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Tutorial PowerPoint

Wie du Daten einfach aus Excel in deine PowerPoint-Folie übernimmst

Ute Simon
zertifizierte PowerPoint Expertin

145 Bewertungen

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Wie dir der Datenaustausch zwischen Excel und PowerPoint problemlos gelingt

Das hast du, als PowerPoint-Anwender, sicherlich schon erlebt: Zahlen, die du auf einer PowerPoint-Folie zeigen willst, liegen dir bereits in Excel vor. Da liegt es nahe, diese einfach per Kopieren und Einfügen zu übernehmen, um zeitaufwendiges Eintippen zu vermeiden. Das Kopieren des Diagramms in Excel bereitet dir keine Probleme. Doch ist auch das Ergebnis der Übernahme auf deiner Präsentationsfolie in deinem Sinne? Wurden die Daten einwandfrei dargestellt und wird dein Diagramm beim Ändern von Daten in Excel automatisch aktualisiert? Wie der Datenaustausch zwischen Excel und PowerPoint problemlos funktioniert, erklären wir dir im folgenden Abschnitt anhand von praxisorientierten Beispielen, Tipps und Exkursen. Du erfährst von uns, 

  • drei Methoden mit deren Hilfe du Diagramme aus Excel einfach in deine Präsentationsfolie übernimmst,
  • interessante Möglichkeiten, um über verknüpfte Excel-Dateien in deiner PowerPoint-Präsentation auf zusätzliche Informationen zuzugreifen,
  • nützliche Einstellungen, um deine Excel-Diagramme in deiner Präsentationsfolie einfach nach Bedarf zu aktualisieren,
  • eine hilfreiche Kombination, um aus Excel eine Folie als Bildschirmpräsentation aufzurufen, und
  • professionelle Lösungen, um deine Tabelle aus Excel optisch ansprechend für deine Präsentationsfolie aufzubereiten.

Zudem verraten wir dir in unserem Expertentipp, wie du vertrauliche Informationen aus Excel-Diagrammen bei der Übernahme in PowerPoint-Folien einfach schützt. Setzt du dieses Wissen gekonnt in die Praxis um, arbeitest du zeitsparend und interaktiv mit deinem Publikum. Zudem hebst du deine Präsentation auf ein höheres Informationsniveau.

Gut zu wissen: Mit diesen drei Methoden übernimmst du Diagramme aus Excel problemlos in deine Präsentationsfolie 

Oft liegen dir Zahlen, die du auf einer PowerPoint-Folie zeigen willst, bereits in Excel vor. Es stellt sich für dich die Frage: Sollst du das Diagramm einfach nur mit STRG+V einfügen oder es verknüpfen oder nur als Bild einbauen?  Es stehen dir drei unterschiedlichen Wege zur Verfügung, wenn du herkömmliche Diagramme wie Säulen, Balken, Kreisen oder Linien verwendest. Setzt du neue Diagramme, wie ein Histogramm, eine Treemap oder eine Kastengrafik, ein, stehen dir jedoch nur noch zwei Wege offen. Welche Methode für dein Vorhaben am geeignetsten ist und was du dabei im Detail beachten musst, erfährst du im folgenden Abschnitt.

Methode 1: Wie du durch Kopieren und Einfügen eines Diagramms aus Excel in deiner Präsentation zeitaufwendiges Eintippen vermeidest

Wie du Daten eines Diagrammes aus Excel in deine Präsentationsfolie kopierst


Beim Einfügen mit Strg+V läuft alles scheinbar nach Plan: Die Farben und die Schriften werden sofort angepasst. Doch unter Umständen wird bei dieser Art von Einfügen nicht nur das Diagramm, sondern die gesamte Excel-Mappe in der Präsentation gespeichert. Gibst du diese weiter, enthält sie neben dem Arbeitsblatt mit dem Diagramm auch alle - vertraulichen - Blätter der Excel-Mappe. Hier ist also Vorsicht geboten!
Gehe wie folgt vor:

  1. Starte Microsoft-Excel.
  2. Öffne die Excel-Arbeitsmappe mit dem gewünschten Diagramm.
  1. Wähle mit einem Klick das Diagramm aus.
  2. Klicke über die Registerkarte Start/Zwischenablage auf Kopieren
  1. Öffne in Microsoft Power-Point die Folie, in die du die Daten aus Excel einfügen möchtest.
  2. Füge das Diagramm über die  Registerkarte Start/Zwischenablage %rarr; Einfügen → Einfügen in deine PowerPoint-Folie ein. Alternativ kannst du es auch mit STRG+C in die Zwischenablage und mit STRG+V in PowerPoint einfügen.
  3. Passe das Diagramm über die Ziehpunkte an deine gewünschte Größe an.
  1. Weise deinem Diagramm über das Register Formatvorlage nach Belieben ein neues Farb-Layout zu.

