PowerPoint Basics: Wie du mit Grundlagenwissen Expertenstatus erreichst

Deine Firma will anders sein als alle anderen - dann muss auch deine Präsentation anders sein als alle anderen. Nicht derjenige mit den besten Argumenten überzeugt sein Publikum, sondern derjenige, der die Argumente am besten veranschaulicht. Wie kannst du dieses Wissen in deiner Präsentation umsetzen? Du erhältst in diesem Artikel neben Grundlagen der Verwendung von PowerPoint hochwertiges Fachwissen in Form von Tipps und Exkursen. Damit legst du den Grundstein einer erfolgreichen Präsentation und unterstreichst deine Fachkompetenz vor deinem Publikum.

Exakt und vorausschauend planen: So ziehst du einen durchgängigen roten Faden durch deine PowerPoint-Präsentation

Durch eine zielgerichtete Präsentation willst du als PowerPoint-Anwender deine Vorgesetzten von einer neuen Idee überzeugen, bisherige Bemühungen rechtfertigen oder zukünftige Entscheidungen beeinflussen? Doch wie legst du den Grundstein einer souveränen, spannenden und überzeugenden Präsentation? In folgendem Beitrag beantworten wir dir deine Fragen und vermitteln dir wertvolles Fach-Know-how:

• wie du das Thema und die Kernbotschaft für deine Präsentation wählst
• wie du die Dauer deiner Präsentation festlegst, •wie du das Ziel für deine Präsentation bestimmst,
• wie du das Ziel für deine Präsentation bestimmst,
• wie du die Zielgruppe ermittelst,
• wie du die Botschaften deiner Präsentation formulierst,
• wie du den Aufbau und die Abfolge der Inhalte grob gliederst,
• wie du mit den passenden Medien dein Publikum gezielt ansprichst und motivierst,
• wie du die technischen Voraussetzungen des Präsentationsraumes prüfst

Setzt du dieses Wissen gezielt ein, legst du eine zielgerichtete Basis für eine erfolgreiche Präsentation vor deinem Publikum.

Wie du das Thema und deine Kernbotschaft  wählst

Du möchtest unvergessliche Momente schaffen? Dann brauchst du einen Kompass für deine Präsentation - eine klare Idee, wohin die Reise geht.

Diese fünf Fragen helfen dir, deine Kernbotschaft zu definieren:

1. Was ist dein Thema und was hast du dazu zu sagen?
2. Ist dein Thema relevant für dein Publikum? Beeinflusst es seine Arbeit?
3. Liefert dein Thema dem Publikum neue Ansätze und Einblicke?
4. Ist deine Kernbotschaft klar und verständlich und lässt es keinen Raum für Missverständnisse und Verwechslungen zu?
5. Sprichst du dein Publikum auf seine Bedürfnisse an und löst du mit deiner Kernbotschaft Emotionen bei ihm aus?

Wie du die Dauer deiner Präsentation festlegst

Präsentiere in kürzeren und effizienteren Präsentationsformaten. Bringe deine Inhalte auf den Punkt. Als Faustregel für deine Präsentation gilt: 2 bis 3 Minuten pro Folie. Daraus folgt: Maximal 30 Folien bei 60 Minuten Vortragszeit. 

Wie du das Ziel für deine Präsentation bestimmst

Welches Ziel möchtest du mit deiner Präsentation bei deinem Publikum erreichen? Lege genau fest, was dein Publikum am Ende der Präsentation wissen oder tun soll. Passend zu den Zielen wählst du die Inhalte für dein Publikum aus.
Ist es dein Ziel,

• zum aktuellen Projektstatus zu informieren oder Input für ein Brainstorming zu geben?
• dass deine Vorgesetzten ein Projekt bewilligen?
• dass dein Interessent etwas von dir kauft?
• dass deine Teilnehmer etwas lernen?

Wie du deine Zielgruppe ermittelst

Richte deine Präsentation auf deine Zielgruppe aus. Wer sind deine Zuschauer? Ein klares Ziel ist gut, aber ohne Berücksichtigung der Zielgruppe steht der Präsentationserfolg in Frage.
Beschaffe dir im Vorfeld wichtige Informationen:

• Vor wem wirst du präsentieren? Welche Funktionen haben die Anwesenden und in welchen Bereichen sind sie tätig?
• Welchen Kenntnisstand hat dein Publikum zum Thema der Präsentation? Welche Fragen hast du zu erwarten?
• Welche Interessen, Überzeugungen und Erfahrungen haben deine Zuschauer? Was ist für sie von besonderem Interesse? 
• Welche Fakten oder Zusammenhänge kannst du separat erklären? Welche musst du speziell vorbereiten, beispielsweise in Form von Schaubildern oder Videos?

Wie du die Botschaften deiner Präsentation formulierst

Ein einfaches Prinzip, deine Zuschauer direkt anzusprechen und Vertrauen aufzubauen, ist die Personalisierung - in Wort und Bild. So gewährleistest du, dass dein Publikum deine Botschaften verinnerlicht.

