Tutorial PowerPoint
Der Handzettel ist ein tolles Hilfsmittel während der Präsentation ©kontrastwerkstatt - stock.adobe.com
PowerPoint bietet vielseitige Optionen für den Ausdruck einer Präsentation. Welche Möglichkeiten es dabei gibt, wird ausführlich im Beitrag PowerPoint-Präsentationen professionell ausdrucken beschrieben. Eine der möglichen Druckoptionen ist der Ausdruck von Handzetteln. Das sind praktisch Miniatur-Ansichten aller Folien, wobei die Anzahl der Miniaturen angepasst und unterschiedliche Layouts gewählt werden können.
Ein Handzettel hilft dir während der Präsentation die Übersicht über deine Folien zu behalten. Links erkennst du ein einfaches Beispiel, wie ein Handzettel aussehen kann. Die etwas spartanische Gestaltung kann mit einigen Tricks aufgepeppt werden. Wir zeigen dir, wie das geht.
Einzige Variationsmöglichkeit: Anzahl der Folien pro Seite
Das in der rechten Abbildung gezeigte Druckmenü bietet unter Einstellungen die Möglichkeit, Handzettel auszudrucken. Die einzige auf den ersten Blick sichtbare Auswahl bezieht sich auf die Menge der Miniaturen pro Seite. Nach Auswahl der Anzahl kann dann noch zwischen dem Hoch- oder Querformat bzw. vertikaler oder horizontaler Ausrichtung gewählt werden.
Die Druckvorschau
Wie die Ausdrucke im Einzelnen aussehen, wird im Druckmenü in der Vorschau angezeigt. Du kannst damit ohne Papierverschwendung durch die ganze Präsentation klicken, um Darstellung und Lesbarkeit vor dem Drucken zu prüfen. In der linken Abbildung zeigen wir einige Beispiele der Darstellungsmöglichkeiten in Hoch- und Querformat.
Wie in der oberen Abbildung zu sehen ist, variiert die Größe der Miniaturen je nach gewählter Anzahl von Folien pro Druckseite sowie dem Hoch- oder Querformat. Völlig anders erscheint die Variante mit drei Folien pro Seite: Hier wird neben den Folien-Miniaturen auch ein Linienfeld für Notizen ausgedruckt. Im Querformat steht das Linienfeld unter den Miniaturen.
Kopf- und Fußzeile bearbeiten
Außerdem kannst du über den Text-Link unter dem Menü Kopf- und Fußzeile bearbeiten einen weiteren Dialog (siehe rechte Abbildung) aufrufen, der für den Handzettel-Druck noch weitere Optionen bezüglich der Inhalte von Kopf-/Fußzeile mit Freitext sowie Seiten- oder Datumsangaben erlaubt.
In den gezeigten Beispielen wurde eine Kopfzeile im Druckmenü eingegeben. Du kannst allerdings auch die Kopf- und Fußzeile individuell bearbeiten, indem du das Häkchen beispielsweise nur bei Datum und Uhrzeit und Seitenzahl setzt.
In dieser Abbildung sind nur die Seitenzahl und Datum und Uhrzeit für die Kopf- und Fußzeile des Handzettels ausgewählt.
Individualisierung des Handzettel-Layouts
Die etwas spartanische Gestaltung der Handzettel kann über die Masteransicht bearbeitet werden – allerdings nur in einem sehr beschränkten Umfang. Um die Bearbeitung zu öffnen, klickst du im Registermenü Ansicht auf Handzettelmaster (siehe untere Abbildung).
In den Master-Ansichten kann das Layout des Handzettels bearbeitet werden.
Die Funktionen des Handzettelmasters
Es öffnet sich eine neue Registerkarte mit dem Titel Handzettelmaster. Auf den ersten Blick bietet der Master folgende Bearbeitungsmöglichkeiten:
Seite einrichten
In der Gruppe Seite einrichten kannst du festlegen, in welchem Format du den Handzettel-Master bearbeiten willst, Hoch- oder Querformat, und wie viele Folien pro Seite es sein sollen. Je nach Auswahl ändert sich die Ansicht im Bearbeitungsbereich entsprechend. Mit den Optionen beim Ausdruck hat das nichts zu tun, das kannst du im Druckmenü festlegen.
