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Präsentationen mit PowerPoint erstellen: Ein Tutorial für die Grundlagen

Mit Microsoft PowerPoint können einfache Inhalte professionell und ansprechend dargestellt werden. Dafür bietet dir PowerPoint viele verschiedene Tools und Funktionen für die Erstellung einer Bildschirmpräsentation an. Durch Tutorials hast du die Möglichkeit, ohne viel professionelles Know-How abwechslungsreiche und ästhetische Folien zu gestalten.

Du wirst merken, dass die Erstellung einer PowerPoint-Präsentation wirklich einfach ist. Dennoch ist es ein großer Unterschied, ob du eine Standard-Präsentation mit Text auf weißem Hintergrund benutzt oder deinem Vortrag mit Hintergrundbildern, 3D-Videos und Sounds echten Pepp verleihst.

Um eine Präsentation in PowerPoint zu erstellen, benötigt es es mehrere Schritte, die nacheinander durchgeführt werden müssen.

Tutorial Schritt 1: Ein passendes Layout & Design auswählen 

Wird PowerPoint geöffnet, wirst du sofort mit dem ersten Schritt der Präsentationserstellung konfrontiert: Das passende Design auswählen. Das Programm bietet sehr viele verschiedene Designs an, die Auswahl erscheint im ersten Augenblick überfordernd.

Neben den kostenlosen Designs, welche von Microsoft Office angeboten werden, gibt es auch die Möglichkeit, Vorlagen selbst zu erstellen. Im Internet finden sich zahlreiche Anbieter, wie zum Beispiel cleverslide, welche Templates auch zum Kauf anbieten. Es gibt es verschiedene Themen und Kategorien, nach denen sich die Designs der Folien richten. Ob modern oder zeitlos, dezent oder impulsiv - es lassen sich für jeden Geschmack passende PowerPoint-Designs finden.

  • Einstellen lässt sich das Design unter der Registerkarte Entwurf im Menüband von PowerPoint. Dort finden sich viele Vorlagen, welche mit nur einem Klick sofort auf die eigenen Folien übernommen werden können.
Eine große Auswahl an vorgefertigten Designs bietet dir PowerPoint über die Registerkarte Entwurf

Zu den vorgeschlagenen Designs gehören auch eigens definierte Schriftarten, Farbverläufe, Hintergründe und Effekte. Jedes Design besitzt auch eine eigene Designidee, die mit einem Layout befüllt ist. Platzhalter, Formatierungs- und Positionierungsfelder bieten dem Nutzer eine einfache Richtlinie, wie Folien mit Inhalten befüllt werden können.

Der Aufgabenbereich Designideen, der sich nach einem Klick auf die gleichnamige Schaltfläche unter der Registerkarte Entwurf öffnet, hilft dabei, das richtige Design zu finden. Mit der Auswahl der Schaltfläche Hintergrund formatieren öffnet sich ebenso der entsprechende Aufgabenbereich auf der rechten Seite des PowerPoint-Fensters. 

Das Layout ist dabei auf jeder Folie individuell gestaltbar. Platzhalter und andere Felder können bei der Erstellung verschoben, gelöscht, vergrößert und verkleinert werden, bis die Gestaltung den eigenen Vorstellungen entspricht.

Das Layout kann auch alleine, also ohne ein bestimmtes Design, hinzugefügt werden.

  1. Die Registerkarte Start öffnen und die Schaltfläche Layout aussuchen.
  2. Es erscheinen verschiedene Vorlagen, die durch Anklicken auf die Folie übertragbar sind.
  3. Befindet sich das gewünschte Layout nun auf der Folie, können die Platzhalter (z.B. der Titel) und Hilfsfelder ebenfalls nach Belieben verändert und verschoben werden.
Hinweis

Es existieren auch eigene Vorlagen für Titelfolien, die auf diese übertragen und frei gestaltet werden können. Sie sind zum Beispiel im Aufgabenbereich Designideen zu finden.