Sprich dein Publikum direkt an, indem du

• aussagekräftige, leicht zu merkende Botschaften für dein Publikum formulierst,  
• eine persönliche Ansprache verwendest,
• Aktivsätze anstatt Passivsätze einsetzt,
• Zitate mit Bildern von Personen kombinierst
• und Aussagen zu Zitaten umformulierst.

Wie du Inhalte festlegst und den Aufbau und die Abfolge grob gliederst

Ein roter Faden hilft dir, nicht aus dem Konzept zu kommen. Zudem erleichterst du es deinem Publikum, deinen Ausführungen zu folgen. 
Mit der Beantwortung dieser Fragen bringst du Struktur in deinen Vortrag und gibst deinem Publikum von Beginn an eine Orientierung:

• Was ist ein guter Einstieg in dein Thema?
• Was sind die wesentlichen Inhaltspunkte?
• Was sind deine Pro- und Contra-Argumente?
• Welche Beispiele und Storys führst du an?
• Wie gliederst du deine Inhalte, um deinen Zuschauern einen nachvollziehbaren Lernprozess zu ermöglichen?
• Wie stellst du sicher, dass dein Publikum zunächst eine Übersicht bekommt und erst dann Details eine Rolle spielen?
• Wie kannst du deine Inhalte am Ende treffend zusammenfassen und was sind wirkungsvolle Schlussworte deiner Präsentation?

So übernimmst du die vorhandene Gliederung aus einem Word-Dokument

Hast du in Word eine Gliederung erstellt, kannst du diese direkt in die PowerPoint-Präsentation übernehmen. Voraussetzung ist, dass im Word-Dokument Überschriften mit der Formatvorlage zugewiesen wurden. 

• Dabei werden alle Überschriften der Ebene 1 (Überschrift 1) zu einer eigenen Folie.
• Alle untergeordneten Überschriften (Überschrift 2, Überschrift 3 ...) werden zu Inhalten in der jeweiligen Folie.
• Alle Inhalte, die keiner Überschrift zugewiesen sind, werden in PowerPoint ignoriert.

Wie du mit den passenden Medien dein Publikum gezielt ansprichst und motivierst

Ausschlaggebend für deine Präsentation ist ein Medium, das dein Publikum anspricht. Es soll dich beim Erfassen und Verarbeiten deiner Informationen unterstützt und zur aktiven Mitarbeit motivieren.

Wähle deine Präsentationsmedien anhand folgender Aspekte für deine Zielgruppe aus:

• Welche digitalen Medien setzt du als Abspielmedium ein?
• Mit welchen analogen Medien vermittelst du ergänzend zu deinem Redetext zusätzliche Inhalte?

Wie du die technischen Voraussetzungen des Präsentationsraumes prüfst 

In vielen Präsentationen hast du keinen Einfluss darauf, auf welchem Beamer oder Display du präsentierst. Es ist unerlässlich, dass du vorher Antworten auf die technischen Gegebenheiten vor Ort hast.

• Wie sieht es mit dem Stromanschluss aus (Verlängerungskabel, Mehrfachsteckdose)?
• Sind Lautsprecher im Raum vorhanden, falls du ein Video zeigen willst?
• Sind Beamer und Leinwand vorhanden, welche Anschlüsse haben diese und welches Bildformat unterstützen sie?
• Wie verbindest du dein Laptop mit dem Projektionsgerät - brauchst du gegebenenfalls einen Adapter?
• Kannst du dich frei im Raum bewegen und die Präsentation per Fernbedienung steuern?
• Hat der Raum Möglichkeiten zum Abdunkeln?

Du hast deinen Vortrag bis ins letzte Detail geplant. Gehe den ersten Schritt und beginne mit dem Erstellen deiner Präsentation. Wie dir das auf einfache Weise gelingt, erfährst du in folgendem Abschnitt: So legst du die Basis für eine hochwertige Präsentation.

Erste Schritte in PowerPoint: So legst du die Basis für eine hochwertige Präsentation

PowerPoint ist ein nützliches Werkzeug, um das Thema deines Vortrags ansprechend zu gestalten und visuell zu veranschaulichen. Als PowerPoint-Einsteiger verfügst du noch über wenig Erfahrung im Umgang mit PowerPoint. Wir gehen dir mit Basiswissen zum Umgang mit PowerPoint helfend zur Hand. Schritt für Schritt leiten wir dich an, wie du

