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Tutorial PowerPoint

PowerPoint im Team und von zuhause

Dieter Schiecke, Maria Hoeren
zertifizierte PowerPoint Experten

145 Bewertungen

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Online präsentieren wird immer wichtiger. Erfahre alles, was du über Online-Präsentationen wissen musst ©Seventyfour - stock.adobe.com

Durch die Ausbreitung der Digitalisierung und dem Ausbau flexibler Arbeitsplätze wird dem Online-Meeting eine immer wichtigere Rolle eingeräumt. Durch die Corona-Krise wurden Home-Office und mobiles Arbeiten zum Alltag. Oft ist allerdings der Umgang und die Erfahrung mit der neuen Technik unterschiedlich. In diesem Beitrag wollen wir dir zeigen, was wichtig für den Einsatz von Online-Meetings und Online-Präsentationen ist.
Du erfährst,

  • was die wichtigsten Voraussetzungen für Online-Präsentationen sind,
  • wie du gemeinsam effizient an PowerPoint-Präsentationen arbeitest,
  • wie du Präsentationen in TEAMS erstellst und vorführst,
  • wie du auch ohne Cloud-Speicher Online-Präsentationen vorführen kannst und
  • wir zeigen dir 6 Tipps für Online-Meetings und gelungene Online-Präsentationen

Online Präsentationen: Das sind die wichtigsten Voraussetzungen

Mit den richtigen Voraussetzungen ist eine Online-Präsentation kein Problem für dich ©depositphotos; ID 104499002 von AntonioGuillemF

Meetings mit Kollegen, Kunden oder Lieferanten können durchaus auch virtuell stattfinden. Selbst Technik Muffel mussten sich in den letzten Wochen davon überzeugen, dass Home Office für viele Unternehmen unverzichtbar ist, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Ende 2018 haben Schätzungen zufolge etwa zwölf Prozent der Beschäftigten von unterwegs oder von zu Hause aus gearbeitet. Dieser Anteil hat sich nun sprunghaft vergrößert. Grund genug, die Möglichkeiten zu beleuchten, wie du mit PowerPoint im Team, mobil und im Home Office arbeitest.

Unverzichtbar bei der Online-Kommunikation

  • Im herkömmlichen Besprechungsraum brauchst du zum Präsentieren Notebook, Beamer und Leinwand oder alternativ ein großes Display.
  • Bei einem virtuellen Meeting hingegen fehlt dir diese »Bühne«. Um gehört und gesehen zu werden, sind ein Mikrofon und eine Kamera erforderlich. Gut, wenn diese bereits im Notebook eingebaut sind.
  • Ein Speicherort in der Cloud für die gemeinsame Dateiablage zu einem Projekt, Kunden oder Produkt erleichtert den Austausch. So kannst du von überall und von jedem Gerät aus auf die erforderlichen Dateien zugreifen.
  • Um eine oder mehrere Personen mit dir in einem virtuellen Meetingraum zusammenzubringen, brauchst du ein passendes Tool, das auch die Dateiablage organisiert, das Teilen des Bildschirms sowie Videoaufzeichnung zulässt.

Die verschiedenen Tools zur Online-Kommunikation

Wer mit Office 365 arbeitet, hat es besonders leicht: Zum Abo-Paket gehört Microsoft TEAMS. Es eignet sich ideal für Online Meetings inklusive Dateiablage, Videoaufzeichnung, Bildschirm teilen, Chatfunktion, egal, ob auf PC, Laptop, Tablet oder Smartphone.
©Icon made by Falticon

Slack ist hinsichtlich der Funktionalität weitgehend mit TEAMS vergleichbar und hat speziell bei Agenturen und Software-Entwicklern eine große Verbreitung.
©Icon made by Falticon

Zoom ist ein Tool speziell für Videokonferenzen. Du
teilst Bildschirme, arbeitest gemeinsam an
Whiteboards und legst Dateien für alle leicht
zugänglich ab.
©ponpon5 - stock.adobe.com

Skype ist ein weiteres Tool von Microsoft, das sich
für Online-Präsentationen eignet. Es hat eine
Chatfunktion und unterstützt Videokonferenzen.
©Icon made by Flaticon

Ohne Cloud-Speicher geht nichts

Ein Webspeicher bietet nicht nur anderen den Zugriff, sondern erlaubt auch dir das Bearbeiten von jedem Gerät aus.

