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Tipps & Tricks für PowerPoint – So wird die Präsentation zum Erfolg

Das Programm PowerPoint hat viele Vorteile. Mit ein wenig Erfahrung und dem nötigen Know-How können damit hochwertige Präsentationen erstellt werden, die auch vor dem Vorstand oder dem strengen Kunden Aufsehen erregen. Doch nicht jede Bildschirmpräsentation ist perfekt. Die Folien sind mit Text und Bild überladen, sodass die Zuschauer aufgrund der Fülle an Informationen den Überblick verlieren. Layouts überraschen mit grellen Farben oder unleserlichen Schriftarten. Passen alle Animationen wirklich zur Unternehmenspräsentation vor dem potentiellen Großkunden? Doch worauf sollte der Anwender bei der Auswahl des Designs, der Farben oder der Schriftart achten? Welche Möglichkeiten hat der User, um eine individuelle Bildschirmpräsentation zusammenzustellen? Hier finden Sie alle wichtigen Tipps und Tricks für die Erstellung einer professionellen und erfolgreichen PowerPoint-Präsentation.

PowerPoint-Präsentationen individuell gestalten

Das Präsentationsprogramm PowerPoint bietet unzählige Designs, welche unter der Registerkarte Entwurf zu finden sind.

Sie können ausgewählt und sofort für die Erstellung der Bildschirmpräsentation verwendet werden. Farben, Schriftarten und Designeffekte sind bereits gewählt und müssen nicht selbstständig eingestellt werden.

Für individuelle Präsentationen, die etwa der Corporate Identity eines Unternehmens entsprechen sollen, lohnt es sich, Zeit und Arbeit in die Erstellung eines eigenen Designs zu investieren.

Designs in PowerPoint

Unter einem Design versteht man im Programm PowerPoint eine definierte Kombination von Farben, Schriftarten und Effekten. Dadurch erlangt die Präsentation ein einheitliches Erscheinungsbild und wirkt professionell. Sobald eine neue Folie geöffnet wird, sind alle Farben und Schriftarten automatisch vorgegeben. Der User muss sie lediglich mit Inhalt füllen. Auch wenn Grafiken oder Abbildungen eingefügt werden, haben diese eine gemeinsame Formatierung.

Um ein Design zu wählen, die Registerkarte Entwurf aufrufen. Unter der Kategorie Designs finden sich sämtliche von Office bereitgestellten Designs.

In der Gruppe Varianten sind weitere Abwandlungen eines Designs enthalten. Sie unterscheiden sich in der Farbkombination und/oder den ausgewählten Schriftarten.

Farben, Schriftarten, Effekte für Bilder und Hintergrundformate eines Designs können individuell angepasst werden. Dafür in der Gruppe Varianten auf den nach unten weisenden Pfeil klicken.

Vorlagen in PowerPoint

Eine Vorlage umfasst ein bestimmtes Design, welches vom Anwender ausgewählt wurde, sowie weitere Einstellungen, die das Layout betreffen. Textfelder sind stimmig angeordnet, im Hintergrund sind passende Farben oder Farbverläufe voreingestellt. Das Präsentationsprogramm PowerPoint liefert auch dafür Muster, die selbstständig bearbeitet werden können. Dazu gehören unter anderem vorgefertigte Templates für die Veröffentlichung von Geschäftsplänen, Broschüren oder Tagesordnungen.

Vorlagen werden in PowerPoint am besten vor dem Erstellen des Dokuments ausgewählt. Mithife der folgenden Schritte können auch neue Designs geladen werden.

  1. Dafür die Registerkarte Datei öffnen.
  1. In der Registerkarte Datei den Menüpunkt Neu wählen. (1)
  2. Im Suchfeld nach Onlinevorlagen oder -designs zu suchen oder ein passendes Beispiel wählen. (2)
  3. Nachdem das gewünschte Design oder die passende Vorlage ausgewählt wurde, wird sie automatisch heruntergeladen. Sie ist sofort zur Verwendung bereit.
Tipp

Vor der Auswahl eines Designs oder einer Vorlage in PowerPoint sollte hinterfragt werden, ob das Template tatsächlich zum Inhalt und der Botschaft der Bildschirmpräsentation passt.

Individuelle Foliengröße in Powerpoint

Nicht nur das Design, sondern auch die Größe der Folien der Bildschirmpräsentation in PowerPoint kann angepasst werden. Diese Einstellung ist beispielsweise bei bestimmten Bildschirmformaten vorteilhaft, oder wenn ein anderes Produkt wie ein Flyer erstellt werden soll.