PowerPoint-Tutorial Schritt 2: Text in die Folien einfügen 

Nachdem das passende Layout und Design ausgewählt worden ist, folgt die Einbindung von Text. Jedes Layout bietet dafür extra Platzhalter an, die für Texte gedacht sind. Diese lassen sich im Folienmaster einheitlich bearbeiten. Textboxen unterscheiden sich hier nach Feldern, wobei einige für Titel bzw. Überschriften gedacht sind. Andere dieser Felder sollen mit längeren Textpassagen oder Aufzählungen befüllt werden. 

Tipp

In einer PowerPoint-Präsentation sollten wirklich nur die wichtigsten Inhalte mittels Text erwähnt werden. Dabei ist auf Kürze und Verständlichkeit zu achten, da das Publikum sonst schnell das Interesse verlieren könnte.

Um Text in die PowerPoint-Präsentation einzufügen, bietet das Programm mehrere Möglichkeiten.

  1. Es wird ein Layout mit Textfeldern ausgewählt. In diese kann dann der gewünschte Text eingefügt werden.
  2. Es ist auch möglich, ein eigenes Textfeld einzufügen, in welches der Inhalt eingefügt werden kann. Diese Funktion findest du in der Registerkarte Einfügen unter der Schaltfläche Textfeld.
Tipp

Um in Microsoft PowerPoint eine Fußzeile oder einen Titel einzufügen, der auf allen Folien an derselben Stelle steht, sollte der Folienmaster verwendet werden. Dieser wird in der Registerkarte Ansicht mit einem Klick auf die gleichnamige Schaltfläche Folienmaster geöffnet.

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Tutorial Schritt 3: Grafiken, Bilder & Videos in die Präsentation hinzufügen

Neben Text können auch Grafiken, Bilder oder Videos in eine PowerPoint-Präsentation eingefügt werden. Die Einbindung von Bildern und Videos ist stark zu empfehlen, da Inhalte bildlich besser vermittelt werden können. Auch können Medienelemente einen Vortrag auflockern und den Zuschauern visuelle Reize liefern. Videos bieten ebenfalls die Möglichkeit, komplizierte Inhalte vereinfacht darzustellen und Abläufe aufzuzeigen.

Es gibt viele Elemente, die in PowerPoint eingebunden werden können

Grafiken und Bilder können bei Microsoft PowerPoint entweder von der Festplatte des PCs oder über das Internet in die Präsentation eingefügt werden. Das Programm bietet ebenso eine Online-Plattform an, über welche sich Nutzer Bilder für ihre Präsenationen herunterladen können. Bilder lassen sich, sobald sie in die Folie eingebunden worden sind, individuell bearbeiten und gestalten. PowerPoint bietet dazu eine Vielzahl von Werkzeugen und Funktionen an. Mit diesen kann beispielsweise die Größe skaliert werden. Bilder können auch verschoben werden und mit Filtern und Effekten versehen werden.

  1. Um Bilder einfügen zu können, muss die Registerkarte Einfügen geöffnet sein.
  2. In der Gruppe Bilder finden sich alle Optionen und Schaltflächen zum Einfügen von Bildern. Auch Screenshots können in eine Präsentation eingebunden werden. 
  3. Um eine Grafik im Aufgabenbereich „Grafik formatieren" zu bearbeiten, klickst du mit der rechten Maustaste darauf und wählt im Dropdown-Menü die Schaltfläche Grafik formatieren aus. 

Videos können ebenfalls entweder aus den Dateien der Festplatte eingefügt oder aus dem Internet heruntergeladen werden. Videos von Onlineplattformen (wie z.B. Youtube) können mittels eines Einbettungscodes oder Links auf eine PowerPoint-Folie verknüpft werden. Videos von der eigenen Festplatte lassen sich ganz einfach in eine Präsentation einbetten. Das bedeutet die Videos werden direkt in der Präsentation abgespeichert. Videos können aber auch verknüpft werden. In diesem Fall bleibt das Video im Ursprungsordner abgespeichert und vergrößert die PowerPoint-Datei dadurch nicht.

Hinweis

Eingebettete Videos vergrößern die gesamte PowerPoint-Datei. Dadurch kann es bei der Bildschirmpräsentation zu einer Verlangsamung kommen.

Die Schaltfläche, mit der Videos eingebunden werden können, befindet sich ebenfalls in der Registerkarte Einfügen. Es gibt auch die Möglichkeit, Bildschirmaufnahmen des PC-Desktop zu machen oder Audiodateien in eine Folie einzubinden.

