust

Angenommen, du möchtest ein Wort als Hyperlink zu einer anderen Folie in der Präsentation nutzen, dann gehe wie folgt vor:

  1. Markiere den Text, der als Hyperlink dienen soll.
  2. Wähle auf der Registerkarte Einfügen/Links Link Links einfügen. Alternativ kannst du die Tastenkombination STRG+K nutzen.
  1. Klicke im folgenden Dialogfeld Link einfügen/Link zu auf die Rubrik Aktuelles Dokument. So setzt du den Verweis auf eine Folie innerhalb deiner Präsentation. 
  1. PowerPoint listet unter Folientitel alle Folien mit ihrem Titel auf. Beim Klick auf einen Eintrag erhältst du rechts daneben ein Vorschaubild der Folie.
  2. Markiere den Eintrag der gewünschten Folie und schließe den Vorgang mit OK ab.

Wie du Hyperlinks nachträglich bearbeitet oder entfernst

Gehe wie folgt vor:

  1. Klicke mit der rechten Maustaste auf den markierten Hyperlink-Text. Es öffnet sich das Kontextmenü.
  2. Wähle im Kontextmenü deinen gewünschten Befehl Link bearbeiten oder Link entfernen aus.

Darüber hinaus hast du im Kontextmenü die Möglichkeit, über Link öffnen zu kontrollieren, wohin die aktuelle Verlinkung führt. Dies ist gerade bei umfangreichen Präsentationen sehr hilfreich. 

Dein Ergebnis: Du hast den Inhalt deiner PowerPoint-Folie mithilfe eines Hyperlinks durch eine mehrwertige Information einer Folie aufgewertet. Möchtest du über eine Übersichtsfolie auf einfachem Wege zum richtigen Thema springen? In folgendem Abschnitt werden zielgruppenorientierte Präsentationen mit Hyperlinks beleuchtet.

Wie du mit Hyperlinks von einer Übersichtsfolie zum richtigen Thema springst.

Als PowerPoint-Anwender kennst du diese Situation: In einer Besprechung werden verschiedene Alternativen vorgestellt. Zu jeder hast du mehrere Folien mit Vor- und Nachteilen vorbereitet. Doch du weißt nicht, in welcher Reihenfolge die zur Auswahl stehenden Alternativen besprochen werden. Wie kannst du das flexibel handhaben? Erstelle einfach eine Übersichtsfolie. Nimm diese als Basis, um per Mausklick zu den verschiedenen Detailfolien zu navigieren. Im Folgenden stellen wir dir Schritt für Schritt vor, wie du eine Übersichtsfolie zur Navigation erstellst.

Zielgruppenorientierte Präsentation - wie du mit Hyperlinks von einer Übersichtsfolie zum richtigen Thema springst

Gehe wie folgt vor:
Schritt 1: Erstelle einen Screenshot der Detailfolie für deine Übersichtsfolie

  1. Öffne deine Präsentation.
  2. Füge am Beginn der Präsentation mit Start/Folien Neue Folie eine Folie für die Übersicht ein.
  1. Markiere die Folie, die du kopieren möchtest, per Rechtsklick. Es öffnet sich das Kontextmenü.
  1. Wähle im Kontextmenü Kopieren aus.
  2. Markiere deine Übersichtsfolie und klicke auf Start/Zwischenablage  Inhalte einfügen.
  3. Verkleinere zum Schluss alle Folienminiaturen. Ordne diese wie gewünscht auf der Übersichtsfolie an.

Schritt 2: Erstelle eine zielgruppenorientierte Präsentation 
Gehe wie folgt vor:

  1. Wähle Bildschirmpräsentation → Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation  Zielgruppenorientierte Präsentationen.
Zielgruppenorientierte Präsentationen und Hyperlinks - wähle Zielgruppenorientierte Präsentationen aus.
  1. Klicke auf Neu, um die erste Teilpräsentation zu erstellen.
  2. Trage in das Eingabefeld oben einen aussagekräftigen Namen ein.
  3. Markiere im linken Fenster die Folien, die zu der zielgruppenorientierten Präsentation gehören.
  4. Klicke in der Mitte auf Hinzufügen, dann auf OK
  5. Nun kannst du auf Zielgruppenorientierte Präsentation Schließen klicken. 
  6. Wiederhole die Schritte 1 bis 5, um weitere Teilpräsentationen zu definieren. 

Schritt 3: Verknüpfe die zielgruppenorientierten Präsentationen anschließend per Hyperlink mit den Folienminiaturen.
Gehe wie folgt vor:

  1. Klicke die erste Folienminiatur an.
  2. Rufe Einfügen/Links → Link → Link einfügen auf.
  3. Wähle links Link zu Aktuelles Dokument.
  4. Scrolle im mittleren Fenster nach unten bis zum Abschnitt Zielgruppenorientierte Präsentationen.
  5. Wähle die entsprechende Teilpräsentation aus.
  6. Kontrolliere deine Auswahl in der Folienvorschau.
Zielgruppenorientierte Präsentationen und Hyperlinks - navigiere mit Hyperlinks zu den zielgruppenorientierten Präsentationen.
  1. Aktiviere darunter Anzeigen und zurück.
  2. Bestätige deine Auswahl mit OK.
  3. Wiederhole diese Schritte für die verbleibenden Folienminiaturen.