  1. Um die Foliengröße anzupassen öffnest du die Registerkarte Entwurf.
  1. Auf die Schaltfläche Foliengröße klicken. Dort kann entweder das Standard-Format 4:3 oder Breitbild (16:9) gewählt werden. Für die individuelle Formatierung der Größe Benutzerdefinierte Foliengröße wählen.
  1. Dort kann die Größe der Folien sowie das Format der Handzettel eigestellt werden.

Roten Faden beibehalten

Wenn die Wahl auf ein Design gefallen ist oder die Corporate Identity eines Unternehmens bereits ein Design inklusive Farbkombination und Schriftarten vorgibt, sollte dieses für die gesamte Präsentation beibehalten werden.

Eine einheitliche formale Gestaltung trägt zum professionellen Image bei. Dazu gehört nicht nur die Nutzung eines Templates für alle Folien sondern auch ein einheitliches Layout, das auf den jeweiligen Inhalt abgestimmt ist. Je nach dem, ob eine Folie den Beginn eines neuen Abschnitts markiert, zwei Sachverhalte miteinander verglichen werden oder eine Person vorgestellt wird, sollte der Aufbau adäquat gestaltet sein.

Auch das Layout einer oder mehrerer Folien kann in PowerPoint individuell gestaltet werden. Dafür wird der Folienmaster angewendet.

Zum Öffnen des Folienmasters die Registerkarte Ansicht wählen und auf die Schaltfläche Folienmaster klicken.

Über den Folienmaster gestaltest du das Layout der einzelnen oder mehrerer Folien deiner Vorlage

Im Folienmaster kann sowohl die Gestaltung aller Folien, als auch einzelne Folien-Layouts bearbeitet werden. Alle Optionen, die in dieser Ansicht getätigt werden, gelten nach dem Speichern für die gesamte Bildschirmpräsentation.

Der Anwender kann im Folienmaster unter anderem folgende Elemente einfügen:

  • Aktuelles Datum
  • Fortlaufende Foliennummern
  • Titel der Präsentation, z.B. in der Fußzeile
  • Logo
  • Platzhalter für Abbildungen, Diagramme oder Grafiken - diese stehen dann stets an der gleichen Stelle
Die Menüansicht des Foienmasters
Wichtig

Um die Einstellungen für die Bildschirmpräsentation zu übernehmen und zu speichern, auf die Schaltfläche Masteransicht schließen klicken.

Cleanes, aber kreatives Design

Farben, Schriftarten und Effekte sollten stets entsprechend des Themas der Präsentation gewählt werden. Auch für den Hintergrund gilt: Minimalistisch halten. Vor allem PowerPoint-Präsentationen für berufliche Zwecke, in denen beispielsweise der Expertenstatus eines Unternehmens vermittelt werden soll, benötigen keine zusätzlichen Formen oder Elemente im Hintergrund. Diese lenken die Zuschauer eher vom Wesentlichen ab. Ebenso ein No-Go: Das Vermischen verschiedener Stilrichtungen, beispielsweise gezeichnete und abstrakte Icons, oder die Kombination von schwarz-weißen und bunten Symbolen.

Grafik: No Gos: Stilrichtungen vermischen

Nicht nur Piktogramme müssen einen einheitlichen Stil aufweisen. Auch auf die Nutzung von mehr als zwei Schriftarten sollte verzichtet werden, da die Präsentation ansonsten sehr unaufgeräumt wirkt.

Tipps für die Wahl der richtigen Schriftart:

  • Maximal zwei verschiedene, am besten verwandte Schriftarten wählen.
  • Beispiel: Serifenlose Schriften für Aufzählungen und Stichworte, Überschriften mit einer Schriftart mit Serifen

Das Farbschema einer Präsentation kann entweder aus dem Design übernommen oder selbst zusammengestellt werden. Jedenfalls müssen stimmige Farbkombinationen mit ausreichend Kontrast zwischen Hintergrund und Schrift gewählt werden. Die Maximalzahl verschiedener Farben ist fünf.

Durch den Einsatz des Textmarkers kannst du Schriften farblich hinterlegen und so die Aufmerksamkeit deiner Leser lenken. Achte aber auch hier auf passende Farbkombinationen.

Der inhaltliche rote Faden

Schon vor dem Zusammenstellen der PowerPoint-Präsentation sollte dein Inhalt feststehen. Dies hilft nicht nur bei der formalen Gestaltung, sondern auch bei der inhaltlichen Gliederung und Strukturierung. Ein inhaltlicher roter Faden sichert die Aufmerksamkeit des Publikums und hilft den Zuhörern, dem Redner sowie dem Inhalt ohne große Anstrengung zu folgen.