• mithilfe verschiedener Registerkarten gezielt innerhalb deiner Präsentation navigierst,
• schnell eine neue Präsentation erstellst,
• eine Präsentation schnell findest und öffnest,
• die Ansicht deiner Folien passend zu deiner Aufgabe in PowerPoint auswählst,
• auf einfache Weise eine neue Folie einfügst,
• Text eingibst und ansprechend formatierst,
• Bilder gekonnt einsetzt und zuschneidest,
• Zahlen mit Tabellen aussagekräftig darstellst,
• Daten mittels eines Diagramms auf deiner Folie wirkungsvoll visualisierst,
• mit SmartArt-Grafiken die Erstellung von Schaubildern beschleunigst,
• durch Animationen die Aufmerksamkeit deiner Zuschauer steigerst,
• eine Folie mit Hintergrundmusik hinterlegst,
• mehrwertige Informationen durch das Abspielen von Videos vermittelst,
• Objekte schnell und präzise vergrößerst oder verkleinerst,
• Elemente in deiner Folie einfach ausrichtest,
• deine Präsentation an einem sicheren Ort abspeicherst.

Setzt du diese Grundlagen gekonnt ein, arbeitest du effektiv, zeitsparend und deine Präsentation vor deinem Publikum wird ein Erfolg.

Wie du mithilfe verschiedener Registerkarten gezielt innerhalb deiner Präsentation navigierst

In den Registerkarten findest du als PowerPoint-Einsteiger Tools und Funktionen, mit denen du ausdrucksvoll deine Präsentation erstellen und vorführen kannst.

Du bist mit den Registerkarten von PowerPoint vertraut und beherrschst ihre Funktionen innerhalb deiner Präsentation. Jetzt geht es an das Erstellen deiner Präsentation. Wie du das schnell und unkompliziert meisterst, erfährst du in folgendem Abschnitt.

Wie du schnell eine neue Präsentation erstellst

Führe dir vor dem Erstellen deiner neuen Präsentation noch einmal das Ziel und die Zielgruppe deiner Präsentation vor Augen. Ist es dein Ziel, eine kurze, formlose Präsentation vor deinem Publikum zu halten? Oder erstellst du eine umfangreiche Firmenpräsentation mit dem Corporate Design deiner Firma? In diesem Abschnitt vermitteln wir dir, wie du auf einfachem Weg eine formlose Präsentation erstellt. Zudem erläutern wir dir in unserem Hinweis, wann sich das Erstellen einer Präsentationsvorlage für dein Unternehmen lohnt.

Gehe wie folgt vor:

Du hast die erste Folie deiner Präsentation erstellt. Kommt es häufig vor, dass du nach bestehenden Präsentationen suchst? Wie du deine Suche effizienter gestaltest und bestehende Präsentationen schnell findest und öffnest, erfährst du in folgendem Abschnitt.

Wie du deine Präsentation schnell findest und öffnest

Suchst du nach deiner zuletzt erstellten Präsentation? Zum Auffinden und Öffnen deiner Präsentation stellt dir PowerPoint mehrere Aktionen zur Verfügung. Wie dir die Suche auf schnellem Weg gelingt, erklären wir dir in diesem Abschnitt.
Gehe wie folgt vor:

1. Klicke in der Registerkarte Datei auf Öffnen.
2. Unter Zuletzt verwendet listet dir PowerPoint deine zuletzt verwendeten Präsentationen automatisch auf.
3. Falls du deine Präsentation nicht siehst, klicke auf Durchsuchen. Im Dialogfenster suchst du den Dateinamen und klickst auf Öffnen.

4. Öffne deine Präsentationsdatei mit einem Doppelklick auf den Dateinamen.
5. PowerPoint zeigt dir deine Präsentation in der Bearbeitungsansicht, der Normalansicht, an.

Du hast deine Präsentation zielsicher gefunden und in der Normalansicht geöffnet. Welche Ansichten dich beim Erstellen oder Vorführen deiner Präsentation unterstützen, listen wir im nächsten Abschnitt auf.

Wie du die richtige Ansicht in PowerPoint wählst

PowerPoint bietet dir für deine Präsentationen unterschiedliche Ansichten an: etwa Bearbeitungsansichten, Masteransichten und Vorführansichten. Setzt du diese Ansichten gekonnt ein, erstellst du eine hochwertige Präsentation und wirkst professionell vor deinem Publikum. Welche Ansichten sich für welche Aufgabe in deiner PowerPoint-Präsentation besonders gut eignen, erfährst du in den folgenden Abschnitten.

Welche Ansichten eigenen sich zum Erstellen deiner Präsentation?

Möchtest du deine Präsentation mit Texten, Bildern oder einem Video ergänzen bzw. Inhalte ändern, empfehlen wir dir die Normalansicht.

Normalansicht

Die Normalansicht dient dir als Bearbeitungsansicht zum Erstellen und Bearbeiten von Folien. Zur Normalansicht gelangst du über die Registerkarte Ansicht/Präsentationsansichten → Normal.

Gliederungsansicht

Die Gliederungsansicht verwendest du zum Erstellen einer Gliederung oder Abfolge für deine Präsentation. Sie zeigt nur den Text auf den Folien. Zur Gliederungsansicht gelangst du über die Registerkarte Ansicht/Präsentationsansichten à Gliederungsansicht.

