Tutorial PowerPoint
Mit SmartArts sparst du nicht nur Zeit, sondern überzeugst auch visuell
- Inhaltsverzeichnis
- SmartArts ganz einfach einfügen
- Alternative: Text blitzschnell in eine SmartArt konvertieren
- So passt du die Optik der SmartArt an
- Drei vielseitig einsetzbare SmartArts
- Mehr aus SmartArts herausholen: Optimale Schaubilde für sechs Inhalte
- SmartArts konvertieren
- SmartArt animieren: Tipps und Tricks
- Experten-Tipp: Unterschiedliche Bilder schnell formatieren mit SmartArts
Mit SmartArts kannst du mühelos professionelle Grafiken erstellen. SmartArts sind von Microsoft vorgefertigte Layouts für Schaubilder. Sie werden schon seit der PowerPoint-Version 2007 mitgeliefert. Und mit jeder neuen Version sind weitere Layouts hinzugekommen. So stehen dir in Office 365 mehr als 150 verschiedene Layouts zur Verfügung.
Das sind die Vorteile von SmartArt-Grafiken:
- können individuell formatiert und erweitert werden,
- sind vielseitig anwendbar und
- hinterlassen einen professionellen Eindruck.
SmartArts ganz einfach einfügen
- Lege zunächst eine neue Folie an, in die du die Grafik einfügen möchtest. Am besten wählst du hier das Layout Titel und Inhalt.
- Klicke in der Folienmitte auf das Symbol zum Einfügen einer SmartArt-Grafik.
Hinweis
Alternativ kannst du auch eine leeren Folie einfügen und über die Registerkarte Einfügen → SmartArt die gewünschte Grafik auswählen.
- In beiden Fällen öffnet sich der SmartArt-Katalog, aus dem du dir ein passendes SmartArt-Layout auswählen kannst. Scrolle entweder durch die Kategorie Alle oder wähle gezielt aus den Kategorien Liste, Prozess, Zyklus, Hierarchie, Beziehung, Matrix oder Pyramide aus. In der Kategorie Grafik sind diejenigen Layouts zusammengefasst, die Bild-Platzhalter enthalten.
- Gib im Textbereich links neben der Grafik den Text ein, der in deiner SmartArt stehen soll. Betätige je nach Anzahl der gewünschten Elemente die Enter-Taste, um weitere Elemente in der Grafik zu erzeugen.
Alternative: Text blitzschnell in eine SmartArt konvertieren
Eine Präsentation, die nur aus Textfolien besteht, wirkt schnell ermüdend. Wandle deinen Text oder Aufzählungen doch einmal in SmartArts um. Dazu musst du den Text nicht neu eintippen und auch nicht kopieren.
- Markiere den umzuwandelnden Text und wechsle zum Register Start → klicke auf In SmartArt konvertieren.
- PowerPoint schlägt dir nun die 20 am häufigsten verwendeten SmartArts vor. Eine noch größere Auswahl findest du unten unter Weitere SmartArt-Grafiken. Wähle dort eine passende aus und bestätige deine Auswahl mit OK.
Mit dieser kaum bekannten Funktion ist eine grafisch ansprechende Folie in nur wenigen Mausklicks erstellt.
Tipp
Wenn dir die zweite Variante über in SmartArt kovertieren besser gefällt, solltest du auf jeden Fall den Text vorher gliedern. Mit den Tastenkürzeln Tab-Taste sowie Umschalt-Taste + Tab-Taste änderst du im Handumdrehen den Texteinzug. Alternativ dazu kannst du auch auf der Registerkarte Start in der Befehlsgruppe Absatz die beiden Schaltflächen für Listenebene verringern bzw. Listenebene erhöhen verwenden.
So passt du die Optik der SmartArt an
Die meisten der vorgefertigten Varianten sind optisch ansprechend und klar gegliedert. Sie eignen sich damit ideal für Folien, die mal nicht textlastig sind. Aber SmartArts können noch mehr: Mit wenigen Klicks kannst du deine SmartArt-Grafiken individuell aufpeppen und zum Eyecatcher in deiner Präsentation machen.
Schriftgröße anpassen
Klicke dazu auf den Rand der SmartArt und ändere die Größe auf der Registerkarte Start in der Befehlsgruppe Schriftart.
Farbe ändern
Um die Farben in der SmartArt-Grafik anzupassen, stehen dir mehrere Optionen zur Verfügung:
Option 1: Über die Registerkarte SmartArt-Tools/Entwurf findest du SmartArt-Formatvorlagen, mit denen du die Formatierung an den „Look“ deiner Präsentation anpassen kannst. Links daneben kannst du die Farben ändern.