Nicht nur für sich selbst, sondern auch für die Zuschauer lohnt sich die Zusammenstellung einer Folie mit einer logischen Gliederung. Daran lässt sich auch überprüfen, ob die Präsentation einem optimalen (dramaturgischen) Aufbau folgt.

Folgende Fragen solltest du dir bei der Erstellung der Gliederung stellen:

  • Welche Botschaft(en) möchte ich vermitteln? Was ist die Aussage meiner Präsentation?
  • An welche Zielgruppe werden die Botschaften vermittelt?
  • Was soll die Präsentation erreichen?
  • Hat die Präsentation einen Spannungsbogen: Einleitung-Hauptteil-Schluss/Zusammenfassung?
  • Haben meine Argumente einen schlüssigen Aufbau: Behauptung-Begrünung-Beispiel?
So sollte der ideal Spannungsbogen einer Präsentation verlaufen

Tipps für PowerPoint-Präsentationen: Weniger ist mehr

Eine PowerPoint-Präsentation ist kein Skriptum. Sie wird dafür verwendet, einen Vortrag zu ergänzen und um passende Visualisierungen, Video- oder Audiodateien einzufügen. Dennoch sollten diese mit Bedacht ausgewählt werden. Wenn zwischen Videos, Podcasts und Animationen hin und her gewechselt wird, geht der Fokus einer Bildschirmpräsentation schnell verloren. Dies gilt auch für den Einsatz von Animationseffekten nach dem Umblättern zu einer neuen Folie.

Es fällt den Zuhörern schwer, dem Inhalt zu folgen, wenn sie sich in kurzer Zeit auf viele verschiedene Informationsquellen einstellen müssen. Gleichzeitig tritt die eigentliche Hauptperson, der Redner, schnell in den Hintergrund.

„Weniger ist mehr" gilt für die Verknüpfung von zusätzlichen Inhalten genauso wie für stilistische Details, die das Design betreffen. Im Zweifelsfall sollten eher weniger verschiedene Schriftarten, Farben oder Animationen eingesetzt werden. Auch die schriftlichen Informationen sollten kurz und am besten stichwortartig gehalten sein.

Erfolgreiche PowerPoint-Präsentation: Reduktion auf das Wesentliche

Eine Folie muss niemals den gesamten Text des Redners abbilden. Es reicht, wenn darauf alle wichtigen Statements oder Botschaften zu einem Abschnitt versammelt sind.

Das Publikum sollte einen Überblick darüber erhalten, was der Vortragende vermitteln möchte. Eine Grundregel besagt, dass auf einer PowerPoint-Folie maximal sechs Zeilen Text stehen sollten. Eine Zeile sollte dabei maximal sechs Wörter umfassen. Je weniger desto besser: Lieber zwei Folien mit wenig Text, als eine mit Stichworten überladene.

Sobald der Zuschauer sich mit dem Lesen eines längeren Textes beschäftigen muss, schweift seine Aufmerksamkeit ab. Darum reichen stichwortartige Punkte, welche die wichtigsten Aussagen in wenigen Worten klar und deutlich vermitteln, bei weitem aus.

No-Go

Keinesfalls sollte der Vortragende die Punkte auf der Bildschirmpräsentation vorlesen und danach erläutern. Sie dienen nicht als „Handzettel" für den Redner, sondern als Leitfaden für das Publikum.

Präsentationen mit PowerPoint: Wie steigt man am besten ein?

Aller Anfang ist schwer. Doch genau der Einstieg ist es, der über die Aufmerksamkeit des Publikums entscheidet. Darum sollte besonders viel Vorbereitung in die ersten Minuten einer Präsentation investiert werden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine PowerPoint-Präsentation zu starten, um die Zuhörer zu begeistern. Die erste Folie könnte beispielsweise nicht den Titel der Präsentation zeigen, sondern eine zum Thema passende Fragestellung, die zum Nachdenken oder zur Diskussion untereinander anregt. Auch eine aktuelle Zeitungsnachricht sorgt für die Aktivierung des Publikums. Möglicherweise gibt es ein Video oder Bild, welche das vorzustellende Produkt in Aktion zeigt oder einen Imagefilm des Unternehmens? Vielleicht lassen sich hochwertige Fotoaufnahmen zum Einstieg nutzen.