Foliensortieransicht

In der Ansicht Foliensortierung siehst du alle Folien deiner Präsentation in einer Miniaturansicht. Du kannst deinen Folien Abschnitte hinzufügen oder sie neu organisieren. Zur Foliensortieransicht gelangst du über die Registerkarte Ansicht/Präsentationsansichten → Foliensortierung.

Notizenseitenansicht

Du findest den Notizenbereich unterhalb des Folienfensters. Hier kannst du deine Sprechernotizen drucken, in eine Präsentation einbinden und an deine Zuschauer senden oder für dich selbst als Unterstützung bei der Präsentation verwenden.

Masteransichten - Ansichten für universelle Änderungen deiner Formatvorlagen 

Der Vorteil beim Arbeiten in einer Masteransicht besteht darin, dass du für alle Folien deiner Präsentation, universelle Formatvorlagenänderungen vornehmen kannst. 

Folienmaster

Mit dem Folienmaster kannst du eine sogenannte „Masterfolie“ erstellen. Möchtest du auf mehreren Folien deiner Präsentation dieselben Bilder, Logos oder Schriftarten platzieren, musst du diese nicht separat pro Folie einfügen.

Ansichten zum Vorführen und Anzeigen deiner Präsentation

Zum Anzeigen deiner Präsentation kannst du die Bildschirmpräsentation in der Vollbildansicht wiedergeben oder die Referentenansicht verwenden.

Bildschirmpräsentations-Ansicht

In der Bildschirmpräsentationsansicht führst du deine Präsentation deinem Publikum vor. Sie zeigt die aktuelle Folie als bildschirmfüllende Projektion an. Die Bildschirmpräsentationsansicht startest du über die Taskleiste am unteren Rand des Folienfensters mit diesem Icon.

Referentenansicht

Die Referentenansicht ist eine Ansicht speziell für die Vortragssituation. Mit der Referentenansicht kannst du auf dem Beamer und dem eigenen Bildschirm unterschiedliche Informationen ausgeben. Starte sie, indem du im Register Bildschirmpräsentation starten → Von Beginn an auswählst, wenn die Referentenansicht im Menüband ausgewählt wurde.

Leseansicht

Mithilfe der Leseansicht zeigst du wie bei der Bildschirmpräsentation deine Präsentation auf dem gesamten Bildschirm an. Zusätzlich umfasst sie allerdings einfache Steuerelemente, wie z. B. Vergrößern, mit denen du die Folien komfortabel durchlaufen lassen kannst.

Du bist mit den Ansichten für das Bearbeiten und Vorführen deiner Präsentation vertraut. Beginne mit der Erstellung deiner ersten Folie. Wie du das professionell meisterst, zeigt der nächste Abschnitt.

Wie du auf einfache Weise eine neue Folie in deine Präsentation einfügst

Um deine Inhalte gekonnt in deiner Präsentation zu transportieren, kannst du beliebig viele Folien anlegen. Wie dir das auf einfachem Weg gelingt, eine neue Folie anzulegen, zeigen wir dir in der folgenden Anleitung.
Gehe wie folgt vor:

Du hast eine neue Folie erstellt. Diese möchtest du mit einprägsamem Text befüllen. Wie du vorgehst, erfährst du im nächsten Abschnitt.

Wie du deinen Text in deine Folie eingibst und ihn ansprechend formatierst 

Text in PowerPoint besteht aus Überschriften, Aufzählungen und Stichpunkten. Selten findest du umfangreichen Text, denn die Informationen übermittelt der Vortragende in mündlicher Form. In den Folienlayouts befinden sich einige Folien mit Platzhaltern, in die du deinen Text einfügen kannst.

Gehe nach folgenden vier Schritten vor:

1. Beginne, die erste Folie mit Textinhalten zu füllen. Hierfür gibt es auf deiner Folie einen Bereich für Folientitel und einen für Untertitel. (Ausnahme: Folienlayout Leer)
2. Klicke das Textfeld im Bereich Folientitel an und vergib eine starke Überschrift für deine Folie.
3. Dasselbe gilt für den Bereich Untertitel. Klicke in das Textfeld und gib deinen Text ein.

4. Verfahre genauso, um alle weiteren PowerPoint Folien mit Text zu füllen.

Wie du die Schriftart und Schriftgröße auf deiner Folie änderst

Ist es dein Ziel, seriös und vertrauenerweckend zu wirken? Oder möchtest du dein Publikum betont auf dein Thema aufmerksam machen? Schriftarten und  -größen auf PowerPoint-Folien sind ein wichtiger Faktor für deine Präsentation, denn mit ihnen verstärkst du deine dargestellte Botschaft. In folgendem Abschnitt erfährst du, wie es dir gelingt,

• die Schriftgröße anzupassen,
• die Schriftarten in deiner Präsentation zu ändern,
• deinen Text betont zu formatieren.