PowerPoint-Tutorial Schritt 4: Weitere Folien hinzufügen

Bei PowerPoint können Folien, je nach Bedarf, neu hinzugefügt werden.

  1. Um eine Folie hinzuzufügen, einfach die Folie, hinter der die neue Folie erscheinen soll, mit der rechten Maustaste anklicken.
  2. Daraufhin erscheint ein neues Menüfenster mit der Option Neue Folie. Über denselben Weg können bereits vorhandene Folien mit ihrem Inhalt auch kopiert oder gar gelöscht werden.

Tutorial Schritt 5: Spezialeffekte einbinden 

PowerPoint bietet zahlreiche Spezialeffekte an, die auf alle Folienemente angewendet werden können. Für Bilder und Videos gibt es beispielsweise verschiedene Rahmen, Filter und Korrektureinstellungen. Auch die Form der Mediendateien lässt sich nach Belieben ändern.

PowerPoint bietet einige Spezialeffekte für Elemente
  • Um Bilder und Grafiken bearbeiten zu können, wird das gewünschte Bild markiert und in der Menüleiste von PowerPoint die Registerkarte Bildformat geöffnet. 
  • Zum Bearbeiten im Aufgabenbereich Grafik formatieren mit der rechten Maustaste auf die Grafik klicken und im Dropdown-Menü die gleichnamige Schaltfläche drücken.

Dasselbe gilt für Videos:

  1. Das gewünschte Video markieren und die Registerkarte Videoformat öffnen.
  2. Dort finden sich alle Optionen und Schaltflächen zur Bearbeitung eines Videos. Es ist möglich, Videos einzufärben, zu korrigieren und auch mit verschiedene Effekten und Filtern zu versehen. 

Animationen in PowerPoint einbinden

Alle Elemente, die in eine PowerPoint-Präsentation eingefügt werden, lassen sich auch mittels Effekten animieren. Die Animationseffekte sind unterteilt in Eingangseffekte, Hervorhebungseffekte, Ausgangseffekte und Animationspfade. Letztere definieren, in welche Richtungen sich die Animationen bewegen. 

Wird ein Text animiert, kann er beispielsweise in die Folie von einer Seite hineinschweben, dort wackeln, die Farbe ändern und unterstrichen werden, bis er wieder hinausschwebt. Dasselbe gilt auch für die Animation anderer Folienelemente. Ebenfalls kann die Dauer der Effekte individuell eingestellt werden. 

  • Um Animationen anzuwenden, muss das gewünschte Objekt markiert und dann die Registerkarte Animationen geöffnet werden. Dort finden sich alle Einstellungen und Schaltflächen für die Animationseffekte.

Ein Klick auf die Schaltfläche Animationsbereich öffnet nebenan den gleichnamigen Aufgabenbereich. Dort sind alle Animationseffekte einer Folie verzeichnet. Hier kann auch die Abfolge der einzelnen Effekte bearbeitet werden.

Hyperlinks in PowerPoint-Folie hinzufügen

In Microsoft PowerPoint können ebenfalls Hyperlinks in die Foliengestaltung miteingebunden werden. Diese Hyperlinks führen dabei meistens zu einer Internetseite oder zu einem auf einer Festplatte befindlichen Medienelement. Außerdem gibt es auch die Möglichkeit, Hyperlinks zu anderen Folien der Präsentation zu setzten. So kannst du flexibel innerhalb deiner Präsentation navigieren, ohne dabei den Fluss deiner Präsentation zu stören.

  1. Die Hyperlinks finden sich in der Registerkarte Start.
  2. Um ein Link zu setzen, muss dafür die gewünschte Textstelle markiert sein. Mit einem Klick auf die Schalfläche Link im Menüband, lassen sich die Hyperlinks unkompliziert einfügen.

Tutorial Schritt 6: Deine Präsentation richtig abspeichern

Hast du deine Präsentation fertig gestaltet, muss du diese natürlich abspeichern. Seit vielen Jahren werden PowerPoint-Dateien standardmäßig im Format .pptx abgespeichert.