Option 2: Markiere die Formen in der SmartArt und weise ihnen über SmartArt-Tools/Format → Fülleffekt die gewünschte Farbe zu.
Tipp
Soll ein Objekt nicht sichtbar sein, lege als Fülleffekt → Keine Füllung und als Formkontur → Kein Rahmen fest.
Formen ändern
Auch die Formen der PowerPoint SmartArts lassen sich ganz einfach ändern und durch andere Formen ersetzen. Zum einen findest du unter der Registerkarte SmartArt-Design/Layouts ähnliche SmartArts-Layouts aus der gleichen Kategorie. Mit einem Klick auf ein anderes Layoutt, verleihst du deiner SmartArt-Grafik eine neue Optik.
Zum anderen kannst du einzelne Formen deiner SmartArt-Grafik ändern, indem du die entsprechende Form markierst und die gewünschte neue Form im Katalog über SmartArt-Tools/Format → Form ändern auswählst.
Formen ausrichten
Einzelne Objekte innerhalb einer SmartArt können jederzeit verschoben oder gedreht werden. Wenn du auf eine einzelne Form klickst, erscheint rechts daneben ein gedrehter Pfeil. Mit diesem kannst du die Ausrichtung der Form ändern.
Formen ergänzen oder löschen
Mit einem Rechtsklick auf eine bestehende Form kannst du unter Form hinzufügen eine weitere Form an die Stelle deiner Wahl hinzufügen. Genauso kannst du mit einem Klick auf eine einzelnen Formen und der Entf-Taste die entsprechende Form löschen.
Drei vielseitig einsetzbare SmartArts
Bestimmte SmartArts sind in vielen Situationen einsetzbar. Sie lassen sich schnell anpassen und sind multifunktionell. Im Folgenden wollen wir drei passende Beispiele vorstellen.
1. Lösungswege als Pfeil
Möchtest du einen Lösungsweg als linearen Ablauf darstellen, eignet sich eine Pfeilgrafik. Die SmartArt-Grafik heißt Einfache Zeitachse und ist unter Prozess zu finden.
Natürlich kannst du auch wieder Farben und Beschriftung der SmartArts anpassen. Die Pfeile können dabei individuell angepasst werden.
2. Lösungswege als Stufendiagramm
Einen Prozess mit aufsteigenden Schritten stellst du am einfachsten mit einem Stufendiagramm dar.
3. Lösungswege als Formel
Kombinierte Lösungen werden klar und leicht verständlich über eine Formel visualisiert.
Mehr aus SmartArts herausholen: Optimale Schaubilde für sechs Inhalte
Vielleicht hat dir das Verwenden von SmartArt-Grafiken schon häufiger eine Menge Zeit beim Gestalten eingespart. Die meisten der vorgefertigten Varianten sind optisch ansprechend und klar gegliedert. Sie eignen sich damit ideal für Folien, die mal nicht textlastig sind. Aber SmartArts können noch mehr: Wenn du sie mit den Werkzeugen für das Formen zusammenführen bearbeitest, entstehen hochwertige Darstellungen, die du ganz an deine Bedürfnisse anpassen kannst.
Du möchtest weg von einfachen Aufzählungen und hin zu anschaulichen und ansprechenden Grafiken? Dann kannst du zur Abwechslung einmal die oben gezeigte und leicht abgewandelte SmartArt-Grafik nutzen. Wir zeigen dir, wie du in vier Schritten zu diesem Ergebnis gelangst. Diese Grafik eignet sich beispielsweise, um
- Schritte eines Prozesses, eine Agenda oder Abläufe optisch aufzuwerten,
- Teile eines Ganzen darzustellen oder
- einzelne Kategorien zu erläutern.
Tipp
Betrachte die Galerie der SmartArt-Grafiken beim nächsten Mal mit einem neuen Blick. Viele der Grafiken lassen sich mit wenig Aufwand erweitern.
Schritt 1: So verwandelst du eine SmartArt-Grafik in leicht anpassbare Formen
- Füge eine Folie mit dem Layout Titel und Inhalt in deine Präsentation ein.
- Klicke im Inhaltsplatzhalter auf das Minisymbol für SmartArt-Grafik einfügen.
- Wähle im folgenden Dialogfeld in der Rubrik Alle die Option Alternierende Sechsecke aus und schließe mit einem Klick auf OK ab.