Für den Start einer PowerPoint-Präsentation, die Aufmerksamkeit erregen soll, eignet sich auch ein kreatives Überraschungsmoment, mit dem niemand gerechnet hätte. Dennoch ist es wichtig, die Konzentration des Publikums nach dem aktivierenden Einstieg wieder zum vorbereiteten Inhalt des Redners zurückzuholen.

Es gibt viele Möglichkeiten in einer Präsentation zu starten

Ist der Einstieg erstmal geschafft und das Publikum gefesselt, hast du die größte Hürde schon überwunden. Dennoch solltest du deine Präsentation fokussiert und interaktiv fortführen, um deine Zuhörer bei Laune zu halten.

Grafiken & Diagramme einbinden

Grafiken oder Diagramme sind perfekt dafür geeignet, große Mengen an Zahlen zu visualisieren oder Statistiken und Abläufe darzustellen. In einer PowerPoint-Präsentation stellen Sie eine Abwechslung zu Folien dar, die nur mit Text gefüllt sind. Wo eine Abbildung ist, da ist kein ergänzender Text mehr notwendig - abgesehen von der Legende oder eine einleitenden Überschrift. Wenn der Vortragende das Diagramm erläutert, dann ist ihm die Aufmerksamkeit des Publikums garantiert.

Wichtig

Grafiken oder Diagramme sollten auf die entscheidenden Werte reduziert und nur so abgebildet werden, dass sie beim Vorführen der Bildschirmpräsentation für das Publikum leicht lesbar sind.

Das Präsentationsprogramm PowerPoint bietet zahlreiche Darstellungsmöglichkeiten für Diagramme, die weit über das klassische Balken- oder Tortendiagramm hinausgehen. Es lohnt sich, den gesamten Fundus an Typen durchzugehen, um das passende zu finden. Wie immer gilt dennoch: Weniger ist mehr!

Diagramme in PowerPoint einfügen

Das Einfügen von Diagrammen in PowerPoint funktioniert gemeinsam mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel:

  1. Registerkarte Einfügen öffnen und die Schaltfläche Diagramm wählen.
  1. Im Dialogfeld Diagramm einfügen sind sämtliche Typen verzeichnet.
  1. Nach der Auswahl des passenden Diagramms öffnet sich ein Tabellen-Fenster (Diagramm in Microsoft PowerPoint), in das die Daten aus dem Programm Excel kopiert werden können. Daraus wird die fertige Darstellung errechnet.
  1. Das Format und Design der Darstellung kann in der Registerkarte Diagrammentwurf noch weiter bearbeitet werden. Um diese Registerkarte sichtbar zu machen, muss die zu bearbeitende Abbildung durch einen Mausklick markiert werden.
  2. Unter demselben Menüpunkt können auch die eingegebenen Daten bearbeitet werden. (Schaltfläche Daten bearbeiten)

Diagramme in PowerPoint animieren

Um die Daten eines Diagramms noch eindrucksvoller zu visualisieren, haben PowerPoint-Anwender die Möglichkeit, es zu animieren. Nach dem Einfügen des Diagramms wird folgendermaßen vorgegangen:

  1. Registerkarte Animationen aufrufen, auf das zu animierende Diagramm klicken und die Schaltfläche Animation hinzufügen wählen. Dort den gewünschten Animationseffekt aussuchen.
  1. Um einzelne Balken des Diagramms zu animieren, durch einen Klick auf Animationsbereich (neben der Schaltfläche Animation hinzufügen) die entsprechende Seitenleiste öffnen.
  1. In der Leiste Animationsbereich sind alle bisher eingestellten Animationen verzeichnet. Auf den nach unten weisenden Pfeil neben dem Animationseffekt des Diagramms klicken und den Punkt Effektoptionen auswählen.
  1. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem sämtliche Animationsoptionen enthalten sind. Zum Animieren einzelnder Balken des Diagramms den Bereich Diagrammanimation Dort kann eingestellt werden, in welcher Reihenfolge die Balken des Diagramms erscheinen sollen.
  1. Unter Anzeigedauer wird die Verzögerungszeit zwischen dem Erscheinen der einzelnen Balken des Diagramms festgelegt.