Gehe wie folgt vor:

1. Führe eine der folgenden Aktionen aus:

• Um die Schriftart eines einzelnen Absatzes oder Wortes zu ändern, markiere mit der Maus den zu ändernden Text.
• Um die Schriftart, -farbe oder -größe des gesamten Textes in einem Platzhalter zu ändern, markiere den gesamten Text innerhalb des Platzhalters. Alternativ kannst du auch doppelt auf den Platzhalter klicken.

So änderst du Schriftart und -grad innerhalb deiner Präsentation

Hast du auch schon einmal für eine Präsentation eine schlecht lesbare Schrift verwendet? Wie du den Wechsel von Schriftart und Schriftgrad für Teile deiner Präsentation gekonnt meisterst, veranschaulichen wir dir im folgenden Abschnitt.
Gehe wie folgt vor:

1. Klicke auf der Registerkarte Ansicht/ Präsentationsansichten auf Folienmaster.
2. Wähle im linken Bereich das Layout mit den zu ändernden Schriftarten.

5. Wiederhole die Schritte eins bis vier für weitere zu ändernde Schriftarten.
6. Beende den Folienmaster über die Gruppe Schließen → Masteransicht schließen. 

Wie du deinen Text betont formatierst

Text formatieren und betont herausheben – in diesem Abschnitt erfährst du Grundlagen, was du über das Formatieren von Texten wissen musst.

Du hast dir umfassendes Wissen rund um das Gestalten von Text angeeignet. Jetzt ist es an der Zeit, deine Inhalte durch grafische Elemente wie Bilder anschaulich zu visualisieren. Welche zwei Varianten dich dabei optimal unterstützen, erfährst du in folgendem Abschnitt.

Wie du Bilder in deiner Folie gekonnt einsetzt 

Bilder sagen mehr als 1.000 Worte: Sie ziehen die Aufmerksamkeit auf sich und machen deine Folien zu Eyecatchern. Doch neben der Auswahl eines geeigneten Bildes ist die gewählte Einfüge-Methode entscheidend für die Wirkung auf dein Publikum. In folgendem Abschnitt beschreiben wir dir zwei Varianten, die dich beim Einfügen deiner grafischen Elemente unterstützen.

Variante 1: So fügst du wirkungsvoll dein Bild auf deiner Folie ein 

 Gehe wie folgt vor:

1. Wähle auf der Registerkarte Einfügen/Folien → Neue Folie → Leere Folie aus.
2. Füge dein Bild über die Registerkarte Einfügen/Bilder → Bilder auf der Folie ein.

Variante 2: So fügst du ein ansprechendes Bild als Hintergrundbild auf deiner PowerPoint-Folie ein

Gehe wie folgt vor:

3. Wähle im Aufgabenbereich Hintergrund formatieren unter Füllung die Option Bild- oder Texturfüllung aus.
4. Selektiere unter Bildquelle das Bild, das du in der Folie folienfüllend verwenden möchtest, indem du auf die Schaltfläche Einfügen klickst.

Du hast deine Bilder perfekt in Szene gesetzt. Suchst du nun nach einer einfachen Möglichkeit, Zahlen prägnant zu präsentieren? In folgendem Abschnitt zeigen wir dir, wie du diese mittels Tabellen betont visualisierst.

Wie du Zahlen mithilfe von Tabellen auf deiner Folie aussagekräftig darstellst

Preistabellen, Umsatzzahlen oder Statistiken spielen in jeder Branche eine Rolle. Aber wie verpackst du sie richtig für deine Präsentation? Wertvolle Unterstützung leistet dir hierzu eine professionell gestaltete Tabelle. Wie du diese kompetent erstellst, erfährst du in diesem Abschnitt. Gehe wie folgt vor:

3. Klicke in eine Zelle und gib deinen gewünschten Text ein.

Du hast deine Zahlen ausdrucksvoll visualisiert. In einer weiteren Folie möchtest du ein Diagramm verwenden. In folgendem Beitrag erklären wir dir, wie du deine Daten eindrucksvoll veranschaulichst.

Wie du Daten mithilfe von Diagrammen auf deiner Folie eindrucksvoll visualisierst

Diagramme setzt du ein, wenn du eine Reihe von numerischen Daten in grafischer Form anzeigen möchtest. Dadurch kannst du Datenmengen und die Beziehung zwischen verschiedenen Datenreihen verständlicher darstellen. Im folgenden Abschnitt erfährst du, wie du Diagramme erstellst und worauf du bei der Auswahl des geeigneten Diagramms achten musst.
Gehe wie folgt vor:

4. Erstelle das Diagramm und formatiere es nach deinen Wünschen.

Achte dabei auf folgende Punkte:

• Typ und Untertyp des Diagramms
• Position der Legende
• Beschriftung und Skalierung der Größenachsen
• Farben der Zeichnungs- und der Diagrammfläche
• Beschaffenheit der Größen- und Rubrikenachsen
• Abstand, Farbe und Beschriftung der Datenpunkte
• Schriftformate im Diagramm

Du hast dein Diagramm erstellt. Wie du mithilfe von SmartArt-Grafiken auf einfache Weise ein aussagekräftiges Schaubild erstellst, erklären wir dir in folgendem Artikel an.

