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Tutorial PowerPoint

PowerPoint-Referentenansicht - wie du souverän vor Publikum präsentierst

Redaktionteam Cleverslide
bestehend aus Microsoft-zertifizierten PowerPoint-Experten

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Referentenansicht - wie du souverän und flexibel vor Publikum präsentierst

Kommt dir diese Situation bekannt vor: Als Vortragender erstellst du eine inhaltlich komplexe Präsentation, beispielsweise zu einem wissenschaftlichen Thema? Wenn du sämtliche Informationen in der PowerPoint-Präsentation darstellst, überforderst du dein Publikum  und versetzt es in Langeweile und Desinteresse. Richtigerweise hast du dich für eine kurze, ansprechende und aussagekräftige Präsentation entschieden. Es gibt allerdings zusätzliche Notizen, Richtlinien und Zeitvorgaben, die du bei deiner Präsentation berücksichtigen musst. Wie gelingt es dir, diese Gedankenstützen in der Vortragssituation ausschließlich auf deinem Bildschirm anzeigen zu lassen? PowerPoint macht es diskret möglich - mit der Referentenansicht. In diesem Beitrag erfährst du:

  • wie du die Referentenansicht aktivierst und startest,
  • wie du deinen Beamer für die Referentenansicht einrichtest,
  • welche Vorteile dir die Referentenansicht für deine Präsentation bietet,
  • welche Befehle dich in welchen Präsentations-Situationen gezielt unterstützen und
  • interessante Shortcuts für den Einsatz im Präsentationsmodus vor.

Setzt du dieses Wissen gezielt ein, meisterst du Situationen, wie Zeidruck oder Detailfragen, und wirkst souverän und flexibel vor deinem Publikum.

So aktivierst und startest du die Referentenansicht in PowerPoint

Wie du die Referentenansicht aktivierst und startest

Die Referentenansicht teilt die Anzeige der Präsentation auf verschiedene Geräte auf. Auf dem Anzeigegerät für dein Publikum erscheint deine Präsentation wie gewohnt im Vollbildmodus. Auf deinem Laptop siehst du im Gegensatz dazu die Referentenansicht mit deinen Zusatzinformationen und Notizen. Wie du die Referentenansicht problemlos und souverän in PowerPoint nutzen kannst, erklären wir Dir in diesem Abschnitt.

Wie du die Referentenansicht in PowerPoint aktivierst

Gehe wie folgt vor:

  1. Schalte wie links abgebildet über die Registerkarte Bildschirmpräsentation/Bildschirme → Referentenansicht ein.
  2. Wähle im Unterregister Bildschirme Bildschirm den Bildschirm aus, auf dem du die Präsentation anzeigen möchtest.
Tipp

Erscheint die Referentenansicht auf dem Beamer und die Präsentation auf deinem Notebook-Bildschirm, klicke auf Anzeigeeinstellungen und tausche die Monitore.

Mit Referentenansicht und Bildschirmpräsentation hast du schnell die Referentenansicht auf dem richtigen Monitor
Hinweis

Wenn du nur einen Bildschirm zur Verfügung hast und die Referentenansicht nur einmal ausprobieren willst, drücke die Tasten ALT + F5.

Wie du die Referentenansicht in PowerPoint startest

Gehe wir folgt vor:

  1. Starte die Referentenansicht, indem du im Unterregister Bildschirmpräsentation starten Von Beginn an auswählst. Alternativ drücke zum Start der Präsentation die Taste F5.
  1. Klicke in der Referentenansicht auf das Symbol Alle Folien anzeigen, wenn du zu einer bestimmten Folie wechseln möchtest. Du siehst sämtliche Folien deiner Präsentation in der Miniaturansicht.
  1. Klicke in der folgenden Übersicht auf die gewünschte Folie.
  2. Wenn du mit der Präsentation fertig bist, wähle in der Referentenansicht Weitere Bildschirmpräsentationsoptionen aus und klicke auf Bildschirmpräsentation beenden.
Tipp

Falls du nicht alle Folien deiner Präsentation auf einmal siehst, musst du nur unten rechts mit dem Schieberegler den Zoom verändern.

Du weißt nun, wie du die Referentenansicht in PowerPoint aktivierst. Für deine Präsentation möchtest du einen Beamer einsetzen, weißt aber nicht, wie du den Beamer einrichten kannst? Im nächsten Abschnitt zeigen wir dir, wie dir das auf unkompliziertem Wege gelingt.

So richtest du deinen Beamer für die Referentenansicht ein

Wie du deinen Beamer für die Referentenansicht einrichtest

Zu den Stärken von PowerPoint gehört, dass du auf dem Beamer und dem eigenen Bildschirm unterschiedliche Informationen ausgeben kannst. du schließt den Beamer oder den zweiten Bildschirm an, PowerPoint erkennt das Gerät und zeigt beim Start der Bildschirmpräsentation verteilte Ansichten:

  • für dich als Vortragenden die Referentenansicht,
  • für dein Publikum die aktuelle Folie.