Beachte: Bei dieser Einfüge-Methode wird auch die Ansicht auf andere Excel-Mappen, wie in unserem Fall die vertrauliche Excel-Mappe "Boni", sichtbar.

Dein Ergebnis: Du hast zeitsparend über Kopieren und Einfügen Daten in Form eines Excel-Diagramms in deine Präsentationsfolie eingefügt.

Methode 2: Wie du mithilfe einer Verknüpfung eines Diagramms aus Excel Daten deiner Präsentation stets am neuesten Stand präsentierst

Fügst du ein Excel-Diagramm als Verknüpfung ein, speichert PowerPoint nur das Diagramm, nicht die gesamte Excel-Arbeitsmappe. 
So verknüpfst du ein Diagramm aus Excel mit deiner PowerPoint-Folie:

  1. Starte Microsoft-Excel.
  2. Öffne die Excel-Arbeitsmappe mit dem gewünschten Diagramm.
  3. Wähle mit einem Kick das Diagramm aus.
  4. Klicke auf der Registerkarte Start/Zwischenablage auf Kopieren
  5. Öffne in PowerPoint deine Präsentationsfolie, in die du die Daten aus Excel einfügen möchtest.
  6. Klicke auf der Registerkarte Start/Zwischenablage auf Einfügen und wähle die gewünschte Einfügeoption aus.
EinfügeoptionSymbol
Wenn das Diagramm sein Aussehen und die Darstellung aus der Excel-Datei beibehalten soll, wähle Ursprüngliche Formatierung beibehalten und Daten verknüpfen aus.
Wenn das Diagramm das Aussehen und die Darstellung der PowerPoint-Präsentation verwenden soll, wähle Zieldesign verwenden und Daten verknüpfen aus.
Hinweis

Verschiebst du die Excel-Datei nachträglich in einen anderen Ordner, hebst du die Verknüpfung zwischen dem Diagramm in der PowerPoint-Präsentation und den Daten in der Excel-Arbeitsmappe auf.

Methode 3: Wie du mithilfe eines Diagrammes im Grafikformat Änderungen am Diagramm verhinderst und deine Präsentation vor Missbrauch schützt

Fügst du ein Diagramm als Grafik ein, kannst du es anschließend weder bearbeiten noch aktualisieren. Es lässt sich nur noch über die Registerkarte Bildformat/Größen ein wenig gestalten. Diese Methode ist optimal für dich, wenn du Änderungen am Diagramm oder das Speichern der Excel- Datei in der Präsentation verhindern möchtest. 
So verknüpfst du ein Diagramm aus Excel mit deiner PowerPoint-Folie:

  1. Starte Microsoft-Excel.
  2. Öffne die Excel-Arbeitsmappe mit dem gewünschten Diagramm.
  3. Wähle mit einem Kick das Diagramm aus.
  4. Klicke auf der Registerkarte Start/Zwischenablage auf Kopieren
  5. Öffne in PowerPoint die Präsentationsfolie, in die du die Daten aus Excel einfügen möchtest.
  6. Klicke auf der Registerkarte Start/Zwischenablage auf Einfügen und wähle Grafik als deine gewünschte Einfügeoption aus.

Dein Ergebnis: Mittels einer Grafik stellst du die Inhalte aus deinem Excel-Diagrammes visuell dar und schützt deine Präsentation vor Datenmissbrauch.

Exkurs: Wie du mithilfe des Snipping Tools unkompliziert Teile aus deinem Excel-Diagramm als Grafik in deine Präsentationsfolie einfügst

Du möchtest, ohne die Excel-Tabelle ändern zu müssen, nur die Umsätze des ersten und zweiten Quartals deines Jahresberichtes in deiner Präsentationsfolie darstellen? Das gelingt in wenigen Schritten. Auf jedem Windows-Computer gibt es das Programm Snipping Tool, mit dem du einfach Screenshots erstellen kannst. Wenn du zum Beispiel ein Bild aus einer PDF-Datei kopieren, ausschneiden und speichern willst, bietet dir das Programm einen praktischen Mehrwert.
Gehe wie folgt vor:

