Tutorial PowerPoint
Alles, was du über Textfelder wissen musst, findest du hier ©tostphoto - stock.adobe.com
PowerPoint-Präsentationen leben von Texten und Bildern. Damit das Ganze auch optisch ansprechend ist, reicht es allerdings nicht aus ein ansprechendes Bild einzufügen. Der richtige Umgang mit Text ist ebenfalls entscheidend. PowerPoint liefert dazu das Hilfsmittel Textfeld.
Auf vielen Folien bzw. Folienlayouts sind standardmäßig Textplatzhalter platziert. So lange du nur Aufzählungen innerhalb eines Textplatzhalters eingeben musst, sind Platzhalter die beste Lösung und alles läuft nahezu stressfrei.
Problematisch wird es erst, wenn du mehrere Absätze als Beschriftung einer Grafik benötigst oder ein Schaubild mit beschrifteten Formen baust. Der klassische Textplatzhalter eignet sich in diesem Fall nicht. Textfelder können hingegen individuell eingestellt werden und bieten mehr als nur eine einfache Texteingabe.
Der richtige Umgang mit Textfelder, Platzhaltern und Formen macht die Textarbeit mit PowerPoint nicht nur leichter, sondern wertet deine Folien deutlich auf. Erfahre in diesem Artikel, welche Vorteile Textfelder bieten, wie du mit ihnen umgehst und wie du dir die Arbeit mit Ihnen erleichterst. Keine Sorge, es ist nicht schwer, aber wenn du dich einmal mit ihnen auseinandergesetzt hast, wirst du merken, dass deine PowerPoint-Präsentationen merklich besser werden.
Vorteile von Textfeldern
Wer denkt, Textfelder sind nur dafür da, um Platz für Text zu schaffen, liegt falsch. Sicher ist das auch eine Funktion, doch Textfelder bieten noch so viel mehr. Sie erleichtern die Arbeit mit PowerPoint enorm. Wer mit ihnen umgehen kann, hat einen großen Schritt in Richtung PowerPoint-Profi gemacht. Die größten Vorteile von Textfeldern sind:
- Textfelder sind immer dann geeignet, wenn es um einzelne Worte oder Textblöcke geht, die ohne feste Größe frei auf der Folie positioniert werden sollen.
- In Textfeldern erscheint der Text standardmäßig oben links und ohne Aufzählungszeichen.
- Wenn du beim Einfügen des Textfelds kurz auf die Folie klickst, erstellst du ein einzeiliges Textfeld, das mit zunehmendem Text breiter, aber nicht höher wird
- Wenn du das Textfeld aufziehst, behält es die vordefinierte feste Breite. Mit zunehmender Textmenge wird das Textfeld höher, aber nicht breiter.
Einfügen von Textfeldern
Es gibt einige Folienlayouts in PowerPoint, die bereits Textplatzhalter enthalten. Dennoch kann es vorkommen, dass keines der vordefinierten Folienlayouts passt, sodass du umdenken musst, wenn du Text auf deiner Folie einfügen möchtest. Wenn du Text frei auf deiner Folie positionieren möchtest, sind PowerPoint Textfelder genau das richtige Mittel. Um diese auf deiner Folie einzufügen gibt es viele Wege. Im Folgenden findest du drei Varianten, um Textfelder passgenau einzufügen:
Drei Varianten, um Textfelder auf deinen Folien einzufügen:
Variante 1: Über die Registerkarte Start →Zeichnen/Formen → Textfeld
Variante 2: Über die Registerkarte Einfügen/Text → Textfeld wählen
Variante 3: Über die Registerkarte Einfügen/Illustrationen → Formen → erstes Symbol in der Gruppe Standard-Formen → Schaltfläche Textfeld
Textfeld zeichnen, vervielfachen und formatieren
Das Ergebnis ist in allen Fällen dasselbe, der Mauszeiger wird zum Fadenkreuz und mit gedrückter linker Maustaste kannst du dein Textfeld in beliebiger Größe zeichnen. Alternativ fügst du mit einem Klick ein Textfeld in vordefinierter Standardgröße ein.
