Tutorial PowerPoint
Raster und Führungslinien vereinfachen das Anordnen und Aufräumen ©carloscastilla - stock.adobe.com
Jede professionelle Software zur Zeichnungserstellung bietet die Möglichkeit, die Zeichenfläche zur besseren Orientierung einzuteilen oder Vermaßungs-Hilfslinien zu zeigen. PowerPoint kann weitaus mehr: Es bietet nicht nur Raster, Lineale und Führungslinien, sondern auch zahlreiche Werkzeuge, die das Anordnen und Aufräumen der Zeichenfläche vereinfachen und sogar automatisieren.
Wozu überhaupt Raster?
Für Grafikdesigner und Mediengestalter ist das sogenannte „Gestaltungsraster“ ein grundlegender Begriff. Für die Profis ist es praktisch die Master-Einstellung eines Layouts und bestimmt grundlegende Orientierungs- und Eckpunkte für jedes Projekt. Bei der Gestaltung einer Drucksache oder auch einer Website steht deshalb die Überschrift immer an der gleichen Stelle, Text-Spalten, Fotos und Abbildungen orientieren sich an unsichtbaren Begrenzungen.
Auch eine Präsentation profitiert von einem solchen System. Die Folien sind „aufgeräumter“ und wirken ruhiger, die Lesbarkeit wird erhöht. Deshalb gibt es ja auch die Folienmaster, die praktisch Ordnung schaffen, weil sie Layouts, Positionen sowie auch Farben und Typografie vorgeben.
Es ist in jedem Fall empfehlenswert, eine Präsentation mit so einem Raster zu hinterlegen, um Elemente auf unterschiedlichen Folien immer an gleichen Bezugspunkten zu orientieren. Die gleiche Organisation sollte man auch bei der Wahl der Typographie, der Linienstärken und Farben anwenden – die Präsentation sieht dann gleich professioneller gestaltet aus.
Führungslinien und das PowerPoint Raster
Microsoft interpretiert den Begriff Raster etwas anders. Es ist – wie oben erklärt - kein definierbares Ordnungssystem, sondern ein feststehendes Netz, das die gesamte Folie überzieht. Es wird deshalb in PowerPoint auch vereinzelt Gitternetzlinien genannt, was den Kern besser trifft. Du kannst dir das wie ein kariertes Blatt Papier vorstellen, wobei du die Größe der Karos selbst festlegen kannst. Dazu später mehr. Zunächst wollen wir ein grundlegendes Gestaltungsraster definieren.
Um ein solches Ordnungssystem aus Linien und Schnittpunkten für deine Präsentation zu definieren, verwendest du bei PowerPoint sogenannte Führungslinien, die ein- oder ausgeblendet werden können und nur in der Folienansicht zu sehen sind.
Zum Einblenden dieser Linien setzt Du wie in der Abbildung gezeigt im Registermenü Ansicht ein Häkchen in das Feld Führungslinien. Noch einfacher geht das Ein- und Ausblenden der Führungslinien über die Tastenkombination Alt + F9.
Gleich nach dem Einblenden werden sie als gestrichelte Linien angezeigt. In der PowerPoint-Standardansicht ist das je eine horizontale und eine vertikale Linie, welche jeweils exakt in der Mitte der Folie verläuft (siehe folgende Abbildung). Wenn du eine fremde Präsentation öffnest, kannst du möglicherweise sehr viele dieser Linien auch in unterschiedlichen Farben sehen. Die Führungslinien sind immer im Vordergrund und manchmal kann es der Übersicht dienen, wenn man sie wieder ausblendet.
Das Positionieren oder Erstellen der Linien ist sehr einfach: Klicke mit der Maus eine Linie an und verschiebe sie mit gedrückter Maustaste. Hältst du dabei gleichzeitig auch noch die Strg-Taste gedrückt, bleibt die angeklickte Linie stehen und du erstellst eine Kopie. Ein kleines Fenster zeigt dir den Abstand der Linie zur Folienmitte.
In der Praxis legst du vor der Präsentationserstellung eine PowerPoint-Vorlage an, die du für deine Zwecke individuell gestaltest. Hierzu gehört auch die Erstellung eines grundlegenden Gestaltungsrasters über Führungslinien. Nehmen wir einmal an, du verwendest die Gestaltungsvorlage aus der unteren Abbildung als Basis.
Um die Vorlage zu individualisieren, fügst du dein Logo sowie einige Gestaltungselemente ein. Damit du dich bei der Foliengestaltung besser orientieren kannst, positionierst du jetzt Führungslinien an allen markanten Punkten, wie in folgender Abbildung gezeigt. So weißt du immer,
- wo dein Logo steht,
- wo die äußeren Rahmen der Inhalte liegen,
- wo der Text beginnt, usw.