Wie du mit SmartArt-Grafiken die Erstellung von Schaubildern beschleunigst

Verzichtest du auch oft darauf, einen Sachverhalt bildlich in einer Zeichnung darzustellen, weil du meinst, dass es zu viel Zeit kostet dir die Ideen fehlen? Verwende einfach SmartArts, um deine Gedanken in einem Schaubild zu veranschaulichen. Wie du eine SmartArt ganz einfach einfügst, zeigen wir dir im nächsten Abschnitt.
Gehe wie folgt vor:

1. Öffne deine gewünschte Folie.
2. Wähle auf der Registerkarte Einfügen/Illustrationen à SmartArt aus.
3. Es öffnet sich das Dialogfenster SmartArt-Grafik auswählen, aus dem du dir ein passendes SmartArt-Layout auswählen kannst.
4. Scrolle entweder durch die Kategorie Alle oder wähle gezielt aus den Kategorien Liste, Prozess, Zyklus, Hierarchie, Beziehung, Matrix oder Pyramide aus.
5. Klicke auf die gewünschte SmartArt-Grafik und vergib einen aussagekräftigen Text.

Du hast auf einfache Weise eine ausdrucksvolle SmartArt-Grafik erstellt. Mittels einer Animation möchtest du die Aufmerksamkeit deines Interessenten gezielt lenken. Im nächsten Abschnitt erfährst du von uns, welche Animationen sich gut eignen.

Wie du durch Animationen die Aufmerksamkeit deiner Zuschauer steigerst

Du verzichtest in deiner Präsentation auf Animationen, weil du sie als „Spielerei“ abtust? Zu Recht? Wir meinen: Nein! Denn deine Zuschauer lesen schneller, als du sprichst. Lenke deshalb die Aufmerksamkeit deiner Zuschauer durch Animationen, indem du deine Punkte nacheinander zeigst – genau dann, wenn du darüber sprichst. So erzählst du deinen Zuschauern eine spannende Story.
So belegst du ein Objekt mit einer Animation:

Welche Animationen solltest du bevorzugt in Business-Präsentationen einsetzen?

Fragst du dich angesichts der Vielzahl der Animationen, welche du verwenden solltest? Viele, wie zum Beispiel Springen oder Wirbeln, eignen sich für ernste Themen nicht. Es gibt unter den Animationen aber einige subtile Effekte, die durchaus in Business-Präsentationen einsetzbar sind. 

Was bedeuten die Sternchen und Farben vor den Animationen?

Du möchtest ein Objekt animieren und klappst auf dem Register Animationen den Katalog mit den verfügbaren Animationen auf. Leider fühlst du dich von der Vielzahl roter, gelber und grüner Sternchen erschlagen. Was bedeuten die Sternchen und Farben vor den Animationen? Wir erklären dir die Bedeutung:

• Eingangsanimationen (grüne Sternchen) bewegen ein Objekt, das vorher noch nicht auf der Folie zu sehen war, in die Folie hinein.
• Hervorhebunganimationen (gelbe Sternchen) verleihen einem Objekt, das schon auf der Folie zu sehen ist, einen Effekt. Das kann eine Bewegung oder auch ein Farbeffekt sein.
• Ausgangsanimationen (rote Sternchen) lassen ein Objekt, das sichtbar ist, von der Folie verschwinden.
• Animationspfade lassen Objekte sich bewegen und springen dem Betrachter so schnell ins Auge.

Du hast eine ansprechende Animation für dein Publikum erstellt. Für die Pause planst du eine Folie mit ansprechendem Bildmaterial und angenehmer Hintergrundmusik. Wie du auf einfachem Weg eine Hintergrundmusik in deine Folie einfügst, zeigen wir dir im folgenden Abschnitt.

Wie du eine Folie mit angenehmer Hintergrundmusik hinterlegst

Du möchtest eine Folie deiner Produktpräsentation mit einer harmonischen Hintergrundmusik unterlegen? In folgendem Abschnitt zeigen wir dir, wie du dein Vorhaben stimmungsvoll umsetzt. 
Gehe wie folgt vor:

3. Nach dem Einfügen der Audiodatei erscheint ein Lautsprechersymbol als Platzhalter für deine Hintergrundmusik.
4. Mit einem Klick auf das Lautsprechersymbol startest du die Wiedergabe.

Du hast deine Folien mit einer stimmungsvollen Hintergrundmusik hinterlegt. Um deine Präsentation noch mit zusätzlichen Informationen aufzuwerten, möchtest du ein Video einfügen. Wie du das schnell in die Tat umsetzt, erfährst du im folgenden Abschnitt.

