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Tutorial PowerPoint

Selbstablaufende Präsentationen und Slideshows mit PowerPoint

Redaktionteam Cleverslide
bestehend aus Microsoft-zertifizierten PowerPoint-Experten

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Selbstablaufende Präsentationen sind auch in PowerPoint möglich. Wir zeigen dir, wie es geht ©zyabich - stock.adobe.com

Live-Referate sind bei Weitem nicht das einzige Einsatzgebiet von PowerPoint-Präsentationen. Die leistungsfähigen Erstellungs- und Bearbeitungswerkzeuge von PowerPoint können auch verwendet werden, um selbstablaufende Präsentationen zu erstellen, die an die Qualität professioneller Videos heranreichen können. Mehr noch: Du kannst ein so erstelltes Video über PowerPoint interaktiv gestalten und einem Betrachter über Maus- oder Touch-Eingriffe die Möglichkeit geben, den Ablauf der Präsentation nach seinen Vorstellungen zu individualisieren.

Die Funktionen zum Einrichten der Bildschirmpräsentation befinden sich im hier gezeigten Registermenü Bildschirmpräsentation sowie im Register Übergänge

Voraussetzungen für selbstablaufende Präsentationen

Unabhängig von den inhaltlichen Gedanken, die du dir natürlich bei jeder Präsentation machen musst, solltest du dir bei der Erstellung einer selbstablaufenden Präsentation auch noch die folgenden Fragen stellen:

1. Gibt es Einschränkungen hinsichtlich des Bildschirmformats oder der Bildschirmauflösung?

Falls deine Präsentation auf vielen unterschiedlichen Geräten abgespielt wird, solltest du das 16:9-Format wählen, das sich durch unzählige Online-Videos praktisch als Standard durchgesetzt hat. Je nach Inhalt empfiehlt sich wenigstens eine HD-Auflösung (1280 x 720 Pixel) oder Full-HD mit einer Bildhöhe von 1080 Pixel. Für die meisten Endgeräte wird es kein Problem sein, diese Inhalte darzustellen – vor allem, wenn du den Inhalt als Videodatei z. B. im Dateiformat .mp4 anbietest. Willst du die Präsentation hingegen nur auf einer Messe oder in einem Schaufenster durch einen PC oder auf Tablets abspielen, musst du das maximal unterstützte Format beachten. Denke auch daran, dass die Datei mit höherer Auflösung an Größe zunimmt.

2. Ist Audiowiedergabe notwendig oder sinnvoll?

Willst du deine Präsentation nur mit einer Hintergrundmusik abspielen oder benötigst du Geräusche, Soundeffekte oder sogar einen gesprochenen Kommentar? Über die PowerPoint-Standardbearbeitungsfunktionen ist all dies problemlos integrierbar. Beachte bei der Verwendung von Musik aber die Lizenzrechte. Bei den verwendeten Abspielgeräten wird es keine Probleme geben, wenn die Präsentation als Videodatei verbreitet wird. Spielst du es unter PowerPoint auf PCs oder Tablets ab, müssen entsprechende Hard- und Software-Voraussetzungen erfüllt sein.

3. Soll die Präsentation interaktiv ablaufen?

Deine Präsentation kann zum Beispiel auch ein Katalog sein, in dem die Betrachter blättern oder nach ihrem Interesse bestimmte Kapitel hintereinander abspielen. Mit PowerPoint ist es ohne Weiteres möglich, dem Benutzer eine individuelle Ablaufsteuerung über Schaltflächen mit Hyperlinks auf den Folien zu erlauben. Allerdings stehen diese Funktionen natürlich nicht zur Verfügung, wenn die PowerPoint-Datei als Video gespeichert wird. Wenn Videos die einzige Verbreitungsalternative sind, kannst du das Problem nur lösen, indem du mehrere Videos für unterschiedliche Zielgruppen oder mit unterschiedlichen Schwerpunkten aus der Präsentation generierst.