Du kannst nun von der Übersichtsfolie aus die Teilpräsentationen in beliebiger Reihenfolge aufrufen. Nach jedem Teil kehrst du automatisch zur Übersicht zurück

Dein Ergebnis: Durch eine automatisch generierte Übersichtsfolie mit verlinkten Miniaturbildern unterstreichst du die Interaktivität deiner Präsentation. Suchst du weitere interaktive Tipps und Tricks rund um die Funktion Zoom in PowerPoint? Hier findest du weitere Informationen. Im nächsten Abschnitt Interaktive Hyperlinks vermitteln wir praxisorientierte Beispiele.

Interaktive Hyperlinks - Tipps und Tricks rund um PowerPoint © kolonko - stock.adobe.com

Hyperlinks sind ideal, um deine Präsentationen interaktiv zu machen. Tipps und Tricks, was du über die allgemein geläufigen Möglichkeiten hinaus mit Hyperlinks machen kannst und wie du Probleme mit Hyperlinks lösen kannst, findest du im folgenden Abschnitt. Wir zeigen dir, wie du: 

  • "intelligente Hyperlinks" mit Hinweistext erstellst,
  • Formen, Fotos und Piktogramme als Hyperlink verwendest,
  • unsichtbare Hyperlinks erstellst und
  • mifhilfe von Hyperlinks den Wechsel von PowerPoint zu Excel oder Word souverän steuerst.

Setzt du dieses Wissen gezielt ein, begeisterst du dein Publikum mit hochwertig aufbereiteten Informationen.

Du hast einen Hyperlink in Form eines Textes angelegt. Er ist während der Bildschirmpräsentation als unterstrichener blauer Text gut erkennbar. Doch Vortragende wissen nicht, was dieser Hyperlink auslöst. Versieh aus diesem Grund Hyperlinks mit einem Hinweistext.

Gehe wie folgt vor:

  1. Klicken per Rechtklick auf den Hyperlink und wähle Hyperlinks/Link bearbeiten
  2. Es öffnet sich das Dialogfeld Hyperlink bearbeiten. Dort findest du rechts oben das Feld QuickInfo...
  1. Es öffnet sich das Dialogfeld Hyperlink-Quickinfo festlegen. Trage unter QuickInfo-Text einen aussagekräftigen Hinweistext für den Vortragenden ein.

Wie du Formen, Fotos und Piktogramme als Hyperlink verwendest

Interaktive Hyperlinks - nutze Fotos oder Piktogramme als Hyperlinks, idealerweise mit QuickInfo.

Nutze Formen, Fotos oder Piktogramme. Baue damit beispielsweise eine bildhafte Agenda oder eine Navigation mit Symbolen auf.

Gehe wie folgt vor:

  1. Erstelle unter Einfügen/Illustrationen → Formen beispielsweise ein Rechteck und markiere es.
  2. Lege mit STRG + K den Hyperlink fest.
  3. Trage unter QuickInfo-Text einen aussagekräftigen Hinweistext für den Vortragenden ein.

Wie du unsichtbare Hyperlinks erstellst

Ein Text soll als Hyperlink dienen, aber er soll weder eine andere Schriftfarbe erhalten noch unterstrichen sein? Teile einer SmartArt-Grafik, eines Diagramms oder einer Objektgruppierung sollen als Hyperlink dienen? Was unmöglich erscheint, meisterst du mit den folgenden Tipps.

Tipp 1

Text-Hyperlinks ohne Unterstreichung 
Gehe wie folgt vor:

  1. Füge über die Registerkarte Einfügen/Text → Textfeld dein Textfeld ein und trage den Text darin ein.
  2. Drücke auf F2 oder klicke auf den Rand, um das Textfeld als Ganzes zu markieren.
  3. Definiere mit STRG + K den Hyperlink.

Tipp 2

Unsichtbare Hyperlink-Flächen
Gehe wie folgt vor:

  1. Platziere über Einfügen/Illustrationen → Formen ein Rechteck über dem Text oder dem Objekt, das als Hyperlink dienen soll, und markiere es per Rechtsklick.
  2. Es erscheint auf der linken Seite der Aufgabenbereich Form formatieren.
  3. Selektiere unter dem Bereich Füllung die Option Einfarbige Füllung.
  4. Wähle unter dem Bereich Linie die Option Keine Linienfarbe.
  5. Weise unter Transparenz 100 % Deckraft zu.
  6. Lege mit STRG + K den Hyperlink an. 

