PowerPoint-Präsentationen professionell ausdrucken

Obwohl PowerPoint in erster Linie als Präsentationswerkzeug zum Einsatz kommt, bietet es dir auch vielfältige Möglichkeiten beim Drucken. Dies beschränkt sich nicht nur auf die Folien selbst. Du kannst auch Handouts mit oder ohne Notizen, Miniaturansichten und Ausschnitte ausdrucken. Über zahlreiche Einstellungen kannst du deine Ausdrucke an alle Bedürfnisse anpassen. Du kannst ebenso die Gestaltungs- und Zeichnungsfunktionen von PowerPoint ohne Präsentation nutzen, um beispielsweise Flyer, speziell gestaltete Karten oder auch Pläne mit Bemaßungen ausdrucken.

Die Grundfunktionen des Druckmenüs

Das in der unteren Abbildung gezeigte Menü kennst du sicher von den anderen Office-Anwendungen. Du erreichst es über das Register Datei und Drucken oder über Strg + P. Als Folge siehst du eine Druckvorschau auf der rechten Seite und ein Drucken-Menü links davon. Dieses Menü bietet dir viele Einstellmöglichkeiten für den Ausdruck. Zusätzlich gibt es aber noch einige andere Stellen, an denen du Druckoptionen und Drucklayouts beeinflussen kannst.

In der Standardeinstellung werden alle Folien deiner Präsentation hintereinander ausgedruckt – jeweils eine Folie pro Blatt. PowerPoint wählt die Foliengröße automatisch so aus, dass die Folie auf das Blatt passt, wobei ein Druckrand einkalkuliert wird. Aus diesem Grund ist der Ausdruck verkleinert, auch wenn als Foliengröße DIN A4 eingestellt ist.

Welche Folien sollen gedruckt werden?

Die Optionen sind selbsterklärend, wobei die beiden inaktiven Punkte nur aktiv sind, wenn beim Aufruf des Menüs einzelne Folien ausgewählt sind oder wenn die Präsentation ausgeblendete Folien enthält. Dann wäre über den letzten Punkt auswählbar, ob diese ausgeblendeten Folien ebenfalls ausgedruckt werden sollen oder nicht. Wenn du nur ausgewählte Folien drucken willst und die Seitenzahl kennst, kannst du das auch direkt eingeben, ohne das Untermenü zu öffnen. Einen Seitenbereich gibst du über einen Bindestrich ein, z. B. 3-7, einzelne Seiten werden über Semikolon ausgewählt (z. B. 3;6;9). Beides funktioniert auch in Kombination, etwa 2;6;9-13.

Die vorgenommene Folien-Auswahl gilt in jedem Fall – unabhängig von weiteren Optionen, die nachfolgend beschrieben werden.

Flexibles Drucklayout

Die Bedeutung der Option Ganzseitige Folien ist klar. Was aber verbirgt sich hinter den anderen Layouts?

Bei Notizenseiten werden die bei jeder Folie eingegebenen Notizen unter der Miniatur-Foliendarstellung ausgedruckt. In den Notizen können längere textliche Abhandlungen über die Aussage der jeweiligen Folie stehen oder aber stichwortartige Hinweise für den Präsentator beinhalten, der diesen Ausdruck als „Spickzettel“ nutzt. Wird bei einer Präsentation ein Handout ausgegeben, kann es sinnvoll sein, die Notizen für Erläuterungen oder Detailausführungen zu nutzen (siehe Tipp am Ende). Um Notizen einzugeben, wählst du im Registermenü Ansicht die entsprechende Präsentationsansicht aus. Das exakte Layout der Notizenseite kann auch noch weiter modifiziert werden. Dazu kommen wir gleich.

