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Tutorial PowerPoint

Unterwegs präsentieren: Wie du deine Präsentation mit dem Smartphone steuerst

Ute Simon
zertifizierte PowerPoint Expertin

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Vielen ist gar nicht bewusst, was man in PowerPoint alles mit dem Smartphone anstellen kann ©nikolas_stock - stock.adobe.com, denisismagilov - stock.adobe.com

Egal, ob du gerade auf dem Weg zu einer Präsentation bist und deiner Präsentation schnell noch einmal testen möchtest oder sogar unterwegs präsentieren möchtest. Auch mit dem Smartphone kannst du in PowerPoint viele Sachen erledigen, die vielen gar nicht bewusst sind. Wir möchten dir in diesem Beitrag zeigen,

  • welche Vorteile die Office-App bietet und
  • wie du mit dem Smartphone auch unterwegs präsentieren kannst.

PowerPoint mobil: Diese Vorteile bietet die neue Office-App

Die neue Office-App ist jedem gängigen App Store verfügbar

Unterwegs auf dem Smartphone noch mal kurz die Präsentation durchblättern, die du später im Meeting präsentieren wirst, ein Word Dokument lesen, das du per E Mail erhalten hast, oder in der Excel-Tabelle die aktuellen Zahlen prüfen? Bisher musstest du dafür zwischen mehreren Apps wechseln. Microsoft hat diese und weitere Funktionen nun in einer einzigen Office App zusammengefasst, die dir das mobile Arbeiten erleichtert.

Verfügbarkeit

Die Office-App ist für iPhones und für Geräte mit Android verfügbar. Sie ist für Smartphones optimiert, lässt sich aber auch auf dem iPad und anderen Tablets öffnen. Sie ist kostenlos. Wer den vollen Funktionsumfang von Office nutzen will, braucht jedoch ein Office-365-Abo.

Wie greifst du unterwegs auf Dateien zu?

  • Einerseits kannst du Dateien in der Cloud , also auf deinem OneDrive oder SharePoint Online, speichern und von unterwegs darauf zugreifen.
  • Andererseits bietet die App auch einen innovativen Weg: Übertrage per QR Code spontan eine Datei zwischen einem Rechner und dem Smartphone. Rufe dazu transfer.office.com auf. Scanne mit der Kamera des Smartphones den daraufhin auf dem Rechner Bildschirm angezeigten QR Code. Bestätige auf beiden Geräten die Kopplung. Anschließend kannst du Dateien zwischen beiden Geräten teilen und sowohl vom Smartphone aus senden als auch dort empfangen.

Der Funktionsumfang der Office-App

Beim Funktionsumfang bist du nicht auf die Funktionen der klassischen Office Programme beschränkt.

Mehr als nur die klassischen Programme: Office-Lens

Die App nutzt den Vorteil aus, dass jedes Smartphone über eine Kamera verfügt, um Funktionen anzubieten, die die Desktop Programme nicht haben.

Nützlich in Meetings ist es, dass die Funktionen der App Office Lens integriert wurden. So kannst du zum Beispiel auf einem Flipchart notierte Ergebnisse festhalten. Wenn du im Konferenzraum nur aus einem ungünstigen Winkel fotografieren kannst, wird der Hintergrund ausgeblendet und die Seite entzerrt, dass du ein gut lesbares Bild erhältst, das du zum Beispiel in ein Protokoll einfügen kannst.

Auch aus schrägem Winkel aufgenommene Notizen werden entzerrt und können weiterverarbeitet werden

Hast du gedruckten Text vorliegen, gehen die Funktionen sogar noch weiter:

  • Mit Bild in Text kannst du ein gedrucktes Dokument fotografieren. Der Text darin kann automatisch erkannt und in bearbeitbaren Text umgewandelt werden, den du dann in eine Präsentation oder ein Word Dokument einfügst.
  • Bild in Tabelle kann Tabellen erkennen und als bearbeitbare Tabellen in Excel, PowerPoint oder Word einfügen. Dadurch sparst du dir Zeit und musst nicht jeden Wert einzeln abtippen.

Office-Dateien, aber auch PDFs bearbeiten

Natürlich lassen sich in der Office-App Dateien aus Excel, Word und PowerPoint auch auf mobilen Geräten bearbeiten oder neu erstellen. Das Lesen von Dateien und das Vornehmen kleiner Änderungen funktioniert auch auf dem kleinen Bildschirm erstaunlich gut. Auch das Bearbeiten eines Textfelds in einer Präsentation und das Hinzufügen von Bildern, SmartArts oder Formen sind möglich. Mehr noch: Auch PDF-Dateien kann die App handhaben. So kannst du Bilder und Dokumente als PDFs abspeichern, um sie weiterzugeben. Das Hinzufügen deiner Signatur zu einer PDF ermöglicht es dir sogar, unterwegs Dokumente zu unterschreiben.