Wenn du mit deinem Textfeld nicht zufrieden bist, kannst du es auch wieder löschen. Klicke es an und drücke auf Entf auf deiner Tastatur. Willst du das Textfeld gleich mehrmals einfügen, wähle es an und Kopiere es mit Strg + C und füge es mit Strg + V wieder ein. Alternativ kannst du das Textfeld mit Srg + D auch direkt duplizieren.
Textfeld formatieren
Achte darauf, eine ausreichend große Schriftgröße zu verwenden. 18 bis 24 Punkt sind meist gut lesbar, kleiner als 14 Punkt sollte dein Text nicht sein. Nutze die Befehle für Schriftart und Absatz auf der Registerkarte Start zum Formatieren des Textes. Verwende die Anfasser, um das Textfeld zu drehen oder zu verschieben.
Die verschiedenen Textfelder und ihre Unterschiede
Textfelder gibt es in verschiedenen Ausführungen. Es lohnt sich, einen Blick auf die verschiedenen Formen zu werfen, denn an manchen Stellen machen die Ausführungen mehr Sinn, an manchen weniger. Erfahre im weiteren Verlauf, welche Textfelder es gibt und worin ihre Unterschiede liegen.
Textfelder mit automatischer Breite
Für Kommentare oder Beschriftungen zu einem Bild, einer Tabelle oder einem Diagramm eignen sich Textfelder mit einer automatischen Breite, denn sie sind in Höhe und Breite nicht vordefiniert und und lassen sich frei auf der Folie verschieben. Dadurch ergeben sich viele Freiheiten, die du während der Erstellung hast. So gehst du mit ihnen um:
- Wähle auf der Registerkarte Einfügen/Text per Mausklick das Symbol Textfeld aus.
- Klicke auf der Folie kurz an die Stelle, an der das Textfeld eingefügt werden soll.
- Gib nun den Text ein. Das Textfeld wird immer länger, je mehr Text es enthält.
- Einen neuen Absatz erhältst du mit Enter, eine neue Zeile innerhalb des aktuellen Absatzes mit Umschalt-Taste + Enter.
- Drücke nach Eingabe des Textes die Taste F2, um das Textfeld als Ganzes zu markieren. Passe bei Bedarf über Start → Absatz die Abstände an.
Für frei positionierbare Informationen sind Textfelder mit automatischer Breite die beste Lösung.
Textfelder mit fester Breite
Textfelder mit einer festen Breite, ergeben Sinn, wenn du ein Textfeld von vorneherein auf eine bestimmte Breite beschränken willst. Du erstellst sie genau so, wie Textfelder mit automatischer Breite, doch hier drückst du nicht nur kurz auf die Folie. Wenn du ein Textfeld in einer festen Breite brauchst, kannst du das Textfeld mit gedrückter linker Maustaste in gewünschter Breite aufziehen. Die automatische Breitenanpassung ist damit ausgeschaltet.
Die Abbildung oben liefert den Vergleich, was automatische Textfelder von denen mit fester Breite unterscheidet: der Umbruch des Textes. Diese Option stellt sicher, dass die Breite des Textfeldes unverändert bleibt.
Hinweis
Es kann vorkommen, dass Buchstaben plötzlich untereinander statt nebeneinander stehen. Der Grund dafür ist, dass du zu leicht mit der Maus gezogen hast. Die Lösung: Ziehe das Textfeld einfach auf die passende Breite.
Texte in Formen eingeben
So praktisch Textfelder auch sind, bei der Beschriftung von Formen, wie z. B. für ein Organigramm, eignen sie sich nicht, da ihre Größe von der Textmenge abhängt und somit veränderlich ist. Wenn du beispielsweise ein Rechteck zeichnest, kannst du sofort den Text in die noch markierte Form eintippen. Das unterscheidet das Eingeben von Text in einer Form vom Textfeld:
| Form | Textfeld |
|---|---|
| Feste Breite und Höhe | Nur feste Breite |
| Mit Füll- und Linienfarben | Keine standardmäßige Füllung |
| Text ist vertikal und horizontal zentriert | Text ist linksbündig und oben ausgerichtet |
Textausrichtung in Formen optimieren
Wenn die automatische Textzentrierung in Formen störend ist, lässt sich das ganz leicht korrigieren:
- Öffne per Rechtsklick den Befehl Form formatieren.