- Betätige nun zweimal die Tastenkombination Strg + Umschalt + H, um die SmartArt in einzelne Formen aufzulösen
- Lösche die leeren Textfelder.
- Ziehe bei gedrückter Strg + Umschalt-Taste eine Kopie des mittleren Sechsecks nach links und nutze die intelligenten Führungslinien, um es korrekt auszurichten.
- Vergrößere das Sechseck in der Mitte bei gedrückten Tasten Strg und Umschalt. Durch das Drücken der Umschalt-Taste bleibt das Seitenverhältnis bestehen und dank der Taste Strg wird die Form vom Mittelpunkt aus vergrößert.
Schritt 2: Die Formen geschickt neu kombinieren
Da die Formen nun einzeln vorliegen, kannst du diese beliebig bearbeiten und kombinieren. Je nach PowerPoint-Version unterscheidet sich aber die
Vorgehensweise.
Besonders leicht gelingt es mit den neuesten PowerPoint-Versionen ab PowerPoint 2013
- Markiere alle sieben Sechsecke.
- Klicke in der Registerkarte Format auf die Schaltfläche Formen zusammenführen und wähle dann In Einzelmengen zerlegen.
- Lösche danach die überflüssige Fläche in der Mitte.
Work-around für PowerPoint 2010
In PowerPoint 2010 gibt es die Option in Einzelmengen zerlegen noch nicht. Mit ein paar Tricks gelangst du trotzdem zum Ziel:
- Markiere die sechs kleinen Sechsecke und erstelle mit Strg + D eine Kopie. Schiebe diese Kopien genau über die ursprünglichen Sechsecke. Dadurch liegen nun jeweils zwei übereinander.
- Markiere das große Sechseck in der Mitte und erstelle mit Strg + D fünf Kopien. Platziere alle über dem Original, dadurch liegen nun sechs große Sechsecke übereinander.
- Nacheinander markierst du nun jeweils nur ein kleines Sechseck und ein großes Sechseck. Klicke in der Schnellzugriffsleiste auf Formen kombinieren → Formenschnittmenge. Verfahre so reihum, also insgesamt sechs Mal. Zum Schluss liegt jeweils ein kleines zugeschnittenes Trapez am Rand eines Sechsecks wie in der oberen Grafik.
Schritt 3: Die weiteren Schritte für alle PowerPoint-Versionen
- Erstelle in der Mitte bei gedrückter Strg- und Umschalt-Taste einen Hilfskreis, der etwas kleiner ist als die Sechsecke (in der Abbildung unten grau dargestellt). Er dient dir beim Ausrichten im nächsten Schritt als eine nützliche Orientierung.
- Zeichne bei gedrückter Umschalt-Taste einen weiteren Kreis, der deutlich kleiner ist (in der Abbildung rot).
- Erstelle mit Strg + D fünf Kopien davon. Verteile die Kopien so, dass der kleine rote Kreis dabei jeweils mittig auf den Trapezseiten liegt.
- Lösche den Hilfskreis nach dem Verteilen wieder.
- Markiere jeweils einen Kreis und das darunterliegende schmale Trapez. Klicke in der Registerkarte Format auf die Schaltfläche Formen zusammenführen und wähle dann Vereinigung.
Hinweis
In PowerPoint 2010 wählst du über die Schnellzugriffsleiste Formen kombinieren → Formenvereinigung.
Schritt 4: Letzter Schliff für ansprechende Grafiken
Die notwendigen Formen hast du erstellt. Sorge nun noch für eine attraktive Gestaltung und die passende Animation:
- Färbe die Enden der Sechsecke, die du soeben mit den Kreisen kombiniert hast, entweder in unterschiedlichen Akzentfarben oder nur mit einer Akzentfarbe ein.
- Weise dem restlichen Teil der Sechsecke eine hellgraue Füllung zu.
- Nummeriere die Kreise mit Hilfe von Textfeldern. Falls du neben den Sechsecken weiteren Platz für Text benötigst, erstellst du zusätzliche Textfelder neben den Formen.
Hinweis
Ergänze thematisch passende Icons. Diese findest du – mit Ausnahme der Zahnräder und des Fragezeichens – über die Befehlsfolge Einfügen → Symbol in den beiden Schriftarten Wingdings bzw. Webdings. Die Zahnräder hingegen stammen aus einer abgeänderten und stark verkleinerten SmartArt-Grafik.
- Markiere eines der Sechsecke und betätige die F2-Taste, um in den Textbearbeitungsmodus zu wechseln.
- Klicke in der Registerkarte Einfügen auf Symbol.