  • PowerPoint bietet als Cloud-Speicherorte OneDrive, OneDrive for Business sowie SharePoint Online an.
  • Eine eher privat genutzte Möglichkeit wäre Dropbox.

Sehen und gesehen werden

  • Für Online-Meetings mit dem eigenen Team reicht die eingebaute Webcam im Notebook sicher aus.
  • Bei Video-Chats mit Kunden hat eine separate Webcam Vorteile: Du kannst die Kamera individuell positionieren und so Lichteinfall und Blickwinkel besser beeinflussen. Arbeitest du auf zwei Monitoren, stelle die Kamera in die Mitte und schau so die Zuschauer direkt an.

Wichtig für einen guten Ton

Mit dem ins Notebook eingebauten Mikrofon lassen sich Hintergrundgeräusche kaum reduzieren. Ein Headset ist dann die bessere Wahl, speziell wenn du auf zwei Monitoren arbeitest und dazu den Kopf hin und her bewegen musst.

Kurze Checkliste für Online Präsentationen
Welches Meeting-Tool ist verfügbar?
In welchem Cloud-Speicher ist die Datei?
Eingebaute oder separate Webcam?
Integriertes Mikrofon oder Headset?

Teamwork: Gemeinsam effizient an Präsentationen arbeiten

Erfahre wie du gemeinsam effizient an Präsentationen arbeitest

So manche PowerPoint Präsentation ist nicht das Werk von Einzelnen, sondern das Ergebnis von Teamwork. Doch in der Entwurfsphase entstehen im Team dabei oft unterschiedliche Versionen einer Präsentation und diese werden dann per E Mail hin und hergeschickt. Zum Schluss weiß niemand mehr genau, welche Version die aktuelle ist. Viel einfacher wäre es doch, wenn du gleich mit deinen Kollegen gemeinsam an dieser PowerPoint Präsentation arbeitest. Das funktioniert mit PowerPoint ganz einfach. Erfahre hier Schritt für Schritt, wie du dabei vorgehst.

So teilst du eine Präsentation mit Anderen

Wenn du gemeinsam mit anderen Personen an PowerPoint Präsentationen arbeiten möchtest, nutze die Funktion zur Freigabe der Dateien.

Nachdem du eine Präsentation mit anderen Personen geteilt hast, können alle gemeinsam daran arbeiten

Die Schritte zur Freigabe im Überblick

  1. Öffne zunächst die Datei, an der du zusammen mit anderen arbeiten willst.
  2. Klicke oben ganz rechts auf die Schaltfläche Teilen (in früheren Versionen Freigeben).
  3. Sollte deine Präsentation zu diesem Zeitpunkt noch nicht in OneDrive oder SharePoint gespeichert sein, kannst du das nun erledigen.
  4. Anschließend erfasst du die E Mail Adressen der Personen, die Zugang zu der online gespeicherten Präsentation erhalten sollen. Du kannst dabei je nach Erfordernis nur Leserechte gewähren oder Schreibrechte und damit den vollen Zugang.
  5. Sobald du auf Freigeben klickst, erhalten der oder die Eingeladenen den Link zu deiner Präsentation und können gemeinsam mit dir in der Cloud darin arbeiten.

So gibst du eine Datei für andere Personen frei

  1. Starte PowerPoint und öffne die Datei, die du gemeinsam mit anderen bearbeiten möchtest.
  2. Wähle oben rechts im Menüband die Schaltfläche Teilen (in früheren Versionen Freigeben)
  1. Wenn deine Präsentation noch nicht an einem Cloud Speicherort gespeichert ist, schlägt dir PowerPoint im nächsten Schritt mögliche Speicherorte vor:
  2. Wähle hier aus, wo eine Kopie deiner aktuellen Präsentation in der Cloud gespeichert werden soll.
Wichtig

Über diesen Dialog kannst du auch eine Kopie der Datei als PowerPoint Präsentation oder als PDF Datei per E Mail versenden. Es öffnet sich automatisch ein E Mail Fenster mit der angehängten Datei und schon ausgefülltem Betreff. Du müsstest hier nur den Empfänger eintragen. Aber Achtung: Über diesen Weg startest du nicht die Freigabe eines Dokumentes und das gemeinsame Arbeiten an einer Präsentation, sondern verschickst nur eine Kopie.