  1. Starte Microsoft-Excel.
  2. Öffne die Excel-Arbeitsmappe mit dem Diagramm, von dem du eine Teil-Grafik erstellen möchtest.
  1. Gehe auf Windows/Start und gib bei der Suche → Snipping Tool ein.
  1. Klicke auf das Symbol Snipping Tool. Es öffnet sich das Programmfenster für den Bildausschnitt.
  1. Klicke auf Datei/Neu zuschneiden. Der Bildschirmhintergrund erscheint "mattiert".
  2. Ziehe mit der Maus den Bereich auf, den du ausschneiden möchtest.
  3. Das Schnittprogramm schneidet das ausgewählte Stück direkt aus.
  1. Speichere den Bildausschnitt unter Datei/Speichern im PNG-Format als Bild ab.
  2. Füge das Bild anschließend mit Einfügen/Bilder --> Bilder in deine PowerPoint-Präsentation ein.
Tipp

Als PowerPoint Anwender ist es dein Ziel, deine Präsentation mit kraftvollen, ansprechenden Bildausschnitten aufzuwerten. Wir kennen dieses Ziel und helfen dir dabei, es zu erreichen. In unserem Praxistipp: Wie du Bilder gekonnt in PowerPoint zuschneidest, zeigen wir dir bewährte Beispiele, um Bilder passend auszuwählen, gekonnt zuzuschneiden und in besondere Formen zu bringen.

Die drei unterschiedlichen Wege gelten, wenn du herkömmliche Diagramme, wie Säulen, Balken, Kreis oder Linie verwendest. Kopierst du hingegen eines der neuen Diagramme, wie Histogramm, Treemap oder Kastengrafik, von Excel nach PowerPoint, wird es automatisch Als Verknüpfung eingefügt. Du hast noch die Wahl, es Als Grafik einzufügen. Die Optionen zum Einbetten gibt es nicht mehr. 

Wie wirken sich Änderungen in Excel-Diagrammen auf dein Diagramm in PowerPoint aus?

Die folgenden Aspekte solltest du beim Kopieren von Excel-Diagrammen in PowerPoint-Präsentationen stets im Blick behalten:

  • Wenn du ein neues Diagramm in PowerPoint eingefügt hast und anschließend in Excel im Original-Diagramm die Werte änderst, zeigt sich die Veränderung in PowerPoint nur, wenn du beide Dateien geöffnet hast.
  • Ist die Präsentation beim Ändern der Werte in Excel nicht ebenfalls geöffnet, wird das in PowerPoint als Verknüpfung eingefügte Diagramm nicht automatisch aktualisiert.
  • Dass die neuen Diagrammtypen in PowerPoint standardmäßig als Verknüpfung eingefügt werden, ist nicht unbedingt erwünscht, wenn alle Dateien in einem Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden. Hier können solche Verknüpfungen zu Problemen bei der Datenqualität führen.

Du kennst unterschiedliche Wege, um Tabellen oder Diagramme aus Excel einfach in deine PowerPoint-Präsentation zu übernehmen. Möchtest du einen kombinierten Datenaustausch zwischen den spezifischen Anwendungen auf einfache Art und Weise herstellen? In folgendem Artikel erfährst du, wie du das effektiv umsetzt.

So greifst du über verknüpfte Excel-Dateien mit deiner PowerPoint-Präsentation auf zusätzliche Informationen zu

Hier siehst du die Vorschau auf eine fertige Lösung. Direkt unter der Statustabelle liegt die Präsentation, die du per Doppelklick als Bildschirmpräsentation starten kannst

Sicher weißt du aus eigener Erfahrung, dass große Excel-Tabellen auf einer Folie nicht eben einladend für die Zuschauer sind. Darum möchtest du Informationen zum Budget, die Umsatzziele oder den Projektplan gleich in Excel präsentieren. So kannst du live und in Interaktion mit dem Publikum sowohl die Zusammenhänge als auch die Wirkung von Änderungen einfach demonstrieren. Und da, wo zusätzliche Informationen gebraucht werden, startest du einfach von Excel aus eine Bildschirmpräsentation mit erklärenden Folien. Wie du dein Vorhaben in der Praxis einfach realisierst, zeigen wir dir anhand eines praxisorientierten Beispiels im folgenden Abschnitt.

Welche besonderen Vorteile bietet dir ein kombinierter Informationsaustausch zwischen PowerPoint und Excel?

  • Du kannst nicht nur Budgetzahlen näher erklären, sondern auch Details zu einem Projekt verkünden.
  • Du präsentierst nicht nur die Umsatzzahlen, sondern auch das Produkt-Portfolio des kommenden Jahres.
  • Du ermöglichst es deinen Kollegen zudem, bestimmte Berechnungen in Excel mithilfe einiger Folien zu erklären.