- Wechsle zur Rubrik Textfeld.
- Verschiebe den Text von der Mitte nach links, indem du den Wert für Linker Rand reduzierst und den für Rechter Rand vergrößerst
- Du kannst zusätzlich den Text horizontal oder vertikal in der Form ausrichten
Eigene praktische Standards für Textfelder festlegen
PowerPoint liefert vorgefertigte PowerPoint-Textfelder und Formen. Die sind praktisch, wenn es einmal schnell gehen soll. Natürlich kannst du dir auch selbst Text- und Form-Typen anlegen. Somit musst du das nicht immer neu machen und hast durch deine Standard-Layouts immer deine selbst erstellten Textfelder parat. Erfahre im folgenden, wie du Standards für Textfelder und Textfelder in Formen festlegst.
Standard für Textfelder anpassen
Wie gesagt, die vorgefertigten Textfelder sind praktisch. Sie passen aber nicht unbedingt immer zum Firmen-Layout oder einfach zu der Optik, die du dir gerade vorstellst. Um nicht jedes Mal die Textfelder anpassen zu müssen, kannst du dir eigene Standards festlegen. Wenn du dich für eine Schriftart und -größe entschieden hast, kannst du das zum Standard machen. Das spart für folgende Folien Zeit. So funktioniert es:
- Formatiere ein Textfeld mit der gewünschten Schriftart und -größe.
- Klicke per Rechtsklick auf das Textfeld.
- Wähle Als Standardtextfeld festlegen.
- Nun ist die Formatierung dieses Textfeldes als Standard festgelegt
Standard für Formen ändern
Was du für Textfelder machen kannst, gilt auch für Formen. Die kannst du dir ganz belieblig nach deinen Wünschen anpassen. Die Form soll beispielsweise eine andere Farbe oder keine Kontur haben? Kein Problem.
So geht es:
- Weise einer Form die gewünschten Formate zu.
- Klicke mit rechts auf die Form
- Wähle Als Standardform festlegen.
- Alle Formen, die du danach in dieser Präsentation anlegst, erhalten die neuen Standardeigenschaften.
Bei Textfeldern wähle Als Standardtext festlegen, bei Formen Als Standardform festlegen, um Zeit zu sparen.
Hinweis
Bei längeren Textblöcken in Formen ist es besser, wenn der Text oben und linksbündig angeordnet ist. So geht es:
- Klick auf die Form mit Rechtsklick
- Wähle Form formatieren
- Wechsle zur Rubrik Textfeld.
- Wähle dort bei Vertikale Ausrichtung → Oben
Ausrichten von PowerPoint-Textfeldern
Das Ausrichten von Textfeldern ist kein Hexenwerk. Dennoch ist es sinnvoll, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen, denn durch das richtige Ausrichten von Textfeldern wirkt die Folie gleich viel aufgeräumter und optisch ansprechender. dein Publikum wird es so einfacher haben, Text auf deiner Folie zu lesen und deinem Vortrag besser zu folgen. Es gibt einige Werkzeuge und Hilfsmittel, die dir beim Ausrichten deiner Texte zur Verfügung stehen. Folgende kannst du dafür nutzen:
- Führungslinien
- das Raster
- die intelligenten Führungslinien (ab Version 2013)
- die Anordnen-Befehle
- den Dialog für Objektgröße und Position
Die Führungslinien
Damit alles optisch ansprechend ausgerichtet ist und nicht "aus der Spur läuft" bieten sich Führungslinien an. Diese musst du aber erst einmal hinzufügen. Klicke mit rechts auf die Folie und wähle Raster und Führungslinien → Vertikale Führungslinie einfügen. Analog funktioniert auch der Einbau der Horizonzalen Führunglinie.
Wenn du die Führungslinien hinzugefügt hast kannst du diese über Alt + F9 aus- und wieder einblenden.
Tipp
Seit der Version 2013 kannst du die Führungslinien auch bereits in Folienmaster bzw. im Layout einbauen.
Das Raster
Du kannst deine Elemente aber auch am Raster einrasten lassen. Über das Dialogfeld Raster und Führungslinien, das du mit einem Klick auf den kleinen Pfeil rechts unten in der Gruppe Ansicht → Anzeigen erreichst, kannst du auch ein Punktraster auf der Folie einblenden. Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn du viele gleiche Objekte, etwa Fotos, auf den Folien anordnen willst.