  1. Wähle zuerst die passende Berechtigungsstufe.
  2. Gib die E Mail Adressen der Personen ein, mit denen du die Präsentation gemeinsam bearbeiten willst
  3. Füge optional eine kurze Nachricht zu der Freigabemitteilung hinzu.
  4. Ein Klick auf Senden startet die Freigabemitteilung.

Das folgt nach dem Teilen einer Präsentation

  • Nach dem Freigeben der Präsentation erhältst du eine Statusmeldung über das Versenden des Freigabe Links.
  • Die gewählten Personen erhalten eine E-Mail, dass sie zur gemeinsamen Arbeit an der Datei eingeladen wurden.

So behältst du im Blick, ob und wo andere Personen in der freigegebenen Präsentation arbeiten

Öffne wie gewohnt deine Präsentation und beginne mit der Bearbeitung. Sobald eine andere Person die Präsentation ebenfalls geöffnet hat und darin arbeitet, wird in der oberen rechten Ecke des Menübands das entsprechende Miniaturbild der Person angezeigt:

Auf dem Miniaturbild der Folie und in der eigentlichen Folie zeigt dir ein Indikator, wo eine Person in der Präsentation arbeitet. Gehst du mit dem Mauszeiger auf diesen Indikator, zeigt dir PowerPoint an, wer gerade auf der Folie ist und eventuell eine Bearbeitung vornimmt.

So chattest du mit Anderen über die Folieninhalte

Statt sich nun via E-Mail oder Telefon über Inhalte einzelner Folien auszutauschen, kannst du oben rechts im Menüband über die Schaltfläche Kommentare rechts den gleichnamigen Aufgabenbereich öffnen. Hier tauschst du wie in einem Chat zu einzelnen Folien gezielt Meinungen und Ideen mit anderen aus, und zwar ohne lästiges E-Mail-Pingpong.

Starte hier den Austausch mit anderen Personen zu einer Folie.

So kann die Unterhaltung zu einer Folie aussehen.

Wichtig

Solltest du die Datei nicht geöffnet haben, erhältst du per E Mail eine Benachrichtigung, dass es Kommentare in der gemeinsamen Datei gibt.

Präsentationen über Microsoft TEAMS erstellen und vorführen

Microsoft TEAMS eignet sich ideal für das Vorführen von Online-Präsentationen ©Icon made by Flaticon

Du hast bereits erfahren, wie du in PowerPoint gemeinsam mit anderen an einer Präsentation arbeitest. Wer bereits Office 365 nutzt und Microsoft TEAMS kennt, weiß, dass es damit noch leichter und intuitiver geht.
Lies hier:

  • welche Vorteile Microsoft TEAMS bietet,
  • wie du gemeinsam an Präsentationen arbeitest,
  • dabei gezielt mit bestimmten Personen kommunizierst,
  • Dateien teilst und wiederfindest und
  • schließlich deine Folien vorführst.

Warum Microsoft TEAMS so erfolgreich ist

Noch vor Kurzem war Home-Office vielerorts verpönt und Microsoft TEAMS wurde abgelehnt, weil Daten in die Cloud gelangen. Heute hat sich TEAMS als die digitale Schaltzentrale für Zusammenarbeit etabliert. Unabhängig vom Standort können Nutzer gemeinsam mit anderen an Dateien arbeiten, sich in Chats und Kanälen austauschen, jederzeit virtuelle Besprechungen starten und Dateien gemeinsam ablegen.

Gut zu wissen: Die Vorteile bietet dir TEAMS

Die folgende Übersicht listet in 5 Sätzen auf, wie du TEAMS in der Zusammenarbeit mit anderen optimal nutzt.

Über den Aktivitäten-Feed bleibst du auf dem Laufenden, denn hier erfährst du sofort, wenn andere TEAMS-Nutzer etwas für dich gepostet haben.