Wie du Excel-Dateien mit deiner PowerPoint-Präsentation Schritt für Schritt verknüpfst

Gehe wie folgt vor:

  1. Lege deine Excel-Tabelle und die PowerPoint-Präsentation für die ergänzenden Informationen an.
  2. Speichere beide Dateien im selben Ordner ab.
  1. Lege unter der Excel-Tabelle eine Zelle, wo die Präsentation angeordnet werden soll, fest.
  2. Klicke in die Zelle und wähle über die Registerkarte Einfügen/Text → Objekt aus.
  1. Es öffnet sich das Dialogfenster Objekt. Wechsle in diesem Dialogfenster zur Registerkarte Aus Datei erstellen.
  2. Wähle im Dialogfeld Durchsuchen die gewünschte Präsentationsdatei aus und bestätige deine Aktion mit Einfügen.
  3. Der Dateipfad erscheint im Dialogfeld Objekt unter dem Feld Dateiname.
  1. Schließe den Vorgang mit einem Klick auf OK ab.
  2. Passe zum Schluss bei Bedarf noch Position und Größe des eingefügten Präsentationsobjektes an.


Du hast einen perfekten Datenaustausch zwischen deinen Anwendungen geschaffen.
Du startest deine Präsentation als Bildschirmpräsentation im Vollbildmodus einfach über das eingefügte Objekt aus Excel heraus. Möchtest du, dass deine Diagramme automatisch aktualisiert werden? Welche Einstellungen dazu nötig sind und wie du diese einfach vornimmst, erfährst du im folgenden Abschnitt.

So aktualisierst du automatisch Excel-Diagramme

Sind die Quell- und die Zieldatei geöffnet, werden deine Daten automatisch aktualisiert

Du kennst das Problem: Eigentlich sollte das Einfügen eines Diagramms als Verknüpfung zur Folge haben, dass beim Ändern der Daten in Excel nicht nur das Excel-Diagramm, sondern auch die verknüpfte Kopie in PowerPoint aktualisiert wird. Doch leider ist dem nicht so. Das Aktualisieren funktioniert nur automatisch, wenn sowohl die Quell- als auch die Zieldatei geöffnet sind. Wie du diese Herausforderung auf einfache Weise in der Praxis meisterst, erfährst du anhand von drei Methoden im folgenden Abschnitt.

Wie du das leidige Problem, dass verknüpfte Excel-Diagramme nicht aktualisiert werden, einfach löst

Wenn du die Einstellung Als Verknüpfung wählst, kannst du anschließend die Diagramme aktualisieren. Sie werden zudem nicht in der Präsentation gespeichert.

Methode 1: Wie du Diagramme manuell aktualisierst

Schon beim Öffnen deiner PowerPoint-Datei, die ein oder mehrere verknüpfte Excel-Diagramme enthält, stellst du verwundert fest:

  • Es erscheint keinerlei Hinweis auf Verknüpfungen und
  • es wird auch keinerlei Möglichkeit zur Aktualisierung angeboten.

Die Ursache dafür liegt an einer PowerPoint-Einstellung: Die Aktualisierung verknüpfter Diagramme ist standardmäßig auf Manuell eingestellt.
Die Standardeinstellung Manuell kann dir in zwei Fällen von Vorteil sein:

  • Du brauchst keine Aktualisierung, weil sich die Daten nicht ändern, oder
  • du möchtest verhindern, dass vor der Vorführung noch aktualisierte Daten in deine Präsentation gelangen, die im gegenwärtigen Kontext nur stören würden.

Du möchtest, dass verknüpfte Excel-Diagramme erst zu einem bestimmten Zeitpunkt aktualisiert werden? Das gelingt dir wie folgt:

  1. Öffne die PowerPoint-Folie, in die du das Excel-Diagramm eingefügt hast.
  2. Markiere mit einem Klick das Diagramm.
  3. Klicke auf der Registerkarte Diagrammentwurf/Daten auf den Befehl Daten aktualisieren.

Dein Ergebnis: Die Daten in deinem Diagramm werden angepasst.

Methode 2: Wie du Diagramme automatisch aktualisieren lässt

Enthält deine PowerPoint-Datei mehrere verknüpfte Excel- Diagramme und die Daten ändern sich häufig, dann wäre das manuelle Aktualisieren zu aufwendig.

Gehe daher wie folgt vor:  

  1. Klicke in deiner PowerPoint auf Datei/Informationen und dann rechts unten auf Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten. Es öffnet sich das Dialogfenster zum Aktualisieren, Bearbeiten oder Löschen von Verknüpfungen.
  1. Klicke dort den Eintrag für dein Diagramm an. Er steht momentan noch auf Manuell.
  1. Setze das Häkchen bei Automatische Aktualisierung und bestätige mit Schließen.
  1. Wiederhole diesen Vorgang bei Bedarf für weitere Diagramme.
Hinweis

Ab jetzt erscheint beim Öffnen deiner Präsentation mit verknüpften Excel-Diagrammen der folgende Hinweis und du kannst die Aktualisierung zulassen oder ablehnen.