Selbstablaufende, interaktive Präsentationen sind grundsätzlich nur möglich, wenn die Datei mit PowerPoint geöffnet und abgespielt wird. Wird die PowerPoint-Datei jedoch als Bildschirmpräsentation (*.ppsx ) abgespeichert, kann sie auch ohne Microsoft Office oder PowerPoint-Lizenzen abgespielt werden (siehe auch weitere Speicheroptionen im weiteren Verlauf dieses Betrags). Viele Cloud-Anbieter wie z. B. Dropbox unterstützen dieses Dateiformat mit ihren Viewern und spielen ppsx-Dateien problemlos und direkt online ab. Wenn du ein Microsoft-Konto hast, kannst du die Datei in OneDrive hochladen, dort teilen, öffnen und sogar bearbeiten. Dies ist auch mit kostenlosen Smartphone-Apps möglich.

4. Wie lange soll die Präsentation dauern?

Diese Frage stellt sich vor allem beim nicht interaktiven Format, wo du selbst festlegst, wie welche Folien hintereinander „abgespielt“ werden sollen. PowerPoint bietet sehr leistungsfähige Tools zur Realisierung kreativer Folienübergänge oder individueller Animationen von einer Folie zur nächsten. Bedenke allerdings, dass die Gesamtlaufzeit durch viele Animationen und Übergänge stark ansteigen kann und die Geduld des Publikums eventuell strapaziert. Deshalb solltest du eine maximale Gesamtlänge vorab definieren und Übergänge und Präsentationsdauer jeder Folie auch danach ausrichten.

Animierte Übergänge und Anzeigedauer festlegen

Sowohl der visuelle Übergangseffekt von Folie zu Folie als auch die jeweilige Anzeigedauer einer Folie werden über das Registermenü Übergänge eingestellt.

Die Einstellmöglichkeiten für Übergangseffekte und Anzeigedauer kannst du je Folie oder pauschal für alle festlegen

Für das vollständige Selbstauflaufen der Präsentation muss zwingend ein Häkchen in das Feld Nach gesetzt und dort eine Zeit angegeben werden – sonst beginnt nach der Ausführung des aktuellen Übergangseffekts sofort der Übergang auf die nächste Folie. Bei einer Stellung auf null ist die Animation zu dieser Folie und somit auch ihr Inhalt trotzdem zu sehen. Falls du eine Folie komplett übergehen willst, blende sie per Rechtsklick auf die Folie in der Folienleiste einfach aus. Vorsicht auch beim Feld Dauer: Es bezieht sich auf die Dauer der Animation, nicht auf die Anzeigedauer der Folie!

Nach Ablauf der unter Nach eingestellten Zeit beginnt dann der für die nächste Folie gewählte Übergangseffekt. Dieser Wert legt fest, wie lange die Folie zum Betrachten stehen bleibt. Du kannst hier einen Wert eintragen oder auch in einem Probelauf nach eigenem Gefühl ermitteln. Wie genau das funktioniert, erklären wir dir im Abschnitt: Anpassung der Anzeigedauer im Probelauf.

Achtung

Vorsicht beim Klick auf das Feld Auf alle anwenden: Alle vorher individuell je Folie eingestellten Werte werden dann mit den hier gezeigten Werten und dem gewählten Übergangseffekt überschrieben. Ein Klick auf dieses Feld ist demnach nur zu Beginn der Animationseinstellungen sinnvoll, um die Standardeinstellungen festzulegen, die dann für vereinzelte Folien angepasst werden. Aber kein Problem, wenn du versehentlich geklickt hast – er kann wie jeder Befehl mit Strg + Z rückgängig gemacht werden.

Über das Auswahlfeld Sound kann ein Soundeffekt hinzugefügt werden, der mit Beginn des Übergangseffekts abgespielt wird. Hier kannst du unter Anderer Sound … auch andere bzw. längere Sounddateien anwählen, die ab Beginn dieser Folie abgespielt werden. Allerdings wird mit dieser Option nur das wav-Format unterstützt. Im weiteren Verlauf dieses Artikels werden noch weitere Möglichkeiten der Audiowiedergabe gezeigt.

Ein Klick auf das Weitere-Feld zeigt dir alle zur Verfügung stehenden Übergänge. Damit sind sehr viele kreative Übergangsumsetzungen möglich, zumal dir fast jeder Effekt noch Feineinstellungen und Variationen unter Effektoptionen bietet. Wie schon erklärt, kann mit Dauer die Zeit eingestellt werden, nach dem der Effekt endet. Die Gesamtdauer der selbstablaufenden Präsentation ergibt sich aus der Addition von Dauer und der Zeit von Nach. Das brauchst du allerdings nicht ausrechnen – der nachfolgend beschriebene Probelauf hilft dir bei Ermittlung des perfekten Timings.