Multimedia-Elemente einbinden

Einspielungen von Video- oder Audio-Dateien können den Inhalt einer PowerPoint-Präsentation ergänzen und näher erläutern. Besonders bei der Vorstellung komplexer Vorgänge hat sich die zusätzliche Visualisierung durch ein kurzes (max. 3 Minuten) Video bewährt. Hochwertige Videos und Audios wie Podcasts lockern einen Vortrag auf und bieten Abwechslung für das Publikum. Dennoch sollte die Anzahl an Multimedia-Elementen im richtigen Verhältnis zur Länge und des Umfangs der Bildschirmpräsentation stehen - sie sollten nicht überwiegen, da der Fokus auf den Vortragenden sonst verloren geht.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Multimedia-Elemente in einer PowerPoint-Präsentation einzubinden:

Wenn möglich, empfiehlt sich immer die Einbettung der Video- bzw. Audiodatei direkt in die Präsentation. Es wirkt nicht nur professioneller, wenn während der Bildschirmpräsentation nicht zwischen verschiedenen Fenstern umgeschaltet werden muss. Außerdem ist das Dokument jederzeit verfügbar. Außer dem .pptx-Dokument mit der PowerPoint-Präsentation muss an keine anderen Files gedacht werden.

  • Das Einbetten einer Video- oder Audiodatei erfolgt in der Registerkarte Einfügen. Unter der Kategorie Medien finden sich die Schaltflächen Video und Audio.
  • Videos können entweder von der eigenen Festplatte (Auswahl Video auf meinem Computer...) oder einer Online-Quelle stammen.
  • Audiodateien können direkt im Programm PowerPoint aufgenommen werden (Auswahl Audio aufzeichnen...). Dafür sind allerdings ein aktiviertes Mikrofon sowie ein Lautsprecher notwendig. Für bereits gespeicherte Dateien Audio auf meinem Computer... wählen.

Visualisierungen in PowerPoint: Kreative Formen verwenden

Nicht immer sind stichwortartige Aufzählungen die richtige Wahl für die Erläuterung von Vorgängen oder Zusammenhängen. Der kreativen Nutzung der in PowerPoint verfügbaren Formen und Elementen sind kaum Grenzen gesetzt. Statt Aufzählungen bietet sich beispielsweise die Visualisierung mithilfe von Mindmaps oder Entscheidungsbäumen an. Die vielfältige Auswahl an Piktogrammen in PowerPoint lässt sich ebenso dafür verwenden.

Das Motto „Weniger ist mehr" gilt auch für die Nutzung von kreativen Formen. Zu viele verschiedene Elemente lassen eine berufliche PowerPoint-Präsentation kindlich aussehen. Die Professionalität geht verloren. Ebenso ist auf eine einheitliche Farbgebung zu achten.

Die Schaltflächen für das Einfügen von Formen oder Piktogrammen finden sich unter der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen.

Tipp

In der Gruppe Illustrationen findet sich auch die Schaltfläche SmartArt. Darunter versteht man eine vielfältige Auswahl an Templates und Vorlagen für die Visualisierung von Prozessen, Zyklen oder Hierarchien.

PowerPoint-Trick: Einheitliche Ausrichtung aller Objekte

Um ein einheitliches, professionelles Erscheinungsbild zu erhalten, sollten sämtliche eingebettete Elemente wie Bilder, Grafiken, Diagramme oder Videos auf der jeweiligen Folie gleichmäßig ausgerichtet werden. Das geht schnell und einfach mit der Ausrichten-Funktion:

  1. Alle Objekte auswählen, die ausgerichtet werden sollen. Dafür die Umschalttaste gedrückt halten und die Elemente mit der linken Maustaste anklicken.
  2. In der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Anordnen klicken und den Punkt Ausrichten wählen. Dort die gewünschte Ausrichtung wählen.

Von Vorteil ist auch die Option Gruppieren, die ebenso unter Anordnen zu finden ist. Nach dem Markieren und Gruppieren mehrerer Elemente können diese als Ganzes verschoben werden, ohne dass sich die Ausrichtung einzelner Objekte verändert.

Tipp: Hilfreiche Tastenkombinationen für die Bildschirmpräsentation

TastenkombinationBeschreibung
Erstellen einer neuen PräsentationStrg+N
Neue Folie hinzufügenStrg+M
Letzte Aktion rückgängig machenStrg+Z
Präsentation SpeichernStrg+S
Mehrere Elemente auswählenStrg+Klick
Alle Elemente einer Folie auswählenStrg+A
Element proportional skalierenUMSCH+Ziehen an einer Ecke
Format übertragenStrg+UMSCH+C / Strg+UMSCH+V
Elemente GruppierenStrg+UMSCH+G
Gruppierung aufhebenStrg+UMSCH+H
Bildschirmpräsentation (BP) startenF5
Bestimmte Folie aufrufen (BP)Nummer der Folie+ENTER
Bildschirm schwarz ein-/ausblenden (BP)B
Bildschirm weiß ein-/ausblenden (BP)W
Bildschirmpräsentation beendenESC

Neben den oben genannten Beispielen gibt es in PowerPoint noch zahlreiche weitere Shortcuts, die das Leben mit dem Programm erleichtern können.