Der Hinweis erscheint, nachdem du auf Automatisch aktualisieren umgestellt hast
Beachte

Der Befehl Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten ist in PowerPoint nur unter zwei Voraussetzungen zu sehen:

  • Die Excel-Mappe, zu der du eine Verknüpfung erstellst, muss zuvor bereits als Datei gespeichert worden sein.
  • Die Präsentation muss vor dem Einfügen der Verknüpfung ebenfalls schon als gespeicherte Datei vorliegen.

Hinweis

Gibst du eine PowerPoint-Datei mit verknüpften Diagrammen weiter, sehen die Empfänger - sofern die Excel-Quelldatei nicht vorliegt - den letzten Stand des Diagramms. Format und Layout des Diagramms lassen sich bearbeiten, nicht jedoch die Datenbasis.

Exkurs: Was bei Tabellen aus Excel und Word fehlt

Sicherlich ist dir diese Situation bekannt: Du fügst Tabellen, die in Excel oder Word erstellt und komplett formatiert wurden, über die Zwischenablage in PowerPoint ein. Zu deinem Erstaunen ist Option Überschrift deaktiviert, und das auch dann, wenn du die Einfügeoption Ursprüngliche Formatierung beibehalten wählst. Die Folge: Der Katalog der Tabellenformatvorlagen zeigt andere Varianten an. Wie du dieses Problem mit zwei Häkchen einfach behebst, erklären wir dir in diesem Beispiel.
Gehe wie folgt vor:

  1. Öffne die PowerPoint-Folie, in die du eine Tabelle aus Excel eingefügt hast.
  2. Markiere die Tabelle mit einem Klick.
  3. Setze über die Registerkarte Tabellenentwurf/Tabellenformatoptionen ein Häkchen vor die Option Überschrift.

Du kennst effektive Lösungen, wie du das leidige Problem, dass verknüpfte Excel-Diagramme nicht aktualisiert werden, einfach löst. Möchtest du aus Excel heraus eine Bildschirmpräsentation in PowerPoint aufrufen, die deine Daten gekonnt mit mehrwertigen Informationen untermauert? Im folgenden Abschnitt erfährst du, wie du das in der Praxis in nur wenigen Schritten erfolgreich umsetzt.

So rufst du aus Excel heraus eine Folie als Bildschirmpräsentation auf

Dank der Hyperlink-Funktion rufst du problemlos deine PowerPoint-Präsentation aus Excel auf

Du kennst die Situation: In einer Excel-Datei zeigst du Daten deiner Produkte. Manchmal musst du noch eine Folie mit den Produktmerkmalen zeigen, aber im Vorführmodus. Was kannst du in diesem Fall tun? Der Aufruf einer PowerPoint-Präsentation aus Excel heraus ist dank der Hyperlink-Funktion problemlos möglich. Um jedoch eine bestimmte Folie in der Präsentation zu zeigen, und zwar im Modus Bildschirmpräsentation, ist ein kleiner Trick erforderlich: Die betreffende PowerPoint-Datei muss als Bildschirmpräsentation abgespeichert werden und für den Aufruf einer bestimmten Folie braucht es einen speziellen Parameter. Wie du dein Vorhaben unkompliziert umsetzt, erfährst du im folgenden Abschnitt anhand eines praxisorientierten Beispiels.

Wie du einfach aus Excel heraus eine Folie als Bildschirmpräsentation aufrufst

Gehe wie folgt vor:

  1. Speichere in PowerPoint deine Präsentationsdatei über den Menüband-Befehl Datei/Speichern unter im Dateityp Bildschirmpräsentation mit der Dateiendung PPSX ab.
  2. Markiere in der Excel-Mappe die Zelle, von der aus du die Präsentation aufrufen möchtest.
  3. Gehe über die Registerkarte Einfügen/Links --> Link --> auf Link einfügen oder betätige die Tastenkombination STRG+K.
  1. Wähle im Dialogfenster Link einfügen deine als Bildschirmpräsentation gespeicherte Datei aus. Der Dateiname der Präsentation erscheint in der Zeile Adresse
  1. Setze den Cursor an das Ende des Dateinamens und füge eine Raute (#) sowie die Nummer der Folie, die du präsentieren möchtest, an. In unserem Beispiel ist es die Folie Nummer sieben.
  1. Bestätige deine Auswahl mit OK.

Du rufst bequem über einen Hyperlink aus Excel deine Bildpräsentation in PowerPoint auf. Dein Publikum ist begeisterst. Möchtest du deine Tabelle aus Excel noch optisch ansprechend aufbereiten? Im folgenden Abschnitt geben wir dir hierzu eindrucksvolle Design-Tipps.