Das Smartphone ist immer dabei: So präsentierst du unterwegs

Mit dem Smartphone ist es dir auch möglich unterwegs zu präsentieren ©Farknot Architect - stock.adobe.com

Du bist eigentlich nur als Teilnehmer zu einer Besprechung angereist und hast daher darauf verzichtet, deinen Laptop mitzunehmen. Nun erfährst du, dass du kurzfristig präsentieren musst? Oder: Du musst bei einer Reise deine Gepäckmenge stark beschränken? Kein Problem, denn ein Smartphone hat inzwischen jeder in der Tasche. Überzeuge dich, wie leistungsfähig die Geräte mittlerweile sind.

Sei gerüstet: Die Vorbereitungen

Nur wenige Vorbereitungen sind erforderlich, um unterwegs bei Bedarf auch spontan mit Hilfe eines Smartphones präsentieren zu können. Erfahre hier am Beispiel eines iPhones, wie du vorgehst. Die Schritte gelten auch für Tablets wie beispielsweise das iPad.

  • Installiere die PowerPoint mobil oder die Office-App auf deinem Smartphone.
  • Lade Dateien, auf die du zugreifen willst, auf einen Cloud Speicherort hoch. Das kann OneDrive oder SharePoint Online sein.
  • Besorge dir einen Lightning zu HDMI Adapter. Wenn du ein Office 365 Abo nutzt, sind die PowerPoint und die Office App sowie der Cloud-Speicher für dich nicht mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Allerdings kannst du in vielen Konferenzräumen nicht davon ausgehen, dass du dich per WLAN oder Bluetooth mit dem Beamer oder Großbildmonitor verbinden kannst. Und auch ein Kabel mit Lightning-Anschluss, wie es das iPhone verwendet, wirst du in den wenigsten Fällen antreffen. Der HDMI-Anschluss dagegen ist gängig, sodass es sich empfiehlt, einen eigenen Adapter mitzubringen. Dieser lässt sich auch bei begrenztem Gepäck noch in die Jackentasche stecken.

Letzte Korrekturen auf dem Smartphone

Wenn du deine Präsentation auf dem Smartphone öffnest, siehst du zunächst die Bearbeitungsansicht. Hier kannst du bei Bedarf noch Korrekturen oder Ergänzungen vornehmen. Möchtest du den Text ergänzen, tippst du die entsprechende Stelle einfach doppelt an. Es öffnet sich die Bildschirmtastatur und ermöglicht dir die Text Eingabe. Geht es stattdessen darum, das Aussehen eines Textes oder einer Form zu verändern, findest du die entsprechenden Formatierungswerkzeuge , die in etwa der Minisymbolleiste des Desktop Programms entsprechen, am unteren Bildschirmrand.

Am unteren Bildschirmrand findest du Werkzeuge zum Formatieren

Benötigst du umfangreichere Werkzeuge, wähle zunächst das entsprechende Objekt aus und tippe dann auf das A-Symbol in der Menüleiste am oberen Bildschirmrand.

In der Menüleiste am oberen Bildschirmrand tippst du auf das A

Daraufhin erscheinen in der unteren Bildschirmhälfte umfangreiche Bearbeitungsoptionen.

Präsentationen und Notizen immer im Blick

Wenn du bereit bist zum Präsentieren, startest du die Referentenansicht. Tippe dazu auf das Dreieck-Symbol in der Menüleiste. Ähnlich wie du es vom Desktop Programm gewohnt bist, siehst du dann hier folgende Bereiche:

  1. Oben ein Vorschaubild der aktuellen Folie, damit du siehst welche Folie aktuell deinen Zuschauern vorliegt,
  2. in der Mitte die Foliennotizen, die dich bei deiner Präsentation unterstützen und
  3. unten eine Navigationsleiste und Folienübersicht für weitere Funktionen während der Präsentation.

Sogar ein Laserpointer ist eingebaut: Tippe in den Notizenbereich und belasse den Finger auf dem Bildschirm. Da das iPhone über einen Lagesensor verfügt, kannst du nun mit einer Bewegung deiner Hand den roten Punkt auf dem Beamer bzw. Bildschirm steuern.

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