Achtung
Beim Ändern der Foliengröße ist Vorsicht geboten. Tatsächlich wird damit das Format aller Folien in der gesamten Präsentation verändert und nicht nur die Einstellung beim Handzetteldruck. Ändere hier nur die Foliengröße, wenn du dir komplett sicher bist.
Design bearbeiten und Hintergrund
Mit den Einstellungsmöglichkeiten in den weiteren Gruppen Design bearbeiten und Hintergrund lassen sich Layout-Regeln für Farben und Typografien ändern - ausschließlich für den Handzettel.
Platzhalter
In der Gruppe Platzhalter kannst du Platzhalter für Kopf- und Fußzeile sowie Datum und Seitenzahl ausschalten, sodass sie nicht gedruckt werden, auch wenn du diese im Druckmenü auswählst. Das Setzen der Häkchen ist unabhängig von der Auswahl der Folien pro Seite: Werden die Platzhalter deaktiviert, gilt dies für alle Varianten.
Auf den ersten Blick scheinen die Optionen verwirrend und minimal sein, doch mit einem Griff in die Trickkisten, kann gewinnbringend am Handzettel gearbeitet werden.
Der Griff in die Trickkiste
Mit dem Griff in die Trickkiste kannst du einige Layoutveränderungen vornehmen. Es ist dazu notwendig, von den angebotenen Handzettel-Varianten nur eine einzige auszuwählen und später auch nur diese zu drucken. Wird eine Vorlage bearbeitet und später beim Drucken eine andere Druckausrichtung gewählt, kann es zu überraschenden Ergebnissen kommen.
Tipp
Starte die Bearbeitung des Handzettelmasters erst nachdem die Präsentation fertiggestellt ist - am besten an einer Kopie. Nur so kannst du mit Sicherheit ausschließen, dass dein Handzettel-Design keine Auswirkungen auf deine Präsentationsinhalte hat. Du verwendest dann die kopierte Datei für die Änderungen am Handzettel-Master und natürlich auch für den Ausruck der Handzettel.
Vorsicht bei der Bearbeitung eines Masters!
Wie die untere Abbildung zeigt, stehen auch die anderen Registerkarten Start, Einfügen, Zeichnen etc. zur Verfügung. Es ist deshalb möglich, den Master mit den gewohnten PowerPoint-Gestaltungswerkzeugen zu bearbeiten. Allerdings ist Vorsicht geboten, denn einige Funktionen wirken sich eventuell unbemerkt auf die Folien der Präsentation aus – deshalb die Sicherungskopie! Um nach der Bearbeitung des Masters wieder zu den Inhaltsfolien der Präsentation zurückzukommen, musst du wieder auf die Registerkarte Handzettelmaster klicken und dort auf Masteransicht schließen.
Aber keine Sorge mit unserer Anleitung bist du auf der sicheren Seite:
- Klicke in der Registerkarte Ansicht auf Handzettelmaster.
- Jetzt legst du dich zuerst auf ein Handzettel-Layout fest. Da du ein Handout machen möchtest, wählst du das Hochformat und entsprechend der linken Abbildung die Option 6 Folien aus.
- Wir können die angezeigte Ansicht mit allen PowerPoint-Werkzeugen bearbeiten: Textfelder und Formen einbauen, Muster oder auch Bilder einfügen und vieles mehr. Du kannst auch die vier vorgesehenen Textfelder in den Ecken bearbeiten, löschen und umformatieren.
- Aber es gibt (leider) Einschränkungen: Weder die Position noch die Größe der sechs Miniaturen kann geändert werden.