Sollte das bei dir nicht der Fall sein, erfährst du im folgenden Abschnitt, wie du auf einfachem Wege einen Beamer einrichtest und die Vorteile der Referentenansicht nutzt.

Wie du deinen Beamer für die Referentenansicht einrichtest

  1. Schalte zuerst den Beamer ein.
  2. Verbinde ihn mit deinem Laptop, am besten mit einem HDMI-Kabel.
  3. Schalte erst jetzt den Laptop ein.
  4. Der Beamer erkennt deinen Laptop automatisch als zweiten Bildschirm.
  5. Starte PowerPoint und du siehst auf beiden Bildschirmen das gleiche Bild.
  6. Drücke die Tastenkombination Windows + P.
  1. Wähle den Punkt Erweitern aus.
  2. Du siehst unterschiedliche Ansichten auf Beamer und Laptop.
Tipp

Auch wenn die Vorführung läuft, kannst du die Referentenansicht per Rechtsklick hinzuschalten. Das ist praktisch bei selbststartenden Dateien mit der Endung .ppsx.

Hinweis

Die Referentenansicht funktioniert sogar ohne Zusatzmonitor. So kannst du das Vorführen mit der Referentenansicht vorab auf deinem Laptop testen. Schalte nach dem Aufrufen der Bildschirmpräsentation mit einem Rechtsklick auf Referentenansicht um. Alternativ kannst du auch die Tasten ALT + F5 drücken.

Du kennst einen einfachen Weg, um einen Beamer für die Referentenansicht von PowerPoint einzurichten.  Welche Vorteile dir die Referentenansicht in welchen Situationen bietet, verdeutlichen wir dir in folgendem Abschnitt.

So nutzt du alle Vorteile der Referentenansicht und präsentierst souverän und flexibel in PowerPoint 

Wie du mit der Referentenansicht souverän und flexibel in PowerPoint präsentierst

Als PowerPoint-Anwender kennst du diese Situation. Als Reaktion auf eine Zwischenfrage möchtest du eine PDF-Datei oder eine Excel-Mappe zeigen. Doch wie gelangst du zu dem anderen Programm? PowerPoint macht es gezielt möglich – mit der Schaltfläche Taskleiste anzeigen. In aller Ruhe navigierst du zu deinem anderen Programm und öffnest dort die gewünschte Datei. In dem folgenden Abschnitt sind weitere nützliche Funktionen der Referentenansicht sowie Situationen, in denen du diese Ansicht gezielt einsetzen kannst, beschrieben. 

Die Referentenansicht bietet dir interessante Vorteile und praktische Funktionen für deine Präsentation:

  1. Dir fällt während der Präsentation auf einer Leinwand auf, dass du eine zu kleine Schrift verwendest? Mit dem Symbol Schriftgröße vergrößerst oder verkleinerst du bei Bedarf die Schrift auf deinen Folien.
  2. Du brauchst zusätzliches Zahlenmaterial oder möchtest eine wichtige Formulierung zur Sicherheit lieber ablesen? Genau dafür gibt es den Bereich Notizen.  
  3. Deine Zusatzinformationen sprengen den vorgegebenen Rahmen für Notizen? Löse dieses Problem, indem du die Trennlinien verschiebst und mehr Platz für deine Notizen schaffst.
  4. Du möchtest wissen, welcher Inhalt beim nächsten Mausklick auf deiner Folie erscheint? Die Vorschau rechts oben zeigt dir die nächste Folie in Miniaturansicht an oder bei animierten Objekten das Ergebnis, aber nicht die Animation selbst.
  5. Als Reaktion auf eine Zwischenfrage navigierst du gezielt mit dem Symbol Taskleiste anzeigen zum anderen Programm und öffnest dort deine Datei.
Tipp

Diese drei Menüpunkte oben links in der Referentenansicht bieten Dir noch zwei praktische Funktionen:

  • die Funktion zum Tauschen der Bildschirme, für einen einfachen Wechsel der Präsentationsgeräte,
  • die Funktion zum einfachen Beenden der Bildschirmpräsentation.

  1. Du musst eine bestimmte Redezeit einhalten? Hier hilft Dir die Anzeige der verstrichenen Zeit und der aktuellen Uhrzeit direkt über dem Bild der Folie. Die Timer-Funktion zeigt dir die bislang verstrichene Zeit an. Auf der rechten Seite siehst du die aktuelle Uhrzeit.
Tipp

Den Timer kannst du bei Bedarf anhalten und/oder neu starten.