Springende Linien? Tipps für die Positionierung
Das Verschieben der Führungslinien ist ausschließlich mit der Maus möglich und auch nur, wenn sich der Mauszeiger, wie in der unteren Abbildung gezeigt, verändert. Du hast sicher bemerkt, dass sich die Linien nicht frei bewegen lassen, sie „springen“ in immer gleichen Abständen. Es sind immer Abstände von einem Millimeter, Zwischenpositionen sind nicht möglich. Diese Funktion lässt sich abschalten, allerdings nur temporär: Drücke die Alt-Taste beim Verschieben und du kannst Linien mit etwas Fingerspitzengefühl in Abständen von 0,1 mm positionieren. Auf diese Weise kannst du sehr genaue Positionen anfahren.
Vorsicht
Eingefügte Linien können versehentlich leicht verschoben werden und so für weniger wünschenswerte Resultate sorgen. Um das zu vermeiden, kann ein grundlegendes Gestaltungsraster über Führungslinien auch im Folienmaster erstellt werden. Das Verschieben dieser Linien ist dann im normalen Bearbeitungsmodus ausgeschlossen.
Beim Verschieben der Linie zeigt ein kleines Fenster den Abstand der Linie von der Folienmitte in Zentimetern an. Diese Angabe ist jedoch nicht immer hilfreich. Um einen Abstand ohne viel Umrechnen zu ermitteln, drücke vor dem Anklicken der Linie die Shift-Taste. Damit setzt du die Position dieser Linie auf null. Drückst du nach dem Klicken noch Strg, bleibt die Linie stehen und du schiebst eine Kopie der Linie in 1- mm-Schritten an den gewünschten Abstand. Wenn du auch noch Alt drückst, änderst du die Schritt-Auflösung in 0,1 mm. Wichtig dabei: Du musst die Maustaste zuerst loslassen!
Die metrische Einstellung in cm und mm kannst du in PowerPoint übrigens nicht ändern. Dies lässt sich nur über die Windows-Systemeinstellungen unter den Einstellungen für die Region festlegen.
Das „Anfassen“ der Linie mit der Maus ist mitunter etwas schwierig, vor allem wenn du es im Bereich der Folie versuchst. Es kommt dann leicht vor, dass du versehentlich ein Element auf der Folie markierst und verschiebst. Sollte das passieren, drücke einfach bei gedrückt gehaltener Maustaste auf Esc und lasse erst dann die Maustaste los. Ein bereits erfolgtes Verschieben wird so rückgängig gemacht. Falls du die Linie zum Verschieben nicht anfassen kannst, versuche es außerhalb des Folienbereichs. Zoome notfalls aus der Folie heraus, in dem du das Mausrad drehst und dabei Strg drückst.
Nach einem Rechtsklick auf eine Führungslinie wird das in Abb. 6 gezeigte Kontextmenü eingeblendet (ab PowerPoint 2013). Dieses Menü bietet dir weitere Darstellungsoptionen. Neben dem Hinzufügen weiterer Linien erlaubt es dir auch, die gerade gewählte Linie farbig darzustellen, wobei allerdings nur zehn Farben möglich sind. Hier ist auch Weiß dabei – sehr nützlich, wenn du mit dunklen Hintergründen arbeitest. Durch die Farben kannst du ggf. eine Logik in dein Gestaltungsraster bringen.
Über das Kontextmenü kannst du auch die gewählte Linie entfernen, alternativ schiebst du sie einfach aus dem Folienbereich. Mit dem letzten Menüpunkt kannst du das horizontale und vertikale Lineal ein- und ausblenden.
Die Option Raster und Führungslinien öffnet ein weiteres Menü, auf das wir gleich näher eingehen.
Das „Gitternetz-Linien-Raster“
Der in der Überschrift neu geschaffene Begriff reflektiert die Verwirrung, die Microsoft bei der Benennung aller Hilfslinien schafft. Die Begriffe in diesem Zusammenhang sind – wie eingangs schon erwähnt – teilweise etwas unglücklich gewählt bzw. übersetzt. Das Menü Raster und Führungslinien öffnest du wie oben erwähnt über das Führungslinien-Kontextmenü oder das Mehr…-Symbol unter Anzeigen im Register Ansicht (Abb. 1).
Die gezeigte Darstellung entspricht den PowerPoint-Standardeinstellungen. Bei den Linieneinstellungen im unteren Drittel können zusätzlich Zeichnungslinien eingeblendet werden. Nicht verwirren lassen: Hier handelt es sich um die oben ausführlich beschriebenen Führungslinien, die auch über das Registermenü oder mit der Tastenkombination Alt + F9 eingeblendet werden können. Alle weiteren Optionen in diesem Dialog haben nichts mit den Führungslinien zu tun, sondern mit dem sogenannten Raster, das wir zum besseren Verständnis Gitternetz nennen wollen.
Das Gitternetz ist ein lineares Netz aus gleichen Quadraten, das über der gesamten Folie liegt. Es kann über den Menüpunkt Raster auf dem Bildschirm anzeigen ein- und ausgeblendet werden, ebenso über die Tastenkombination Shift + F9 oder über ein Häkchen im Feld Gitternetzlinien in Anzeigen im Register Ansicht. Etwas verwirrend? Abb. 8 zeigt, welche Optionen identisch sind, auch wenn unterschiedliche Begriffe gewählt werden.