Anpassung der Anzeigedauer im Probelauf

Über das Registermenü Bildschirmpräsentation gibt es eine sehr komfortable Möglichkeit, die Anzeigedauer jeder Folie bei einem Präsentationsprobelauf festzulegen. Klicke einfach auf die Schaltfläche Anzeigedauern testen. Diese Funktion erledigt sehr viel mehr als nur den Test: Beim Ablaufen der Präsentation wird jede Folie bis zum nächsten Mausklick gezeigt. Die seit dem letzten Mausklick abgelaufene Zeit wird angezeigt und auch für diese Folie unter Nach gespeichert. Du kannst so nach eigenen Zeitmaßstäben bis zum Ende der Präsentation klicken.

Oben links wird während des Probelaufs ein Mini-Fenster eingeblendet. Es zeigt dir die Anzeigedauer der aktuellen Folie und die gesamte Laufzeit der Präsentation. Über den Retour-Pfeil kannst du die Anzeigedauer der aktuellen Folie zurücksetzen und die Präsentation bei 0:00:00 pausieren. Du kannst dann ab dieser Folie neu starten und diese Zeit neu messen, ohne den Probelauf ganz neu beginnen zu müssen.

Am Ende wird in einem Dialogfeld die Gesamtdauer angezeigt und du musst jetzt entscheiden, ob du die bisherigen Nach-Zeiten durch die aktuell gemessenen Zeiten ersetzen willst. Du solltest hier Ja wählen und gleich mit F5 ausprobieren, ob alles passt. Hier kannst du auch den Vorgang wiederholen und manuell die Nach-Zeiten einiger Folien bearbeiten.

Wähle Ja um die Anzeigedauer zu speichern

Deine selbstablaufende Präsentation ist jetzt im Prinzip fertig – du musst nur noch die finalen Einstellungen festlegen. Dazu öffnest du noch einmal das Registermenü Bildschirmpräsentation.

Über die Schaltfläche Bildschirmpräsentation einrichten öffnest du das in der linken Abbildung gezeigte Dialogfeld. Hier werden alle Anzeigedetails eingestellt, die beim Ablauf der Bildschirmpräsentation wirksam werden. Unter Art der Präsentation kannst du zwischen drei möglichen Anzeige-Optionen wählen: Anzeige im Vollbild (Standardeinstellung), Ansicht in einem Windows-Fenster oder der ebenfalls bildfüllende Kioskmodus. Bei Letzterem läuft die Bildschirmpräsentation in einer Endlosschleife, bis du Esc drückst – die nachfolgend angebotene ESC-Deaktivierung ist dann ausgegraut.

Unter Art der Präsentation kannst du zwischen Vollbild, Kiosk und Endlosschleife wählen

Die weiteren Optionen dieses Dialogs sind selbsterklärend. Einige Funktionen können hier zentral deaktiviert werden und überschreiben evtl. vorhandene Animationseinstellungen in der Präsentation. Die Zielgruppenorientierte Präsentation… erläutern wir im nächsten Kapitel.

Weitere Funktionen des Registermenüs Bildschirmpräsentation

Das Menü Bildschirmpräsentation enthält noch einige weitere, interessante Funktionen. Neben den bereits erwähnten Einrichtungseinstellungen kannst du hier auch die Bildschirmpräsentation ab der aktuellen (alternativ: Shift + F5) oder ab der ersten Folie (F5) starten.

Über die Funktion Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation kannst du beliebig viele Versionen erstellen, indem du aus den vorliegenden Folien nur bestimmte Folien auswählst. Sogar die Reihenfolge kannst du verändern. Jeder Version gibst du einen eigenen Namen und startest die Bildschirmpräsentation dann direkt über das Auswahlfeld in der Schaltfläche.

Das Erstellen oder Ändern einer zielgruppenorientierten Bildschirmpräsentation erfolgt ebenfalls über den Menüpunkt Zielgruppenorientierte Präsentationen…. Hast du bisher keine erstellt, erscheint nur diese Auswahl. Das Zusammenstellen der Folien und das Umsortieren erfolgen nach gängiger Windows-Steuerung. Den Namen kannst du frei wählen. Dieser erscheint als Auswahlpunkt unter der Schaltfläche. Die Präsentation startet dann sofort.