Ein Ausdruck mit dem Layout Gliederung ist nur dann sinnvoll, wenn die Präsentation eher textlastig ist, denn hier werden nur die Textteile der Folien gedruckt. Hilfreich dabei: Im Ausdruck erscheinen alle Texte in der Farbe Schwarz, auch wenn sie auf der Folie andersfarbig gestaltet sind. Das Korrekturlesen und das Korrigieren auf dem Ausdruck werden so sehr viel einfacher. Die Gliederungsansicht ist auch eine einfache Möglichkeit für den Ausdruck eines Inhaltsverzeichnisses, das dem Präsentator während seiner Präsentation eine gute Orientierung gibt.

Hinter dem Layout Handzettel verstecken sich verschiedene Miniaturansichten der Folien. Abhängig vom Inhalt und dem Seitenformat der Folien kann hier eine geeignete Ansicht gewählt werden. Du kannst das über die rechts angezeigte Vorschau-Darstellung für jede Druckseite überprüfen. Das grundsätzliche Layout dieser Handzettelseiten kann noch weiter angepasst werden. Dazu kommen wir noch.

Im unteren Bereich des Drucken-Menüs finden sich dann noch Klickboxen, um verschiedene Voreinstellungen zu setzen. Alles kann über die Druckvorschau bequem überprüft werden, ohne ein Blatt Papier zu verschwenden – du siehst sofort, welche Auswirkung die jeweilige Option hat. Die in der Abbildung inaktiven Optionen Kommentare drucken und Freihandeingaben drucken sind nur aktiv, wenn diese Darstellungen auf den gewählten Folien vorhanden sind. Die Auswahl Hohe Qualität wirkt sich nur beim Ausdruck von Bildern aus und muss von Fall zu Fall geprüft werden. Letztlich entscheidet der verwendete Drucker über die erreichbare Qualität der Ausdrucke.

Auf Seitenformat skalieren verkleinert die Ansicht, um automatisch die nicht bedruckbaren Seitenränder zu berücksichtigen. In der Regel kann diese Einstellung deaktiviert werden.

Druckerabhängige Druckoptionen

Du ersparst dir mit dieser Auswahl die Einstellungen für doppelseitigen Druck in den Druckereigenschaften, die oben im Menü ebenfalls noch zur Verfügung stehen. Unterstützt der Drucker kein beidseitiges Drucken, ist dieser Menüpunkt nicht vorhanden.

Auch die darunter dargestellten Optionen für Farbe und Foliensortierung sind auch über die Druckereigenschaften einstellbar, gelten hier aber auch zum Beispiel bei der PDF-Erstellung. Hier kannst du neben Farbe und Graustufen auch reines Schwarzweiß wählen. Das kann aber je nach Drucker zu seltsamen Darstellungen führen. Wenn du den Schwarzweißdruck zum Sparen teurer Farbtinte oder Toner in Erwägung ziehst, nutze besser die Funktionen der Druckvorschau und überprüfe die Ausdrucke am Bildschirm. So sparst du auch noch Papier.

Wenn du schwarzweiße oder Handouts in Grauzonen aus gestalterischen Gründen bevorzugst, ist es evtl. besser, die gesamte Präsentation oder eine Kopie der finalen Version in Graustufen anzulegen (über das Registermenü Ansicht). Die Druckfunktion liefert oft schlecht lesbare Ergebnisse, weil Text grundsätzlich in Schwarz gedruckt wird. Bei negativer Schrift oder dunklen Hintergründen leidet die Lesbarkeit des Ausdrucks – was allerdings schon in der Vorschau erkennbar ist. Diese Problematik lässt sich nur lösen, wenn die Folien gestalterisch in Grautönen angelegt werden.

Die Foliensortierung wirkt sich nur bei mehrfachen Ausdrucken aus und erleichtert dir ggf. die Erstellung oder das Binden von Handouts.

Flexible Inhalte für Kopf- und Fußzeilen

Der Link Kopf- und Fußzeilen bearbeiten zeigt das Einstellungsfenster aus unteren Abbildung. Hier kannst du die Inhalte für Kopf- und Fußzeilen auf Folie und auf Notizen- und Handzettelseiten einstellen. Die exakte Position kannst du auch festlegen, allerdings nicht über dieses Menü. Das zeigen wir dir weiter unten.