Dir reichen die oben genannten Shortcuts noch nicht?

Fazit: Tipps & Tricks für PowerPoint-Präsentationen

Eine professionelle PowerPoint-Präsentation ist individuell und dennoch einheitlich gestaltet:

  • Designs und Vorlagen nach den eigenen Bedürfnissen anpassen.
  • Wenn notwendig Foliengröße anpassen.
  • Stimmige Farbkombinationen wählen (max. fünf verschiedene Farben) und diese für alle Elemente in der gesamten Präsentation verwenden.
  • Auf Kontrast zwischen Hintergrund und Schriftfarbe achten.
  • Einheitliche Schriftarten verwenden (max. zwei, am besten aus der gleichen Familie.
  • Die Schriftgröße sollte je nach Ort der Vorführung mindestens 28/30-40 Punkt betragen.
  • Mithilfe des PowerPoint-Folienmasters lassen sich einheitliche Folien-Layouts gestalten.

Der PowerPoint-Grundsatz: Weniger ist mehr

  • Zu viele Informationen auf einer Folie können vom Publikum nicht erfasst werden und lenken ab.
  • Tendenziell sollten alle Visualisierungen sehr vereinfacht dargestellt werden. Der Vortragende ist für die Erläuterungen zuständig.
  • Für Visualisierungen von Prozessen, Zusammenhängen oder Hierarchien SmartArt-Vorlagen nutzen.
  • Maximal sechs Zeilen Text pro Folie - Im Zweifelsfall eine neue Folie beginnen.
  • Nicht immer ist eine stichwortartige Aufzählung die richtige Wahl.
  • Der Text auf den Folien bildet lediglich die wichtigsten Botschaften zu einem Abschnitt ab.
  • Nur eine Grafik/ein Diagramm/ein Video/ein Audio-File/ein Bild... pro Folie einbetten.
  • Icons und Abbildungen gezielt einsetzen und nicht wahllos verteilen.
  • Animationen gezielt einsetzen, um beispielsweise den Inhalt von Diagrammen hervorzuheben.
  • Auf die übertriebene Animation von Folienübergängen verzichten.

Tipps für das Einbinden von Multimedia-Elementen und Formen:

  • Ausschließlich hochwertige Fotos und Videos verwenden.
  • Multimedia-Elemente wenn möglich immer einbetten und nicht verlinken.
  • Bei Material aus dem Internet auf das Urheberrecht/die Quellenangabe achten.
  • Abbildungen, Grafiken, Diagramme und Videos in ausreichender Größe abbilden - gegebenenfalls vor Ort testen.
  • Ergänzendes Material mit Hyperlinks verlinken und nur bei Bedarf oder Nachfrage aus dem Publikum darauf eingehen.

Zur Vorbereitung auf die Präsentation:

  • Wie groß ist der Raum, in dem die Präsentation stattfindet? Dementsprechend sollte die Schriftgröße und die Größe der Multimedia-Elemente abgestimmt und bedacht werden.
  • Welche technischen Mittel sind vorhanden? Computer, Mikrofon, Lautsprecher, Beamer, Laserpointer, Fernbedienung etc.?
  • Muss ein eigener Laptop mitgebracht werden?
  • Welche PowerPoint-Version läuft auf dem Computer vor Ort?
  • Welche Anschlüsse hat der Computer vor Ort?
  • Kann die am Arbeitsplatz erstellte PowerPoint-Präsentation auf dem Computer vor Ort gestartet und abgespielt werden?
  • Zur Sicherheit die Folien im pdf- oder jpeg-Format speichern.
  • Die Präsentation nicht nur auf einem USB-Stick sondern auch in einer Online-Cloud speichern.
  • Die Präsentation im Voraus in Echtzeit durchsprechen.

Während der Präsentation:

  • Die Referentenansicht bietet dem Vortragenden auf seinem Bildschirm eine Übersicht über die folgenden Folien, Notizen und die vergangene Zeit. Sie wird in der Registerkarte Bildschirmpräsentation mit einem Häkchen neben Referentenansicht, welches in der Gruppe Bildschirme zu finden ist.