Doch je nach Einsatzgebiet kann auch das Speichern unter einem anderen Dateiformat sinnvoll sein. Informiere dich daher am besten vorher, auf welchem Endgerät du die Präsentation halten musst.

Tutorial PowerPoint: Verschiedene Ansichten

In PowerPoint gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, Folien betrachten und bearbeiten zu können. Man unterscheidet zwischen den Präsentationsansichten und den Masteransichten.

In den Präsentationsansichten finden sich Schaltflächen für:

  • Normalansicht: Folien können nacheinander bearbeiten werden. Alle existierenden Slides werden in Miniaturansicht auf der Seite angezeigt.
  • Gliederungsansicht: Hier können Folien im Gliederungsbereich bearbeitet werden. Nutzer können hier mühelos zwischen den Slides hin- und herwechseln.
  • Foliensortierung: zeigt eine Übersicht aller Folien, sodass diese einfach angeordnet werden können.
  • Notizenseite: zeigt an, wie die Präsentation in Form von Notizzetteln ausgedruckt aussieht.
  • Leseansicht: spielt die Präsentation im PowerPoint-Fenster ab.

Masteransichten, wie beispielsweise der Folienmaster, sind sozusagen „Zentralen", von denen aus die Einstellung von Elementen (z.B. Fußzeilen) einheitlich für alle dazugehörigen Folien definiert werden kann.

Zu den Masteransichten zählen:

  • Folienmaster: Im Folienmaster können alle Objekte der Präsentations-Folien eingestellt werden, sodass Schriftart und
    -farbe, Überschriften, Fußzeile und andere visuellen Aspekte der Präsentation einheitlich erscheinen. 
  • Handzettelmaster: Werden neben der Präsentation noch Handzettel für das Publikum erstellt, ist der Handzettelmaster der Ort, an dem diese definiert werden können.
  • Notizenmaster: Hier kann eingestellt werden, wie Notizzettel für die Präsentation aussehen sollen.

Die verschiedenen Ansichten finden sich in der Registerkarte Ansicht und sind durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche sofort anwendbar. Du kannst auch immer wieder zwischen den Ansicht hin- und herwechseln.

Eine Übersicht über die verschiedenen Ansichten in PowerPoint

Die Referentenansicht 

Die Referentenansicht ermöglicht es Vortragenden die Präsentation gemeinsam mit den Sprechernotizen auf einem PC anzuzeigen. Das Publikum sieht die Präsentation auf einem anderen Bildschirm bzw. auf einer anderen Leinwand ohne diese Notizen. Die Referentenansicht bietet verschieden Tools, die die Darstellung von Informationen erleichtern. Für diese Ansicht sind allerdings zwei Bildschirme während der Präsentation nötig.

Der Präsentationsmodus 

Der Präsentationsmodus zeigt die PowerPoint-Präsentation, wie sie für das Publikum sichtbar ist. Hier werden also auch alle Animationen, Soundeffekte und Medieninhalte mitabgespielt. In diesem Modus ist eine Berarbeitung nicht möglich. Um den Präsentationsmodus zu starten, gibt es im oberen Menüband von PowerPoint eine eigene Schaltfläche, die die Präsentation sofort startet.

Fazit 

Mit Microsoft PowerPoint lassen sich einfache Texte in spannende Präsentationen sehr einfach erstellen. Das Office-Programm bietet zahlreiche Möglichkeiten, mit denen Präsentationsfolien optimal gestaltet werden können. Elemente wie Text, Bilder und Videos können direkt auf die Folien mit eingebunden werden und dort durch verschiedene Werkzeuge einer Bearbeitung (z. B. Aufgabenbereich Grafik formatieren unter der entsprechenden Schaltfläche) unterzogen werden. Auch unterhaltsame Animationseffekte lassen sich auf die Folienelemente anwenden, sodass Bewegung in die Präsentation kommt.

Die Nutzer von PowerPoint können sich einer großen Auswahl von Vorlagen und Designs (auch mithilfe des Aufgabenbereichs Designideen) sowie Werkzeugen wie dem Folienmaster und Funktionen bedienen, um ihre Inhalte gekonnt und hochwertig zu vermitteln. Dabei ist die Handhabung und Umsetzung in PowerPoint simpel gehalten, sodass auch Neulinge sich gut zurechtfinden.