Wie du Informationen durch Abspielen von Videos vermittelst

Setzt du Videos gezielt in deiner Präsentation ein, erhöhst du nicht nur die Attraktivität deiner Präsentation, sondern vermittelst deinem Publikum zusätzliches Know-how.
Gehe wie folgt vor:

2. Du kannst zwischen den Optionen Onlinevideo und Video auf meinem Computer auswählen.
3. Wähle Onlinevideo, wenn du ein Video aus einer Online-Plattform, wie YouTube, Vimeo, slideshare.net oder Microsoft verwenden möchtest. Klicke hierzu auf Onlinevideo und gib im Dialogfenster Onlinevideo die URL des gewünschten Videos ein.

1. Liegt die Video-Datei lokal auf deinem PC oder innerhalb deines Firmennetzwerkes, klicke auf Video auf meinem Computer.
2. Wähle anschließend im Dialogfenster Video einfügen den Dateinamen deines Videos aus.

Du hast dein Video in deiner Präsentation eingefügt. Möchtest du das nun auf einfachem Weg präzise vergrößern oder verkleinern? Im nächsten Abschnitt zeigen wir dir, wie dir das mittels Tastaturhilfen gelingt.

Wie du Objekte schnell und präzise vergrößerst oder verkleinerst

Damit deine PowerPoint-Präsentation professionell wirkt, ist es wichtig, dass Objekte wie Videos in exakten Proportionen in deiner Folie erscheinen. Wie dich Tastaturhilfen unterstützen, eingefügte Objekte zu vergrößern und verkleinern, verraten wir dir in diesem Abschnitt.

Bei der Größenänderung von Objekten erzielst du mit den folgenden Tastaturhilfen leicht präzise Ergebnisse:

• Ziehe mit der Maus und gedrückter Umschalt-Taste an einer Ecke, um ein Objekt in Höhe und Breite gleichermaßen zu ändern.
• Ziehe mit gedrückter Strg-Taste an einem Anfasser, um die Objektgröße aus der Mitte heraus zu verändern.
• Mit gedrückter Umschalt- und Strg-Taste vergrößerst du Objekte proportional aus der Mitte heraus.

Du hast die Proportionen deines Objektes präzise festgelegt. Beginne nun mit der Feinjustierung deiner Objekte. Wie du diese mithilfe von Führungslinien oder einem Raster anordnest, erfährst du in folgendem Abschnitt.

Wie du Elemente mithilfe von Führungslinien oder einem Raster übersichtlich in deiner Folie ausrichtest

Aus zeitlichen Gründen kannst du vor deiner Präsentation Objekte nicht mehr perfekt in deiner Präsentation ausrichten. Deine Folie wirkt unprofessionell und weniger glaubwürdig auf dein Publikum. Es nimmt deine Inhalte durch diesen Störfaktor weniger wahr. In folgendem Abschnitt stellen wir dir zwei Werkzeuge, die Führungslinien und das Raster, zum Ausrichten deiner Objekte vor. Setzt du diese präzise ein, kann dir ein solches Malheur nicht mehr passieren. 

Variante 1: So blendest du Führungslinien ein und nutzt sie für deine Präsentation

Nicht nur die Objekte innerhalb von Schaubildern sollten gleichmäßig angeordnet sein. Das komplette Schaubild sollte an der richtigen Stelle auf der Folie stehen. Bei solchen übergeordneten Aufgaben helfen dir die Führungslinien. Baue auf deiner Folie ein Raster aus Führungslinien auf, das dir die Abstände der Platzhalter zum Rand anzeigt. So kannst du auch auf Folien ohne Platzhalter konsistente Randabstände einhalten.
Gehe wie folgt vor:

3. Aktiviere im Dialogfeld unter Linieneinstellungen mit einem Häkchen Zeichnungslinien auf dem Bildschirm anzeigen.
4. Bestätige deine Auswahl mit OK. Alternativ kannst du diese Option auch Als Standard festlegen.

Variante 2: Objekte am Raster ausrichten

Alternativ kannst du auch ein Punktraster auf deinen Folien einblenden. Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn du viele gleiche Objekte, wie etwa Bilder, auf deinen Folien anordnen möchtest.
Gehe wie folgt vor:

3. Bestätige deine Auswahl mit OK. Alternativ kannst du diese Option auch Als Standard festlegen.

Du hast deine Objekte strukturiert in deiner Präsentation angeordnet. Nun ist es Zeit, deine Präsentation bis zum Vortragstermin sicher zu archivieren. Welche Optionen du zum Speichern deiner Präsentationsdatei verwenden kannst, erklären wir dir in folgendem Abschnitt. 