Die jeweiligen Optionen sind selbsterklärend. Alle getroffenen Einstellungen können direkt in der Druckvorschau nach Schließen des Fensters betrachtet werden. Wenn es nötig wird, kannst du die Ansicht im Vorschaufenster auch über den Schieberegler unten vergrößern.

Versteckte Druckeinstellungen

Unter den allgemeinen PowerPoint-Optionen findest du noch mehr Einstellungen für das Drucken. Unter anderem kannst du hier auch wählen, welche grundlegenden Standardeinstellungen beim normalen Ausdrucken oder beim Schnelldruck angewendet werden. Etwas unverständlich ist, warum diese Einstellungen nicht im Drucken-Menü untergebracht wurden.

Diese weiteren Druckeinstellungen erreichst du über das Registermenü Datei und dann ganz unten über Punkt Optionen. Es öffnet sich das Fenster PowerPoint-Optionen, hier wählst du Erweitert. Die Einstellungen Drucken sind im unteren Bereich.

Im Einzelnen haben diese Optionen folgende Funktionen:

1. Drucken im Hintergrund: Sollte aktiviert werden, sonst „friert“ PowerPoint ein, solange die Daten an den Drucker geschickt werden. Ist höchstens bei sehr schwachem Rechnern erforderlich, denn das Aufbereiten der Druckdatei benötigt Einiges an Prozessor-Leistung und das Weiterarbeiten mit PowerPoint längere Antwortzeiten zur Folge haben.
2. TrueType-Schriftarten als Grafiken drucken: Bei aktiviertem Kästchen werden TrueType-Schriften in Vektorgrafiken umgewandelt. Bei sehr großen Schriften kann so die Druckqualität verbessert werden, wenn Buchstaben „pixelig“ erscheinen.
3. Eingefügte Objekte mit Druckerauflösung drucken: Verbessert möglichweise das Druckergebnis bei eingefügten Objekten wie z. B. Kreisdiagrammen oder Tabellen.
4. Hohe Qualität: Entspricht der Funktion im Drucken-Menü, die hier als Standardeinstellung vorgewählt werden kann.
5. Ausrichten von transparenten Grafiken bei der Druckerauflösung: Bei Auswahl wird sichergestellt, dass der transparente Inhalt mit allen anderen Inhalten ordnungsgemäß ausgerichtet wird. PowerPoint verwendet dann die maximale Druckerauflösung zum Drucken.
6. Drucken von Foliennummern auf Handzetteln: Auswahl, ob Foliennummern standardmäßig unter den Miniaturansichten der Handzettelseiten gedruckt werden.

Unter diesem Abschnitt Drucken kannst du noch einstellen, wie speziell dieses Dokument gedruckt werden soll bzw. welche Einstellungen als Standard beim Ausdrucken zu verwenden sind. Du sparst dir eine Menge Arbeit, wenn du beispielsweise viele Testausdrucke bestimmter Inhalte machen musst – diese Einstellungen kannst du hier ganz einfach dokumentspezifisch vorwählen.

Layouts von Handzetteln und Notizenseiten anpassen

Die Design-Möglichkeiten sind allerdings beschränkt, besonders beim Handzettelmaster. Du kannst bei den jeweiligen Ansichten (Anzahl der Folien pro Seite) wählen, ob du Hintergründe haben willst oder welche Schriften für Kopf- und Fußzeile verwendet werden sollen. Du kannst auch Hoch- oder Querformat vorwählen. Die Größe und Position der Miniaturansichten lassen sich aber nicht verändern. Insgesamt stehen sehr wenig Gestaltungsmöglichkeiten zu Verfügung. Weitere Details über den Handzettelmaster und die Bearbeitungsmöglichkeiten enthält der Artikel PowerPoint Handzettelmaster. 

Beim Notizenmaster sieht das schon besser aus, hier lassen sich die Miniaturansichten anpassen. Auch die Position und das Textlayout des Notizenbereichs kannst du bearbeiten.

