Tipps & Tricks PowerPoint

Zwei Tipps, die dir Zeit und Nerven im Arbeitsalttag sparen

Claudia von Wilmsdorff
Fachautorin und Trainerin zu Computer- und Office-Themen

145 Bewertungen

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Microsoft 365 hat neben vielen bekannten Tools auch noch eine Reihe weniger bekannter, versteckter Funktionen, die sich in deinem Arbeitsalltag als echte Juwelen herausstellen können. Lies, wie du mit den folgenden zwei Tipps Zeit und Geld sparst und deine Produktivität erhöhst.

Tipp 1: Nutze virtuelle Desktops

Du arbeitest mit Wort und Excel und hast diese nebeneinander auf deinem Bildschirm angeordnet. Deine Fenster sind so positioniert, dass du optimal arbeiten kannst. Nun brauchst du eine zusätzliche Anwendung, wie zum Beispiel Outlook, um etwas im Kalender nachzuschauen. Wenn du Outlook jetzt öffnest, dann legt es sich über deine beiden Fenster von Word und Excel. So kommt es im Laufe eines Arbeitstages sehr häufig dazu, dass viele Fenster offen sind und du diese ständig minimieren oder verschieben musst. Genau hier setzt das Prinzip der virtuellen Desktops an. Word und Excel sind an deinem Bildschirm so angeordnet, wie du es brauchst. Bevor du jetzt den Outlook-Kalender startest, lege dir einen neuen virtuellen Desktop an. So behältst du die Bildschirmeinstellungen für deine aktuell geöffneten Fenster bei und kannst bequem zwischen den Programmen hin und her wechseln.

Du möchtest dir die einzelnen Schritte noch einmal visuell zeigen lassen? Kein Problem, klicke dafür einfach auf den Button und gelange zum passenden Video-Tutorial.

So erstellst du ganz einfach einen neuen, leeren Desktop

Hierzu hältst du die (Strg)-Taste und die (Windows)- Taste gedrückt und betätigt dann die Taste (D) wie "Desktop". Anschließend startest du Outlook und das Programm liegt sozusagen auf deinem virtuellen Beistelltisch, den Windows rechts neben deinem Schreibtisch in Windeseile für dich aufgebaut hat. Dein erster Desktop mit Word und Excel bleibt so, wie er war, für dich erhalten. Nun ist der Termin mit deinem Kunden in Outlook eingetragen, also deine Arbeit am zweiten Desktop abgeschlossen. Outlook wirst du vermutlich heute noch öfter brauchen, deshalb lässt du es auf deinem zweiten Desktop offen. Wie kommst du jetzt wieder zurück zu deinem ersten Desktop mit Word und Excel? Hier gibt es eine leichte Navigation. Bei gehaltener (Strg)- und (Windows)-Taste kannst du mit Pfeiltasten nach links oder rechts ganz einfach zwischen deinen virtuellen Desktops umschalten.

Tipp

Wenn du einen Überblick über deine virtuellen Desktops sehen willst, dann kannst du unten links am Bildschirm rechts neben dem Windows Menü die Schaltfläche Aktive Anwendungen an-klicken. Hier siehst du, welche Desktops du aktuell angelegt hast. Das X rechts oben an jedem Desk-top Symbol ist dazu da, diesen Desktop zu löschen. Beim Löschen von virtuellen Desktops gehen dir niemals Daten verloren. Deine offenen Anwendungen werden dann auf einem anderen Desktop angezeigt. Mit der (Escape)-Taste kannst du die Ansicht Aktive Anwendungen wieder verlassen und landest wieder auf einem deiner Desktops.

Tipp 2: Erstelle Outlook-Aufgaben direkt aus Word, Excel oder PowerPoint heraus

Du schreibst gerade einen Bericht oder arbeitest an einer großen Excel Liste. Und dabei fällt dir ein, dass du dafür noch fürs Meeting übermorgen den Raum vorbereiten musst. Wenn du nun erst zu Outlook wechselst, um die Aufgabe einzutragen, verlierst du viel Zeit und vielleicht bleibst du sogar noch im Postfach hängen. Dann dauert es noch länger. Lege eine Outlook-Aufgabe zukünftig ohne große Unterbrechung direkt aus Word oder Excel an. Das geht sogar dann, wenn Outlook noch gar nicht gestartet ist.

Du möchtest dir die einzelnen Schritte noch einmal visuell zeigen lassen? Kein Problem, klicke dafür einfach auf den Button und gelange zum passenden Video-Tutorial.

So geht's:

Du bist beispielsweise in Word und hast einen Bericht vor dir. Damit du in Zukunft eine Aufgabe direkt aus den anderen Office-Programmen erstellen kannst, musst du erst einen versteckten Befehl aktivieren.

  1. Klicke dazu oben in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf den kleinen Pfeil an deren Ende und öffne über den Befehl Weitere Befehle … das Dialogfeld zur Bearbeitung der Befehle in deiner Schnellzugriffsleiste.
  2. Entscheide dich auf der linken Seite statt für Häufig verwendete Befehle, was eine Beschränkung bedeutet, für den Befehl Alle Befehle.
  3. Nun klickst du einfach auf den obersten Befehl Trennzeichen und drückst auf der Tastatur die Tasten (M) und (I) für Microsoft. So werden dir sofort die Befehle angezeigt, die mit diesen Buchstaben beginnen.
  4. Blättere ein Stückchen nach unten. Dort findest du den Befehl Microsoft Outlook Aufgabe erstellen. Wähle diesen aus und füge ihn über die Schaltfläche Hinzufügen in deine Schnellzugriffsleiste ein.
In diesem Dialogfeld änderst du über die Schaltfläche Hinzufügen und Entfernen die Befehle in deiner Schnellzugriffsleiste sowie über die beiden Pfeil-Schaltflächen ganz rechts die Reihenfolge

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