So bereitest du eine Tabelle aus Excel optisch ansprechend auf und gewinnst die Aufmerksamkeit deines Publikums

Vorher - nachher mit nur wenigen Mausklicks

Es gehört zu deinen täglichen Aufgaben, Aufstellungen und Auswertungen in Excel zu erstellen. Wenn du diese jedoch nach PowerPoint holst, sind die Ergebnisse meist nicht zufriedenstellend: Die Schrift ist oft zu klein und die unschönen Gitternetzlinien gefallen dir auch nicht. Was kannst du gegen dieses optische Defizit unternehmen? Wie kannst du deine Tabellen in PowerPoint so aufbereiten, dass sie besser lesbar sind und zum Betrachten einladen? Im folgenden Abschnitt beantworten wir dir deine Fragen. Wir zeigen dir einfache Wege, wie du mit wenigen Mausklicks deine Tabelle optisch ansprechend aufbereitest und somit die Aufmerksamkeit deines Publikums gewinnst.

Wie du deine Tabelle optisch ansprechend darstellst

Mit einer gekonnten Darstellung sicherst du dir die Aufmerksamkeit deines Publikums
  1. Öffne die Präsentationsfolie, in die du die Tabelle aus Excel einfügen möchtest.
  2. Füge die in Excel kopierte Tabelle mit STRG-V in deine Präsentationsfolie ein. Es erscheint die Registerkarte Tabellenentwurf. Daran siehst du, dass du nun eine PowerPoint-Tabelle vor dir hast, die du optisch leicht nachbessern kannst.
  3. Vergib bei Bedarf über die Registerkarte Tabellenentwurf/Tabellenformatvorlagen ein passendes Design.
  4. Klicke auf die Tabelle und wechsle zur Registerkarte Layout.
Mit diesen fünf Befehlen sorgst du für besser lesbare Tabellen
  1. Markiere anschließend die gesamte Tabelle per Klick auf den Außenrand. Stelle in der Gruppe Zellengröße → Höhe eine → Zeilenhöhe (1) ein, die den Daten nach oben und unten Freiraum lässt, beispielsweise 2,0 cm.
  2. Klicke dann in der Gruppe Ausrichtung auf den Befehl Vertikal zentrieren (2).
  3. Sorge im nächsten Schritt dafür, dass Spalten mit vergleichbarem Zahlenmaterial die gleiche Spaltenbreite erhalten. Markiere dazu die Spalten und klicke auf das Symbol Spalten verteilen (3).
  4. Markiere alle Zellen mit Zahlen und rücke diese an den rechten Zellrand, indem du auf das Symbol Rechtsbündig (4) klickst.
  5. Rücke nun die rechtsbündigen Zahlen vom Rand weg. Klicke dazu auf Zellenbegrenzungen (5)Benutzerdefinierte Seitenränder und erhöhe den Wert bei Innenrand rechts.
  6. Prüfe per Klick auf Vorschau das Ergebnis und ändere gegebenenfalls den Wert.

Dein Ergebnis: Deine Tabelle erstrahlt im neuen optisch ansprechenden Design.

Wie du deine Excel-Auswertung mithilfe von Datenbalken stets aktuell und visuell hochwertig präsentierst

Mithilfe der Funktion Datenbalken machst du auf einen Blick erkennbar, ob es eine Zu- oder Abnahme bei den Umsatzzahlen gibt

Du wirst des Öfteren mit der Anforderung konfrontiert, Daten von Auswertungen aus Excel kompakt auf deiner Präsentationsfolie darzustellen, um deinem Publikum das Interpretieren von Zahlen zu erleichtern? Wir unterstützen dich dabei und zeigen dir eine hochwertige Lösung. Wie du deine Auswertung gekonnt visualisierst, indem du in Excel die Funktion Datenbalken nutzt und so auf einen Blick erkennbar machst, ob es eine Zu- oder Abnahme gibt, erfährst du in zwei Schritten im folgenden Abschnitt. 

Wie du den Vorteil der Funktion "Datenbalken" für deine Auswertung in deiner PowerPoint-Folie nutzt

Ohne die Datenbalken musst du für jeden Standort die zwei Quartalswerte vergleichen, um zu einer Aussage zu gelangen. Mit den Datenbalken hingegen wird sofort klar: Es gab zweimal eine Zunahme und dreimal eine Abnahme.

Hinweis

Da dir die Funktion Datenbalken in PowerPoint nicht zur Verfügung steht, realisiere diese in Excel. So bindest du deine Auswertung einfach in deine Präsentationsfolie ein.