Praktische Tipps für Ausdrucke von Handouts

Bei Präsentationen müssen meist Ausdrucke angefertigt werden, die den Zuschauern ausgehändigt oder im Anschluss an die Präsentation zugeschickt werden.  Die PowerPoint-Standard-Druckoptionen reichen allerdings nicht aus, wenn diese Handouts wirklich professionell aussehen sollen.

Die Problematik entsteht vor allem durch animierte Folien in der Präsentation und den dadurch kommuniziert Inhalt. Was bei der Präsentation optisch beeindruckt, kann im Ausdruck seltsam aussehen oder auch regelrechte Informationslücken schaffen. Um das zu vermeiden, erstellen Profis eine spezielle Ausdruckversion der Präsentation, in der die Inhalte und Aussagen neu und speziell für den Druck aufbereitet werden. Dabei gehst du wie folgt vor:

1. Finalisiere deine Präsentation und speichere Sie über Datei → Speichern unter unter einem anderen Namen – am besten mit der Namensergänzung „_Ausdruck“. Du kannst die eigentliche Präsentation unter dem bisherigen Namen wieder öffnen und auch noch an den Animationen oder Folienübergängen feilen. Die Folien sollten jedoch inhaltlich nicht mehr verändert oder erweitert werden.
2. In der geöffneten Kopie optimierst du die Folien für den Ausdruck, indem du einzelne Animationen evtl. löschst oder auch animierte Folien kombinierst. Je nach Darstellung kann es auch notwendig werden, zusätzliche Textinhalte einzubauen.
3. Du kannst Texte auf den Folien ergänzen oder du schreibst die Texterklärungen in die Notizen und druckst diese „erklärungsbedürftigen“ Folien als Notizenseite aus. Das Eingabefeld für die Notizen zu jeder Folie findest du im Registermenü Ansicht.
4. Im Drucken-Menü gibst du die Seitenzahl der Notizenfolien mit Semikolon getrennt unter Folien ein und wählst statt Ganzseitige Folien darunter Notizenseiten aus.
5. Die Folien ohne Notizenseiten kannst du als Handzettel mit 2 Folien ausdrucken. Die Miniaturansicht ist dann (in der Standardeinstellung) gleich groß und an der gleichen Stelle wie auf der Notizenseite.
6. Sortiere alle Ausdrucke in der korrekten Reihenfolge. Um den Sortieraufwand zu reduzieren, kannst du beim jeweiligen Massenausdruck unter Sortiert die Variante Getrennt wählen (1;1;1   2;2;2   3;3;3), dann liegen bei mehreren Kopien immer die gleichen Seiten zusammen.

Wenn die Ansichten der Notizenseiten oder Handzettel bei vereinzelten Darstellungen nicht passen, kannst du die gewünschte Ansicht mit PowerPoint natürlich auch in einer separaten, hochformatigen Präsentation mit Miniaturansichten aller PowerPoint-Gestaltungswerkzeugen nachbauen und ausdrucken.

Ein aussagekräftiges Handout ist besonders dann unverzichtbar, wenn es später an Personen weiterverteilt wird, die nicht bei der Präsentation dabei waren. Es wird dann leicht nachvollziehbar, was der Inhalt der Präsentation war. Nur der simple Ausdruck der gezeigten Folien kann nicht vermitteln, was der Präsentator verbal in seiner Präsentation kommuniziert.  

Lerne in diesem Beitrag, wie du deine Handzettel noch ansprechender gestalten kannst.

Fazit

Die Druckmöglichkeiten sind bei PowerPoint wenig komfortabel und dann auch noch an unterschiedlichen Stellen versteckt. Es ist auch kein einheitliches Bedienungskonzept für die Drucksteuerung ersichtlich. Allerdings handelt es sich bei PowerPoint in erster Linie eher um ein Bildschirm-Präsentations- und kein Druckprogramm. Du kannst dir aber mit unseren Informationen helfen.