- Wähle als Schriftart Wingdings oder Webdings aus und suche ein passendes Symbol.
Die Formen animieren
- Markiere alle Formen, die zum ersten Sechseck gehören, und gruppiere diese mit Strg + Umschalt + G. Verfahre für die anderen Sechsecke ebenso.
- Markiere die Gruppierungen danach in der gewünschten Animationsreihenfolge. Klicke in der Registerkarte Animationen auf Animation hinzufügen und wähle dort die Eingangsanimation Verblassen.
- Wähle bei Start die Option Beim Klicken.
SmartArts konvertieren
Nicht jede SmartArt beinhaltet alle gewünschten Formen und Eigenschaften, die es braucht, um eine Grafik wirkungsvoll darzustellen. Allerdings kannst du deine SmartArt auch geschickt konvertieren.
Klicke zunächst die SmartArt an. Es wird oben im Menüband das Register SmartArt-Tools/Entwurf eingeblendet. Dort findest du ganz rechts den Befehl Konvertieren.
Er bietet zwei Möglichkeiten:
- Mit In Formen konvertieren wandelst du die SmartArt in einzelne Formen um, die du wie gewohnt formatieren kannst. Unter anderem auch löschen und duplizieren.
- Mit In Text konvertieren machst du aus der SmartArt eine Text-Aufzählung. Eingefügte Bilder gehen dabei verloren. Und dieser Befehl steht nicht mehr zur Verfügung, wenn du die SmartArt zuvor in Formen konvertiert haben.
SmartArt animieren: Tipps und Tricks
Du kannst Effekte bei PowerPoint SmartArt kombinieren. Neben Farben und Formen kannst du die Erscheinweisen und Dauer der Effekte den SmartArts anpassen und sie so zum Leben erwecken. Dazu stehen verschiedene Animationseffekte zur Verfügung.
Hier kannst du die Art der Animation festlegen und auch die Art, wie der Effekt ausgeführt werden soll. Beispielweise kann die Animation mit einem Klick starten oder automatisch im Anschluss an eine andere Animation. Du kannst zusätzlich die Dauer des Effektes festlegen oder auch, ob er mit einer Verzögerung starten soll.
Startpunkt und Dauer der Animation kannst du einstellen. Wenn du Pyramiden-Grafiken benutzt, kannst du diese auf zwei verschiedene Varianten aufbauen lassen – entweder von unten nach oben oder umgekehrt. Klicke im Reiter Animationen bei den Effektoptionen an der unteren rechten Ecke auf den Pfeil.
Dann öffnet sich ein weiteres Menü, in dem du unter dem Reiter SmartArt-Animation die Reihenfolge festlegen kannst.
Du kannst auch die Reihenfolge der einzelnen Elemente sowie die Geschwindigkeit des Einblendens selbst bestimmen. Beispielsweise: Animationen → Hineinschweben → Effektoptionen → Nacheinander
Die SmartArts können entweder komplett oder als Einzelelemente eingeblendet werden. Mit der Maus kannst du nun die Reihenfolge und die Dauer einfach per Ziehen festlegen.
Experten-Tipp: Unterschiedliche Bilder schnell formatieren mit SmartArts
Du hast auf einer Folie mehrere Bilder in unterschiedlichen Formen und Größen eingefügt. Nun möchtest du diese schnell und ansprechend formatieren. Wähle hierzu eine SmartArt aus der Kategorie Grafik.
- Klicke zunächst alle Bilder auf der Folie mit der Maus an, halte dabei die Strg-Taste gedrückt, um mehrere auszuwählen.
- Im Menüband wird das Register Bildtools/Format angezeigt. Rechts neben den Bildformatvorlagen findest du dort den Befehl Bildlayout. Er listet alle SmartArt-Layouts mit Grafik-Platzhaltern auf. Wähle daraus eines aus, das deinen Bedürfnissen entspricht.
- Und schon werden die Bilder in diesem Layout angeordnet und dabei vereinheitlicht.
Wenn du später ein anderes SmartArt-Layout bevorzugst, klicke die SmartArt einfach an und wählen auf dem Register SmartArt-Tools/Entwurf ein anderes Layout.
Fazit
Mit SmartArt kannst du schwierige Sachverhalte schnell und einfach darstellen. du kannst Formen, Farben, Ausrichtung und Anordnung komplett selbst gestalten. Mit einer schönen Animation kannst du deine Grafiken Schritt für Schritt aufbauen und wirken lassen. Bei Vorträgen hast du auch genug Zeit, um die Einblendungen zu erklären.