  1. Du möchtest mit einem digitalen Stift auf dem Bildschirm zeichnen, um einen Punkt hervorzuheben oder Verbindungen anzuzeigen? Hinter dem Symbol Stift findest du verschiedene Werkzeuge, mit denen du deinen Inhalt kennzeichnen kannst.
  1. Per Klick auf Alle Folien verschaffst du dir schnell einen Überblick der Folien deiner Präsentation in Miniaturansicht. Auf diese Weise kannst du entscheiden, welche Folien du überspringst. Dein Vorteil: Das Publikum bekommt von alldem nichts mit. 
  2. Du möchtest Details auf einer Folie vergrößern? Klicke dazu auf das Lupen-Symbol und vergrößere einen Ausschnitt der aktuellen Folie. Unbemerkt vom Publikum wählst du zunächst den Ausschnitt der Folie durch Verschieben im Folienabbild. Erst beim Klicken sehen dann auch die Zuschauer diese Vergrößerung.
  3. Da sich gerade eine Diskussion unter den Teilnehmern entspinnt, musst du deine Präsentation unterbrechen. Was tust du in diesem  Fall? Den Beamer ausschalten? Ein Klick auf das Bildschirm-Symbol schaltet die Projektion auf Schwarz und wieder zurück. 
  4. Du hast eine mehrsprachige Präsentation mit Untertiteln erstellt? Mit einem Klick auf das Tastatur-Symbol schaltetest du deine Untertitel ein und aus.
  1. Weitere Optionen, beispielsweise Bildschirmeinstellungen, Untertiteleinstellungen und Präsentation beenden, findest du versteckt hinter dem Symbol mit den drei Punkten.

PowerPoint Shortcuts im Präsentationsmodus

Shortcuts sind kleine Tastenkürzel, die dir helfen, spezifische Funktionen von PowerPoint einfach aufzurufen. Du drückst zwei bis drei Tasten gleichzeitig und erhältst das gewünschte Ergebnis. So navigierst du gezielt innerhalb der Referentenansicht und sparst Zeit und Energie.

  • Wie du die nächste Folie einblendest: du suchst nach einer Möglichkeit, um schnell zur nächsten Folie zu wechseln? Drücke die Enter-Taste oder die Taste Pfeil nach rechts oder Pfeil nach unten oder n.
  • Wie du die vorherige Folie anzeigst: du möchtest die vorige Folie deiner Präsentation noch einmal Revue passieren lassen, da es Fragen dazu gibt? Über die Tasten P, Pfeil links oder Pfeil hoch kommst du zur vorigen Folie zurück.
  • Wie du Folien überspringst: Die Zeit für deine Präsentation ist knapp. du möchtest daher Folien überspringen? Wenn du die Foliennummer kennst, gib über die Tastatur die Nummer, beispielsweise 5, ein und drücke Enter.
  • Wie du zur letzten Folie springst: Oft reicht die Zeit einer Präsentation nicht aus. Du möchtest aber noch die Zusammenfassung auf der letzten Folie zeigen. Drücke in diesem Fall die Ende-Taste.
  • Wie du zur ersten Folie springst: Du möchtest deinen Zuschauern noch einmal die Agenda deiner Präsentation zeigen? Über die Taste Pos1 kommst du zur ersten Folie.
  • Wie du die Farbe deines Bildschirmes wechselst: du hältst gerade einen Exkurs zu einem Thema, für welchen keine Folien existieren. Um deine Zuschauer nicht mit einer bestehenden Folie abzulenken, wechsle ganz einfach die Farbe deines Bildschirmes:
    • Für einen weißen Bildschirm drücke die Komma-Taste oder alternativ W
    • Für einen schwarzen Bildschirm drücke die Punkt-Taste oder alternativ B
Hinweis

Durch erneutes Drücken der Tasten blendest du deine Präsentation wieder ein.

  • Wie du auf dem Bildschirm zeichnest: Zur Markierung bestimmter Details kannst du mit STRG + P einen Stift einschalten und mit der Maus malen. Mit dem Radiergummi, den du mit STRG + E aktivierst, kannst du die Markierung wieder entfernen.
  • Wie du die Präsentation beendest: Mit der ESC-Taste kannst du die PowerPoint-Präsentation jederzeit abbrechen. 
Tipp

Möchtest du mehr über Shortcuts, beispielsweise für die Bearbeitungsansicht, erfahren? Dann empfehlen wir dir unseren Praxistipp: Wie du mit Shortcuts in PowerPoint zeitsparend arbeitest.

Besser präsentieren in PowerPoint

Die Referentenansicht erleichtert dir deine Präsentation in PowerPoint deutlich. du siehst nicht nur, welche Folie als Nächste kommt. Anhand praktischer Funktionen steuerst du deine Präsentation gezielt für dein Publikum. Benutzt du diesen Beitrag als roten Faden, verschaffst du dir Kontrolle über deine Präsentation. du möchtest technische Pannen vermeiden und Dich für deine nächste Präsentation wappnen? Wir empfehlen dir hierzu folgenden Beitrag: Wie du fokussiert und interaktiv vor Publikum präsentierst du erhältst folgendes Wissen:

  • über welche Anschlüsse dein Laptop und dein Beamer verfügen,
  • wie du dein Laptop mit dem Projektionsgerät verbindest und
  • welchen Vorteil dir ein Adapter bietet.

So hast du für alle Eventualitäten die richtigen Stecker und Kabel und bist mit den verschiedenen Anschlüssen vertraut.

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