Wie du deine Präsentation an einem sicheren Ort abspeicherst

PowerPoint bietet dir vielfältige Möglichkeiten an, deine Präsentation zu speichern. Dazu gehören beispielsweise dein lokales Laufwerk, wie dein Laptop, ein Netzwerkspeicherort, eine CD, eine DVD oder ein Flashlaufwerk.
Gehe wie folgt vor:

1. Klicke im Menüband Datei auf Speichern unter.
2. Wähle den Dateityp aus. In den Voreinstellungen lautet die Dateierweiterung .pptx und steht für das neuere PowerPoint-Format.
3. Führe eine der folgenden Aktionen aus:

Zuletzt verwendet

4. Bestätige deine Aktion mit Speichern.

So speicherst du deine Präsentationsdatei in einem anderen Dateiformat

Du möchtest deine Präsentationsdatei als Vorlage, Bildschirmpräsentation, Bilddatei oder Video speichern? Wir zeigen dir, wie dir das auch ohne technischen Hintergrund gelingt.
Gehe wie folgt vor:

1. Klicke auf der Registerkarte Datei auf Speichern unter.
2. Wähle unter zuletzt verwendete Ordner die Option Durchsuchen aus.
3. Selektiere den Dateiordner und gib deiner Datei einen aussagekräftigen Namen.
4. Wähle in der Liste den Dateityp und -format aus. Es stehen dir folgende Formate zur Auswahl:

• .pptx: Eine Präsentation, die du auf mobilen Geräten, auf einem PC oder Mac in PowerPoint oder einem Viewer öffnen kannst.
• .potx: Eine PowerPoint-Präsentationsvorlage, die du zum Formatieren in zukünftigen Präsentationen verwenden kannst.
• .mp4:Viele Media Player, wie der Windows Media Player, geben das mp4-Dateiformat wieder.

5.Bestätige deine Aktion mit Speichern.

Gratuliere! Du hast deine Präsentation anhand unserer Anleitung erstellt. Um dir Schritte zu vereinfachen, zeigen wir dir Tipps, die dich bei der Umsetzung deiner Arbeit effizient unterstützen.

So arbeitest du effizient in PowerPoint

„Wer mehr arbeitet, ist nicht immer produktiver.“ Sicherlich kennst du diese Aussage und kannst Sie aus eigener Erfahrung bestätigen. In folgendem Abschnitt stellen wir dir zwei Arbeitsweisen vor, mit denen du deine Aufgaben  effizienter – auch ohne Überstunden - umsetzen kannst.

Wie du mithilfe der Schnellzugriffsleiste effizienter arbeitest

Du möchtest Aufgaben in PowerPoint schneller abarbeiten? Dann ist das Erstellen der Symbolleiste für den Schnellzugriff der erste Schritt. Über diese Leiste passt du das Programm optimal an deine individuellen Arbeitsabläufe an. 
So ergänzt du die Leiste um wichtige Befehle

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist unscheinbar platziert. Du findest sie an der linken oberen Ecke des PowerPoint-Fensters. Sie enthält zunächst nur wenige Schaltflächen. 
Gehe wie folgt vor:

In unserem PowerPoint-Crash-Kurs erfährst du, wie du noch effizienter mit PowerPoint arbeitest.

Wie du mithilfe von Short-Cuts lange Tastaturwege vermeidest

Eine ganze Reihe von Befehlen kannst du auch direkt über Tasten und Tastenkombinationen aufrufen. In den Office-Programmen werden die Tastenbefehle auch Shortcuts genannt. Im folgenden Abschnitt findest du einen Auszug der wichtigsten Shortcuts für das Bearbeiten und Vorführen deiner Präsentation.

Short-Cuts, die dich bei der Bearbeitung deiner Folien unterstützen

Short-Cuts, um deine Präsentationen zu starten, zu unterbrechen und zu beenden

Vom Einsteiger zum Experten

Vorträge sind immer Abweichungen der Routine und bedeuten für dich als PowerPoint-Einsteiger oft Neuland. Egal, ob es sich um die Planung oder Umsetzung deiner Präsentation handelt: Ohne Grundlagenwissen ist das Scheitern deiner Präsentation vorprogrammiert. Wir vermittelten dir neben Grundlagen der Verwendung von PowerPoint zusätzliches Fachwissen über eine exakte Planung deiner Präsentation. Zudem erhältst du wertvolle Hinweise und Tipps, die dich dabei unterstützen, mit deinem Grundwissen Expertenstatus zu erreichen. So begeisterst du dein Publikum und meisterst souverän zukünftige Präsentationen vor Publikum. Welche Aspekte für einen Vortrag noch von großer Bedeutung sind, vermitteln wir dir in unserem Kompendium: Tipps für Vortragende, wie du fokussiert und interaktiv vor Publikum präsentierst.

Wir hoffen, es hat dir gefallen und wir konnten dir anhand von bewährten Tipps mehrwertiges Know-how vermitteln. Wenn du Fragen zu Themen oder neue Themenvorschläge hast, kontaktiere uns. Wir freuen uns auf dich.