- Wähle das Registerkarte Start und füge beispielsweise eine folienfüllende Form ein, die du über Fülleffekt → Struktur mit einem Muster füllst
- Die rechte Abbildung zeigt ein beispielhaftes Ergebnis: Es wurde ein Logo eingefügt und eine Überschrift angelegt. Das erscheint dann auf jeder Seite. Die vorgegebenen Textfelder wurden gelöscht - bis auf das mit der Seitenangabe unten rechts. Hier wurde allerdings die Typografie geändert (Schriftgröße und Farbe) und die Position etwas verschoben. Die Kästchen mit den Folienpositionen sind nicht mehr zu sehen, selbst wenn du das gefüllte Rechteck in den Hintergrund legst. Im Ausdruck sind dann die Folien im Vordergrund.
- Gehe nun zurück zur Registerkarte Handzettelmaster und klicke dort auf Masteransicht schließen.
- Abschließend wählst du über die Registerkarte Datei → Drucken die Einstellungen Handzettel 6 Folien horizontal.
- Das Ergebnis siehst du in der linken Abbildung.
Auf diese Weise kannst du deiner Kreativität freien Lauf lassen und auch andere Designs erstellen. Du kannst immer in der Druckvorschau nachprüfen, ob das Ergebnis deinen Vorstellungen entspricht. Vorsicht ist bei eingefügten Bildern geboten: Wenn du beim Drucken die Format-Ausrichtung änderst, wird das Bild verzerrt. Auch bei manchen Schriftarten und Textfeldern sieht das Ergebnis möglicherweise anders aus als in der Master-Ansicht. Da kommst du leider nur mit Probieren zum Ziel.
Wenn du ein professionelles Handout erstellen willst, ist der Export des Handzettels in Word zu empfehlen.
Expertentipp: Handzettel nach Word oder PDF überführen
Manchmal ist es sinnvoll, wenn man die Handzettel nicht direkt in PowerPoint ausdruckt, sondern nach Word überführt. Hier hast du dann noch mehr Formatierungsmöglichkeiten und kannst Grafiken oder Fotos einfügen sowie Änderungen besser durchführen. Der Ablauf ist wie folgt:
- Zuerst klickst du auf Datei → Exportieren
- Dann auf Handzettel erstellen → Handzettel in Microsoft Word erstellen → Handzettel erstellen.
- Nun erscheint ein Menüfeld, in dem du das Layout der Handzettel bestimmen kannst. Wichtig: Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten:
- Mit der Auswahl Einfügen werden alle Folien aus PowerPoint lediglich „nur“ eingefügt. Für die meisten Fälle reicht dies aus.
- Bei Verknüpfung einfügen hast du den Vorteil, dass Änderungen / Aktualisierungen in der ursprünglichen PowerPoint-Datei automatisch angezeigt werden.
- Nun öffnet sich Word und du kannst deine Änderungen vornehmen bzw. die Datei abspeichern oder ausdrucken.
Achtung
Je nach Größe deiner PowerPoint-Datei kann dies u.U. etwas länger dauern. Eine erste Abhilfe schafft hier die Möglichkeit, alle Programme auf deinem Rechner zu schließen – evtl. sogar den Rechner neu zu starten – und nur PowerPoint zu öffnen, um den Arbeitsspeicher frei zu bekommen. Die andere Möglichkeit ist es, die PowerPoint-Datei aufzuteilen und den Prozess mehrmals anzustoßen oder die Aktion abzubrechen, nachzuschauen wie weit Microsoft gekommen ist, um dann in einer Kopie deiner PowerPoint-Datei die schon erfolgten Umwandlungen herauszunehmen. Den Vorgang wieder starten und danach fügst du die entstandenen Word-Dateien zu einer Gesamtdatei zusammen.
So erstellst du eine PDF-Datei deiner Handzettel
- Wähle zunächst wie üblich Datei → Drucken aus.
- Beim Druckfolienlayout bestimmst du dann das von dir gewünschte Layout der Ausdrucke.
- Normalerweise ist beim Ausdruck ein Standarddrucker eingestellt. Wähle statt diesem jetzt einen meist vorinstallierten PDF-Treiber aus, z. B. Microsoft to PDF.
- Dann klickst du auf Drucken.
- Je nach Größe deiner PowerPoint-Präsentation kann es nun einen Moment dauern, bis sich das Menü Druckausgabe speichern öffnet. Hier kannst du den Namen und den Speicherort vergeben - fertig.