Eigene Kommentare und Videos in der Präsentation speichern

Die Registerkarte Bildschirmpräsentation bietet dir über die Schaltfläche Bildschirmpräsentation aufzeichnen die Möglichkeit, Audio- und Videodaten in der Präsentation zu speichern. Dazu benötigst du natürlich die entsprechende Hardware, also eine Soundkarte mit Mikrofon sowie eine Webcam.

Zur Aufzeichnung klicke nach Start des Aufzeichnungsmodus die Aufnahmetaste. Nach einem Countdown beginnt die Aufnahme. Ton und Bild werden Folie für Folie gespeichert – auf der Folie wird das während der Anzeige dieser Folie erfasste Audio und Video gespeichert. Der Wechsel zur nächsten Folie musst du manuell per Klick steuern. Diese Zeit wird dann ebenfalls wie beim bereits erklärten Probelauf Anzeigedauern testen gespeichert. Beim Abspielen einer so bearbeiteten Bildschirmpräsentation wird das Video unten rechts eingeblendet und der Ton abgespielt.

Ist keine Kamera vorhanden oder wird sie bei der Aufzeichnung abgeschaltet, wird nur Audio aufgezeichnet. Da die Aufzeichnung und Wiedergabe Folie für Folie erfolgt, kann es in der Folienübergangsphase zu Soundproblemen kommen. Du solltest deshalb beim „Umblättern“ besser nicht sprechen – was allerdings nicht wirklich praxistauglich ist. Auch das Speichern von im Hintergrund laufender Musik ist dadurch qualitativ fragwürdig.

Ein Vorteil: Du kannst misslungene Aufnahmen und Versprecher jederzeit korrigieren, da du die Aufzeichnung bei jeder Folie starten und zu jeder Zeit beenden kannst, ohne die anderen Folien zu überspielen.

Außerdem solltest du auch beachten, dass deine PowerPoint-Datei beträchtliche Ausmaße annimmt, wenn du sie als Video speicherst – da können leicht ein paar 100 MB zusammenkommen.

Professionelles Hinzufügen von Audiodaten

Es gibt eine perfekte Lösung, wenn du die gesamte Präsentation mit Musik hinterlegen oder einen durchgängigen Kommentar mit der Präsentation abspielen willst. Klicke hierzu auf der ersten Folie im Registermenü Einfügen ganz rechts auf Medien. Im Untermenü wählst du Audio.  

Jetzt kannst du entweder eine lokale Sounddatei angeben oder auch eine eigene Aufzeichnung erstellen. Bei der Wahl der Sounddateien kannst du auch andere Dateiformate wählen. Bei Animationen sind nur WAV-Dateien möglich. Das Einfügen einer Sounddatei erledigst du natürlich erst, wenn die Präsentation komplett fertig ist und du weißt, wie lange sie dauert. Dementsprechend wirst du die zu verwendende Audiodatei so vorbereiten und editieren, dass sie zeitlich passt.

Wenn du mit entsprechendem Equipment und Audio-Bearbeitungssoftware ausgestattet bist, kannst du natürlich auch Kommentare oder andere Soundeffekte in die Sounddatei einbauen.

Ist die Datei auf der ersten Folie eingefügt, siehst du auf der Folie einen grauen Lautsprecher mit einem Abspielbalken. In der Bildschirmpräsentation ist dieses Element unsichtbar. Ein Rechtsklick auf den Lautsprecher gibt dir die Optionen Kürzen und Effekt.

Wähle hier Im Hintergrund wiedergeben. Das Abspielen der Datei startet, wenn diese Folie in der Bildschirmpräsentation gezeigt wird – in unserem Fall also gleich zu Anfang.

Diese Möglichkeit der Audiowiedergabe eignet sich bevorzugt für selbstablaufende Präsentationen bzw. den Kioskmodus. Denn wenn die Präsentation angehalten wird, wird das Abspielen beendet. Wird die Bildschirmpräsentation dann bei einer anderen Folie neu begonnen, fehlt der Sound.