Schritt 1: Wie du in Excel die Auswertung mit Datenbalken einfach anlegst

  1. Öffne dein Arbeitsblatt in Microsoft Excel.
  2. Ermittle zuerst in Spalte E mittels Subtraktion, ob es eine Zu- oder Abnahme der Werte gab. Das Ergebnis dienen dann als Basis für die Datenbalken.
  3. Den Quartalsvergleich erledigst du in Zelle E3 mit der Formel = D3-C3.
  1. Kopiere diese Formel durch Ziehen des Ausfüllkästchens von E3 nach E7.
  1. Markiere die eben berechneten Ergebnisse, also den Zellbereich E3 bis E7.
  2. Wähle über die Registerkarte Start/ Bedingte Formatierung (1)Datenbalken (2)Weitere Regeln (3).
  1. Setze im Dialogfender Alle Zellen basierend auf ihren Werten formatieren ein Häkchen bei Nur Balken anzeigen (4). Damit werden die Ergebnisse in Spalte E ausgeblendet und es sind nur noch die Datenbalken zu sehen.
  2. Stelle über Farbe (5) die Füllung der Balken für positive Werte ein.
  3. Mit einem Klick auf Negativer Wert und Achse (6) legst du die Farbe der Balken für negative Werte fest.

Schritt 2:  Wie du die Excel-Tabelle in PowerPoint einfach einbaust

Gehe wie folgt vor: 

  1. Markiere die gesamte Auswertung in Excel, hier Zelle B2 bis E7. Betätige STRG+C zum Kopieren.
  2. Wechsle zu der PowerPoint-Folie, auf der du die Auswertung einfügen möchtest.
  1. Klicke auf der Registerkarte Start links auf den Pfeil unter Einfügen (7) und dann auf Inhalte einfügen (8).
  2. Aktiviere im folgenden Dialogfenster Links die Option Verknüpfung einfügen (9). So fügst du die Excel-Tabelle nicht statisch, sondern als Verknüpfung ein. Das hat den Vorteil, dass die Auswertung auf der Folie stets aktuell ist.

Interaktive Datenvisualisierung

Wenn du Daten in deiner PowerPoint-Präsentation übersichtlich darstellen möchtest, bieten sich Diagramme hierfür wunderbar an. Zwar ist PowerPoint von Haus aus kein Datenverarbeitungsprogramm, doch dank der Verknüpfung von Excel bekommst du interessante Möglichkeiten an die Hand. Wir nannten dir nützliche Methoden, um

  • deine Daten aus Excel einfach in deine Präsentationsfolie zu übernehmen,
  • deine Informationen zwischen den Anwendungen Excel und PowerPoint gezielt aufzurufen und
  • deine Daten optisch ansprechend für dein Publikum darzustellen.

Setzt du dieses Wissen gezielt ein, setzt du deine Informationsqualität auf ein höheres Niveau und gewinnt die Aufmerksamkeit deines Publikums. Bist du auf der Suche nach einer Möglichkeit, dir über Tabellen und Diagramme fachmännisches Wissen anzueignen? Dann empfehlen wir dir unseren Artikel: PowerPoint Basics: Wie du mit Grundlagenwissen Expertenstatus erreichst. Wir hoffen, dieser Praxistipp hat dir gefallen und dass wir dir anhand von bewährten Beispielen und Tipps mehrwertiges Wissen vermitteln konnten. Wenn du Fragen zu Themen oder neue Themenvorschläge für uns hast, kontaktiere uns. Wir freuen uns auf dich.

Expertentipp: Gehe auf Nummer sicher - so fügst du dein Diagramm aus Excel sicher in deine Präsentationsfolie ein

Als PowerPoint-Anwender bist du offen für neue Ideen und hilfreichen Werkzeugen? Dann bist du hier richtig. Monatlich stellen wir dir hilfreiche Beispiele, besondere Tipps und interessante Exkurse rund um PowerPoint vor. Hast Du spezielle Fragen rund um PowerPoint, die dir kein Artikel bisher beantworten konnte? Wir gehen dir gerne helfend zur Hand und unterstützen dich mit „Antworten vom Experten“. 
Dein Redaktionsteam

Frage: Beim Einfügen eines Excel-Diagramms in meine Präsentationsfolie habe ich festgestellt, dass neben dem Diagramm die gesamte Excel-Mappe in der Präsentation gespeichert wird. Die Excel-Mappe enthält jedoch auch Excel-Blätter mit vertraulichen Informationen. Wie kann ich auf einfachem Wege verhindern, dass vertrauliche Daten in meiner Präsentation angezeigt werden?
 