Trotz begrifflicher Ungereimtheiten ist das Raster oder besser Gitternetz ein sehr nützliches Hilfsmittel zum Positionieren von Elementen auf einer Folie. Deshalb ist der Punkt Objekte am Raster ausrichten auch standardmäßig ausgewählt. Diese Option bedeutet, dass sich Elemente, die du auf einer Folie erstellst oder kopierst, immer an diesem Raster orientieren. Sie „rasten“ praktisch am nächstgelegenen Eckpunkt des Gitternetzes ein („Snap-in“). Das sorgt automatisch für gerade und parallele Linien und ausgerichtete Elemente.
Die Abstände der Gitternetzlinien bzw. die Größe der Quadrate kann im Menü über die Gitternetzeinstellungen individuell festgelegt werden. Wählst du hier relativ große Abmessungen, kannst du Elemente mit der Maus sehr einfach und schnell an „unsichtbaren“ Linien „befestigen“. Ein Fotoalbum ist so beispielsweise in kürzester Zeit gelayoutet. Beim Verwenden der Pfeiltasten springen die Elemente exakt von Eckpunkt zu Eckpunkt.
Das „Einschnappen“ an den Gitternetzeckpunkten kannst du auch temporär abstellen: Solange du beim Verschieben eines Elements mit der Maus die Alt-Taste gedrückt hältst, kannst du das Element frei bewegen und überall platzieren.
Das normalerweise nicht sichtbare Gitternetz wird beim Einblenden nur durch Punkte, nicht durch Linien dargestellt. PowerPoint wählt die Darstellung der Gitternetz-Punkte in Quadraten mit normalerweise 2 cm Kantenlänge bzw. je nach gewähltem Linienabstand aus, um die Folienansicht nicht zu überfrachten.
Intelligentes Ausrichten
Unabhängig von den Führungslinien- oder Gitternetz-Darstellungen und Raster-Optionen hilft PowerPoint auch durch das sogenannte intelligente Ausrichten beim exakten Positionieren von Elementen auf der Folie. Ist die Option Beim Ausrichten von Formen intelligente Führungslinien anzeigen im Menü von Abb. 7 aktiv, werden beim Verschieben einer Form automatisch Pfeile und gestrichelte Linien relativ zu anderen Elementen auf der Folie angezeigt. Wie in Abb. 10 zusehen ist, weisen diese Linien und Abstandshalter während des Bewegens auf gleiche Abstände, Größen und Positionen hin. Die Linien und/oder Pfeile erschienen nur, wenn die relative Position stimmt.
Werkzeuge zur nachträglichen Ausrichtung von Elementen
PowerPoint bietet außerdem auch einige sehr leistungsfähige Werkzeuge zum grundsätzlichen Ausrichten von Elementen. Diese Werkzeuge befinden sich wie in der unteren Abbildung zu sehen im Registermenü Start unter Anordnen und dort unter Ausrichten. Bevor die Option in diesem Menü gewählt wird, müssen die auszurichtenden Elemente auf der Folie markiert werden.
Die Funktion der einzelnen Tools wird in folgender Abbildung mit dem Vorher-nachher-Effekt ersichtlich. Die markierten Elemente können an einer Seite bündig gemacht bzw. oben oder unten ausgerichtet werden sowie zur Erzielung gleicher Abstände auch horizontal oder vertikal verteilt werden. Wird im Menü unten der Punkt An Folie ausrichten gewählt, bezieht sich das Zentrieren und Verteilen auf die Folie, sonst auf die Elemente (dazu muss mehr als eines markiert sein). Sind beim Ausrichten an der Folie mehrere Elemente markiert, werden diese ggf. exakt übereinandergelegt. Dies kann beispielsweise bei Animationen mit hintereinander an gleicher Position sichtbar werdenden Formen nützlich sein.
Es ist ein langer Weg mit der Maus, bis du über das Registermenü Start zu Anordnen und Ausrichten schließlich zur gewünschten Funktion kommst. Deshalb an dieser Stelle auch der Tipp, diese häufig notwendigen Funktionen in den Schnellzugriff einzubauen:
- Klicke den Befehl mit der rechten Maustaste an.
- Wähle aus dem Dialog wie in der unteren Abbildung Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen
- Wiederhole die Schritte 1 und 2, bis alle Befehle in deiner Schnellzugriffsleiste erscheinen.
- Die Position deiner Symbole kannst du über das Dropdownfeld der Schnellzugriffsleiste verändern.
Jetzt reicht ein einziger Klick, um auf deiner Folie Ordnung zu schaffen!
Fazit
Das PowerPoint-Raster ist eine Funktion von vielen zum „Aufräumen“ und zur vereinheitlichten Gestaltung aller Elemente in der gesamten Präsentation. Du kannst so dafür sorgen, dass – wo es sinnvoll ist – gestalterische Ordnung herrscht, die letztlich auch Teil einer Corporate Identity ist.