Chat ist der richtige Kommunikationskanal, wenn du dich nur mit bestimmten TEAMS Nutzern austauschen oder eine Sofortbesprechung starten willst.

Sollen alle Mitglieder eines Teams oder Kanals auf deine Präsentation zugreifen können, dann nutze den thematisch passenden Kanal in einem der Teams.

Willst du deine Präsentation einer Gruppe von Personen, virtuell vorführen, die nicht zusammen Teil eines Teams sind, setze eine Online- Besprechung über den Kalender an.

Wenn du nach einer PowerPoint-Datei suchen oder im Bestand der Präsentationen stöbern willst, gelangst du über Dateien zur digitalen Ablage. Hier findest du alle Dateien, die in dem jeweiligen Kanal abgelegt sind.

Eine Präsentation mit anderen bearbeiten

  • Klicke links über Teams den gewünschten Kanal an, starte rechts unter Beiträge eine neue Unterhaltung , ziehe deine Präsentation dort hinein und füge noch einen erklärenden Text hinzu.
  • Soll die Präsentation nur für ausgewählte Nutzer verfügbar sein, ziehe sie alternativ in den passenden Chat.
  • Alle, die so den Zugriff auf die Präsentation erhalten haben, können diese nun gemeinsam mit dir bearbeiten.
  • Die Bearbeitung kann nicht nur in TEAMS selber sondern auch im Browser oder direkt in PowerPoint erfolgen. Änderungen werden automatisch gespeichert. Diese Änderungen lassen sich ganz einfach über den Versionsverlauf nachverfolgen.

Eine Präsentation in Microsoft TEAMS vorführen

Über den Kalender kannst du den Termin für deine Online-Präsentation festlegen
  • Setze über den Kalender eine Online-Besprechung an oder starte über den Chat eine Sofortbesprechung.
  • Klicke während der Besprechung auf Teilen.
  • Wähle nicht das Fenster, sondern den Bildschirm, auf dem die geöffnete PowerPoint Präsentation liegt. Der Grund: Für die Bildschirmpräsentation wird der gesamte Bildschirm und nicht nur ein Fenster gebraucht.
  • Starte die Vorführung der ausgewählten PowerPoint Präsentation mit F5.

Online präsentieren auch ohne Cloud-Speicher: So geht's

Du hast die bisherigen Anleitungen und Tipps zwar interessiert gelesen, aber du arbeitest noch mit den älteren Versionen 2013 und 2010?

  • Auch ohne eigenen Speicherort im Web kannst du deine Präsentation für Personen vorführen, die nicht im gleichen Raum sind wie du, sondern irgendwo auf der Welt.
  • Deine Zuschauer brauchen dazu nur einen Webbrowser sowie eine Internetverbindung und können die Präsentation sogar am Tablet oder Smartphone verfolgen.
  • Beim Online Vorführen hilft dir PowerPoint.

1. Die Online-Vorführung vorbereiten

  • Setze einen Termin für die Vorführung fest.
  • Öffne wenige Minuten vorher deine Präsentation.
  • Wechsle zur Registerkarte Bildschirmpräsentation und klicke dort auf Online vorführen (früher Präsentation übertragen)
  • Nach der Anmeldung mit deiner Microsoft ID wird die Präsentation auf einen Microsoft Server hochgeladen.
  • Den anschließend angezeigten Link kopierst du und versendest ihn an die Zuschauer.
  • Jeder, dem du den Link sendest, kann nun die Präsentation in seinem Webbrowser aufrufen und mitverfolgen.

Lege fest, ob deine Präsentation von den Zuschauen als Datei heruntergeladen werden kann und...

...versende den Link an die eingeladenen Zuschauer.

2. Die Präsentation online vorführen

  • Sobald du die Präsentation mit F5 oder über das Symbol in der Statusleiste rechts startest, sehen alle, die auf den von dir versendeten Link geklickt haben, die Präsentation leicht verzögert im Webbrowser.
  • Das Tempo der Folienabfolge gibst du vor, indem du in deiner Bildschirmpräsentation weiterblätterst. So hast du die gesamte Präsentation unter Kontrolle.
Wichtig

Während der Online Vorführung benötigst du zusätzlich ein Telefon bzw. eine Telefonkonferenz, falls die Teilnehmer deine Erläuterungen hören sollen.