Antwort: Wir dir eine einfache Möglichkeit, wie du

  • diese Sicherheitslücke schon beim Einfügen deines Diagrammes einfach umgehst,
  • deine Präsentation auf eingebettete Excel-Mappen prüfst,
  • eingebettete Arbeitsmappen einfach findest und
  • vertrauliche Arbeitsblätter problemlos entfernst.

Wie du dein Diagramm aus Excel sicher in deine Präsentationsfolie einfügst

Gehe wie folgt vor:

  1. Starte Microsoft Excel und öffne die Arbeitsmappe mit dem Diagramm, das du in deine Präsentationsfolie übernehmen möchtest.
  2. Öffne in PowerPoint die Präsentationsfolie, in die du das Diagramm aus Excel einfügen möchtest.
  3. Markiere mit einem Klick das Diagramm in Microsoft Excel.
  4. Kopiere es mit STRG+C in die Zwischenablage. Alternativ kannst du auch über die Registerkarte Start/Zwischenablage → Kopieren eine Kopie deines Diagramms erstellen.
  1. Füge deine Kopie über die Registerkarte Start/Zwischenablage → Einfügen ein.
  1. Wähle dazu sichere Einfügeoptionen:
  • Zieldesign verwenden und Daten verknüpfen,
  • Ursprüngliche Formatierung beibehalten und Daten verknüpfen oder
  • die Option Grafik. 
Hinweis

Vermeide beim Einfügen des Diagramms die folgenden beiden unsicheren Einfügeoptionen:

  • Zieldesign verwenden und Arbeitsmappe einbetten
  • Ursprüngliche Formatierung übernehmen und die die Arbeitsmappe einbetten.

Wie du deine Präsentation auf Datensicherheit überprüfst

Möchtest du deine Präsentation weitergeben, bist dir aber nicht sicher, ob diese eingebettete Excel-Mappen enthalten?

  1. Wähle im Menüband Datei → Informationen aus.
  2. Klicke auf die Schaltfläche Auf Probleme überprüfen.
  1. Wähle aus der Liste Dokument überprüfen aus.
  2. Nach dem Bestätigen eines Sicherheitshinweises gelangst du ins Dialogfenster Dokumentprüfung.
  1. Deaktiviere im Dialogfeld alle Häkchen bis auf das vor Eingebettete Dokumente.
  1. Klicke auf Prüfen.

Wie du eingebettete Arbeitsmappen einfach findest

Nach der Prüfung weißt du, ob deine Präsentation eingebettete Dokumente enthält. Doch welches Diagramm stammt aus Excel und welches wurde in PowerPoint erstellt? Die Lösung zeigen wir dir in nur wenigen Schritten.
Gehe wie folgt vor:

  1. Markiere das Diagramm und klicke im Register Diagrammentwurf/Entwurf auf Daten bearbeiten (3).
  1. Siehst du in dem folgenden Excel-Blatt nur Daten, ist es ein PowerPoint-Diagramm. Es besteht also keine Gefahr.
  2. Wird hingegen neben den Daten auch das Diagramm angezeigt, handelt es sich um ein Excel-Diagramm.

Wie du nachträglich vertrauliche Arbeitsblätter einfach entfernst

Per Klick auf Daten bearbeiten konntest du ermitteln, dass es sich um ein eingebettetes Excel-Diagramm handelt.

  1. In dem Fall siehst du unten links im Blattregister alle weiteren Arbeitsblätter, die zu der Mappe gehören.
  2. Lösche diese. Die eingebettete Arbeitsmappe enthält danach nur noch das Blatt mit den Diagrammdaten.

Wie du aus deiner Präsentation einfach eine PDF erstellst

Soll deine Präsentation nur als Dokumentation dienen? In dem Fall speichere die Präsentation einfach als PDF. So stellst du sicher, dass du keine vertraulichen Daten weitergibst, denn die PDF-Version speichert die Excel-Datei nicht.

Hinweis

Setze diese Möglichkeit mit Bedacht ein, da beim Umwandeln deiner Präsentation in ein PDF-Format deine Animationen verloren gehen.

Tipp

Wie du das geeignete Dateiformat für deine PowerPoint-Präsentation bestimmst
Inzwischen gibt es eine Mehrzahl an Dateiformaten, die dich bei deiner Arbeit mit PowerPoint gezielt unterstützen. Auch technologische Weiterentwicklungen wie das Open-XML-Format bieten neue Möglichkeiten, um Office-Anwendungen zu verbinden, zu kontrollieren, zu optimieren und gezielt zu steuern. In unserem Praxistipp: Wie du das geeignete Dateiformat für deine PowerPoint-Präsentation bestimmst, vermitteln wir dir zukunftsorientiertes Wissen zu diesem Themenbereich.

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