Du kannst die Rasterweite über die Gitternetzeinstellungen selbst wählen. Das Raster hilft dir beim Anordnen von Objekten.
Die intelligenten Führungslinien
Die intelligenten Führungslinien helfen schon beim Zeichnen, Objekte aneinander auszurichten. Gegebenenfalls musst du sie erst einschalten, indem Sie im Dialogfeld Raster und Führungslinien das unterste Häkchen setzen.
Füge mindestens zwei Formen, Bilder oder Textfelder auf der Folie ein. Verschiebe nun eines davon mit der Maus, so wird dir mit kurzen roten Linien angezeigt, wenn die Ränder beziehungsweise Mitten übereinstimmen.
Bei mehreren Objekten zeigen Pfeile gleiche Abstände an. Ab Version 2016 werden auch gleiche Abstände zur Folienmitte angezeigt.
Die rote intelligente Führungslinie zeigt, dass die Mittelpunkte der Objekte übereinstimmen, die Pfeile, dass ihre Abstände gleich sind.
Die Anordnen-Werkzeuge
Wenn du Elemente auf deiner Folie einfügst, kann es vorkommen, dass die Elemente nicht direkt ideal angeordnet sind. Mit den Anordnen-Werkzeugen kannst du deine Elemente und auch Textfelder einfach anordnen. So kannst du zuerst deine Objekte zeichnen und danach das durcheinander auf deinen Folien beheben. Die Anordnen-Werkzeuge findest du sowohl auf der Registerkarte Start als auch unter der Registerkarte Zeichentools/Format beziehungsweise Bildtools/Format.
So ordnest du Objekte an:
- Beginne damit, das äußerste linke und das äußerste rechte Objekt an die gewünschte Stelle verschieben, z. B. an den Rand der Zeichnungsfläche. Mit den Führungslinien gelingt das ganz einfach.
- Markiere dann alle Formen, indem du die Maus links oberhalb ansetzst und mit gedrückter Maustaste einen Rahmen um die gesamte Gruppe ziehst.
- Zentriere alle Formen vertikal, um sie auf einer gemeinsamen waagerechten Mittellinie anzuordnen. Wähle dafür auf der Registerkarte Start → Anordnen → Ausrichten → Vertikal zentrieren.
- Verteile alle Formen horizontal, damit sie gleiche Abstände haben. Wähle dafür auf der Registerkarte Start → Anordnen → Ausrichten → Horizontal verteilen.
Dialogfenster für Objektgröße und Position
Du kannst die Objektgröße und Position auch manuell exakt bestimmen. Das geht millimetergenau auf der Folie. Zum Beispiel können Logos in gleicher Größe an exakt derselben Stelle auf mehreren Folien stehen.
- Platziere das erste Logo an der richtigen Stelle.
- Wähle per Rechtsklick auf das Logo und wähle Grafik formatieren.
- Wähle im Kontextmenü Größe und Position.
- Wähle im Dialogfeld die Werte für Höhe und Breite des Objekts sowie die Horizontale und vertikale Position fest
- Füge das zweite Logo auf der folgenden Folie ein. Stelle hier die zuvor notierten Werte ein.
Fazit
Textfelder sind ein großes Themengebiet in PowerPoint. Sie sind aber eine nützliche Unterstützung bei der Erstellung von optisch ansprechenden Folien bzw. Präsentationen. Die vorgefertigten Textfelder erfüllen zwar allemal ihren Zweck, aber mit ein paar wenigen Handgriffen gestaltest du deine ganze eigenen Layouts. Mit kleinen Tipps und Tricks kannst du dir auch eigene Vorlagen erstellen und musst nicht jedes Mal das große Basteln anfangen. Tolle Präsentationen sind ein Mehrwert für deinen Vortrag und bleibt deinen Zuhörern definitiv im Gedächtnis. In diesem Artikel hast du gelernt wie man Textfelder einfügt, welche verschiedenen Textfelder es gibt, wie man diese formatiert und ihre Standards festlegt und wie sie angeordnet werden.