Selbstablaufende Präsentationen teilen

Wenn du willst, dass die Bildschirmpräsentation mit den gewählten Optionen über einen Doppelklick startet, kannst du sie als Video oder im PPSX-Format abspeichern. Wie schon erwähnt, kann eine im PPSX-Format gespeicherte Bildschirmpräsentation auch ohne Microsoft Office oder PowerPoint-Lizenzen geöffnet und abgespielt werden. Bei vielen Cloud-Anbietern können solche Formate online direkt abgespielt werden – interaktive Abläufe sind dabei möglich. Um eine so abgespeicherte Datei zu bearbeiten, öffnest du sie einfach aus PowerPoint heraus über Datei → Öffnen.

Wie die unetere Abbildung zeigt, stehen für das Abspeichern einer PowerPoint-Datei zahlreiche Formate zur Verfügung. Für die Bildschirmpräsentation sind neben dem PPSX-Format auch die Videoformate .mp4 und .wmv relevant. Abhängig vom verwendeten Endgerät oder Vorführungszweck solltest du das am besten geeignete Format wählen. Empfehlenswert ist hier das komprimierte und gängige Format MP4.

Die verschiedenen Dateitypen, die du auswählen kannst

Eine Diaschau vollautomatisch erstellen

Die Diaschau, also eine Präsentation von Fotos, ist wohl die Urvariante der Bildschirmpräsentation und es gab sie bereits lange vor PowerPoint und PCs. Eine spezielle Funktion in PowerPoint macht es sehr einfach, sie neu zu erleben. Ob Urlaubsbilder oder andere Grafikdateien: Mit wenigen Klicks lassen sich sehr viele Bilder in einem Zug importieren und zu einer eindrucksvollen Diaschau kombinieren.

Du gehst dabei wie folgt vor:

  1. Kopiere die gewünschten Bilder/Dateien in ein separates Verzeichnis deiner Festplatte.
  2. Im Registermenü Datei klickst du auf Neu und wählst Leere Präsentation – idealerweise im 16:9-Format. Eine Anpassung der Foliengröße kannst du ggf. über das Registermenü Entwurf und die Schaltfläche Foliengröße vornehmen.
  3. Im Registermenü Einfügen wählst du in der Sektion Bilder den Punkt Fotoalbum.
  1. Im dann geöffneten Dialogfeld klickst du auf den Button Datei/Datenträger… und wählst das zuvor erstellte Verzeichnis aus. Klicke auf eine Datei bzw. ein Bild und dann Strg + A, um alle Bilder im Verzeichnis auszuwählen. Dann klickst du auf Einfügen.
  2. Im Dialogfenster werden dir jetzt alle Bilder angezeigt. Du kannst einzelne Bilder über ein Häkchen auswählen, verschieben oder löschen – du kannst die Bilder sogar mit rudimentären Funktionen bearbeiten. Wenn die Auswahl steht, klickst du auf Erstellen. Du brauchst hier nicht viel Zeit zu investieren, denn die Reihenfolge und Bearbeitung lässt sich auch später noch bequem erledigen.

Nach einigen Sekunden erhältst du einen automatisch erstellten Satz Folien mit jeweils einem bildfüllenden Bild. Diese Folien bzw. die komplette Präsentation kannst du genauso wie eine normale PowerPoint-Präsentation bearbeiten: Du kannst weitere Folien einfügen, Formen und Textfelder einbauen, Animationen sowie Folienübergänge erstellen und natürlich auch alle Bearbeitungsfunktionen der Bildschirmpräsentation verwenden. Die Funktion Fotoalbum übernimmt für dich das Erstellen der einzelnen Folien und skaliert die Bilder darauf.

Das Limit ist nur deine eigene Kreativität

PowerPoint hat sich über Jahre als Standard für die Präsentationserstellung etabliert. Mit neuen Versionen wurden immer wieder zahlreiche Verbesserungen realisiert und mit der aktuellen Version steht dir ein wirklich sehr leistungsfähiges Tool zur Verfügung, das nahezu alle Möglichkeiten bietet.

Die Qualität und der Eindruck einer mit PowerPoint erstellten Bildschirmpräsentation wird nur durch deine Kreativität begrenzt. PowerPoint selbst bietet viele sensationelle Funktionen, die nur genutzt werden müssen.

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