Wie du mithilfe von Hyperlinks den Wechsel von PowerPoint zu Excel oder Word souverän steuerst

Als PowerPoint Anwender weißt du, dass es wenig sinnvoll ist, große Excel-Tabellen auf eine Folie zu quetschen. Es ist für dich und dein Publikum besser, aus der Bildschirmpräsentation heraus das betreffende Excel-Arbeitsblatt zu öffnen. Dieser Weg ist technisch unkompliziert. Es reicht ein Hyperlink von der Folie zum Excel-Arbeitsblatt. Wie dir das einfach gelingt, verdeutlichen wir dir in diesem Abschnitt anhand von zwei Schritten.
Gehe wie folgt vor:

Schritt 1: Beginne den Vorgang in Excel:

  1. Damit der Hyperlink aus PowerPoint zielgenau zur richtigen Stelle in der Excel-Mappe führt, vergib im gewünschten Arbeitsblatt einen Namen.
  2. Markiere dazu Zelle A1 und öffne mit STRG + F3 das Dialogfeld, in dem du den Namen eingibst, in unserem Beispiel "Kostenplan".

Schritt 2: Wechsle zu PowerPoint und zu der Folie, von der aus du das Excel-Blatt aufrufen möchtest. 

  1. Zeichne über Einfügen/Illustrationen → Formen ein Rechteck oder füge ein passendes Bild ein.
  2. Markiere das Objekt und rufe mit STRG + K das Dialogfeld zum Einfügen eines Hyperlinks auf.
  3. Klicke im Dialogfeld links auf Datei oder Webseite.
  4. Wähle über Suchen in die Excel-Datei aus.
  5. Damit der Hyperlink zum richtigen Arbeitsblatt führt, ergänze im Eingabefeld Adresse hinter dem Dateinamen das Rautezeichen (#) und den definierten Namen. In unserem Beispiel lautet er "Kostenplan".
  6. Während der Bildschirmpräsentation genügt ein Klick auf den Hyperlink, um zu dem Excel-Blatt zu wechseln. 
  7. Schließe Excel, um die Bildschirmpräsentation fortzuführen. 
Hinweis

Gezielte Hyperlinks zu Excel und Word 
Mit einem Rautezeichen (#) hinter dem Dateinamen wechselst du bei Hyperlinks zu Excel- oder Word-Dateien exakt zur gewünschten Stelle deines Dokumentes. Bei Excel folgt hinter der Raute ein Bereichsname, bei Word eine zuvor definierte Textmarke. 

Interaktiv präsentieren 

In PowerPoint-Präsentationen ist das Einfügen von Hyperlinks in vielen Situationen hilfreich. Mit einem Klick kannst du durch Hyperlinks in Form von Texten, Fotos oder Illustrationen sofort zum richtigen Thema springen. So betonst du deine Kompetenz und wirkst souverän vor deinem Publikum. Dieser Artikel bietet dir ein besonderes Spektrum an praxisorientierten Tipps und Tricks, die zeigen,

  • welche Objekte sich als Hyperlink eignen,
  • in welchen Situationen sich Hyperlinks als Verweis auf mehrwertige Informationen besonders gut eignen,
  • wie du Hyperlinks in deine Folien einbaust und
  • wie du den Wechsel von PowerPoint zu Excel oder Word souverän steuerst. 

Präsentationen, die deinem Publikum hochwertigen, flexiblen und aussagekräftigen Inhalt bieten, sind heutzutage ein entscheidender Faktor, um neue Kunden zu akquirieren. Aus diesem Grund empfehlen wir dir unseren Praxistipp Wie du fokussiert und interaktiv vor Publikum präsentierst. Du erfährst, wie du mit zielgerichteten Präsentationen deinen Vortrag lebendiger gestaltest und Interesse für das Thema bei deinem Publikum erzeugst.

Wir hoffen, dieser Artikel hat dir gefallen und wir haben dir anhand von bewährten Beispielen und Tipps mehrwertiges Know-how vermitteln können. Wenn du Fragen zu Themen oder neue Themenvorschläge für uns hast, kontaktiere uns. Wir freuen uns auf dich.

Als PowerPoint-Anwender bist du offen für neue Ideen und hilfreiche Werkzeugen? Dann bist du hier richtig. Monatlich stellen wir dir hilfreiche Beispiele, besondere Tipps und interessante Exkurse rund um PowerPoint vor. Hast du spezielle Fragen rund um PowerPoint, die dir kein Artikel bisher beantworten konnte? Wir gehen dir gerne helfend zur Hand und unterstützen dich mit „Antworten vom Experten“.
Dein Redaktionsteam

Frage: Beim Erstellen meiner Unternehmens-Präsentation ist mir aufgefallen, dass ich keine Hyperlinks zu einem PDF mit Detailinformationen hinzufügen kann. Eventuell liegt es an der älteren PowerPoint-Version 2003, die ich einsetze? Was kann ich in diesem Fall tun?

Antwort:  Insbesondere bei den älteren Versionen 97 bis 2003 kann es passieren, dass der Speicherplatz für Hyperlinks innerhalb der Datei voll ist. In diesem Fall kannst du deine Präsentation in mehrere Teilpräsentationen aufteilen, die du miteinander verlinkst. Lässt sich ein einzelner Hyperlink nicht setzen, prüfe, ob der Folientitel ein Komma enthält. Kannst du den Folientitel nicht umformulieren, ersetze das Komma mit der Tastenkombination ALT + 0130 (auf dem Ziffernblock) durch das halbe Anführungszeichen.   

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