Gemeinsame Notizen während der Präsentation

Während der Online-Vorführung entscheidest du über die links gezeigte Registerkarte, ob die Zuschauer deine Besprechungsnotizen in OneNote mitverfolgen können.

So sehen die eingeladenen Teilnehmer die Präsentation im Webbrowser und können hier die Besprechungsnotizen verfolgen und die Präsentation herunterladen, falls dies vom Einladenden festgelegt wurde

6 Tipps für Online-Meetings und gelungene Online-Präsentationen

Mit diesen 6 Tipps für deine Online-präsentation ein voller Erfolg ©Dillon Shook auf Unsplash

In Zeiten der Digitalisierung und flexibler Arbeitsplätze spielt das Online-Meeting eine immer wichtigere Rolle. Home Office und mobiles Arbeiten haben durch die Corona Krise weltweit einen Boom erlebt. Doch die Erfahrung und das Wissen im Umgang mit der neuen Technik sind unterschiedlich. Im virtuellen Meeting chatten erfahrene Profis gemeinsam mit Neulingen, die sich erst noch mit der neuen Technik vertraut machen müssen. Nutze unsere 6 Tipps für gute Online-Meetings.

1. Gute Vorbereitung ist die halbe Miete

  • Sei pünktlich und logge dich rechtzeitig vor dem Meeting ein.
  • Machen dich zuvor mit der Ausrüstung vertraut. Prüfe, ob die Kamera gut positioniert ist und dein Bild komplett und gut rüberkommt.
  • Probiere verschiedene Lichtquellen. Nutze wenn verfügbar die Funktion zum Weichzeichnen des Hintergrundes.
  • Vergiss nicht den Ton Check. Teste, wie du Mikro/Headset temporär stumm schalten kannst.

2. Kommunizieren statt langer Monologe

  • Damit Teilnehmer nicht die Konzentration verlieren und abdriften, binde sie aktiv in das Meeting ein. Nutze Abstimmungen oder sprich sie direkt an.
  • Kann jeder seinen Part einbringen, bleiben alle motiviert. Außerdem wird das Meeting so deutlich produktiver.

3. Eine unterstützende Präsentation anbieten

  • Es gibt kaum langweiligere Szenarien, als bei einem Monolog nur auf die Gesichter aller Anwesenden zu sehen.
  • Alles, was in klassischen Präsentationen zur Untermalung des Gesagten dient, ist im Online-Meeting noch wichtiger.

4. Auch Online richtig präsentieren

  • Achte beim Präsentieren darauf, nicht mit dem Mauszeiger unruhig auf den Folien herumzukurven.
  • Ziehe in Erwägung, im Stehen zu präsentieren. Deine Stimme kommt dann offener und klarer rüber.
  • Auch hier gilt: Alles, was du in einer klassischen Präsentation tust, solltest du auch in einer Online Präsentation berücksichtigen.
Es ist schön, wenn alle Teilnehmenden gut zu sehen sind ©Andrea Piacquadio auf pexels.com

5. Aufräumen ist angesagt

  • Wer Gäste erwartet, räumt vorher auf. Das gilt auch für Online Meetings. Sichte dein Arbeitsumfeld.
  • Du willst während des Online Meetings deinen Bildschirm teilen und eine Präsentation oder Excel Datei zeigen? » Entrümpel « dazu auch deinen digitalen Arbeitsplatz und öffne alle Dateien, die du im Meeting benötigst.
  • Nicht vergessen: Schließe dein E Mail Programm sowie alle Fenster mit sensiblen Daten. Was andere nicht sehen sollen, muss vom Desktop verschwinden.

6. Für eine ruhige Umgebung sorgen

  • Vermeide mögliche Hintergrundgeräusche.
  • Verzichte auf Essen oder Trinken. Das Mikrofon überträgt diese Geräusche lauter, als du denkst. Halten Sie sich immer vor Auge, dass du dies in einem herkömmlichen Meeting auch nicht tun würdest.
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