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Diagramme PowerPoint

Zahlen mit Tabellen in PowerPoint eindrucksvoll präsentieren

Redaktionteam Cleverslide
bestehend aus Microsoft-zertifizierten PowerPoint-Experten

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Wir zeigen dir, wie du eindrucksvoll Tabellen präsentierst ©Erwin Wodicka - wodicka@aon.at

Umsatzzahlen, Budgets und Statistiken spielen in jeder Branche eine Rolle. Aber wie verpackst du sie richtig für deine Präsentation? Tabellen und anderes Zahlenmaterial sind auf dem Bildschirm oder der Leinwand schwerer zu lesen als auf Papier und wirken auf das Publikum schnell ermüdend. Was solltest du also beachten, wenn du Zahlen auf Folie anschaulich präsentieren willst?

  • Wichtig ist auf jeden Fall die Vorbereitung. Wahrscheinlich hast du deine Zahlen detailliert in einer Excel-Tabelle vorliegen. Überlege dir zunächst, welche Zahlen du deinem Publikum auf einer Folie präsentieren musst. Normalerweise reicht es aus, auf der Folie das Gesamtergebnis und wenige Zwischensummen zu präsentieren. Die Details gibst du deinen Zuschauern dann ausgedruckt als Handout oder als PDF-Datei.
  • Bedenke dabei auch, dass ein Zuschauer zum Betrachten einer Folie in einem Meeting meist viel weniger Zeit hat, als wenn er die Tabelle in Ruhe am eigenen Schreibtisch analysieren würde.
  • Hilf deinen Zuschauern, sich schnell in deiner Tabelle zu orientieren. Fette Schrift und farbige Hinterlegung von Zeilen lenkt die Aufmerksamkeit auf die wichtigsten Informationen.

PowerPoint bietet mit den Tabellentools unter Tabellenentwurf und Layout sehr viele Optionen, um deiner Tabelle eine ansprechenden Formen einen prägenden und informativen Ausdruck zu verleihen. Wir zeigen dir hier Schritt für Schritt, wie du deine PowerPoint Tabellen in Form bringst.

Tabellen in eine Folie einfügen

Wie bei so vielem hast du in PowerPoint verschiedene Möglichkeiten, eine Tabelle einzufügen:

Variante 1: Füge mit über die Registerkarte Einfügen → Tabelle Tabelle einfügen.

Variante 2: Nutze den Inhalts-Platzhalter auf dem Folien-Layout Titel und Inhalt.

Variante 3: Zeichne eine Tabelle aus Textfeldern oder Rechtecken.

Variante 4: Kopiere eine bestehende Tabelle aus Excel oder Word.

Jede dieser Methoden hat Vor- und Nachteile. Oft entscheidet die Form, in der dir die Daten vorliegen, über die schnellste Einfüge-Methode:

  • Wenn du die Daten handschriftlich vorliegen hast oder aus verschiedenen Quellen zusammenfügst, erstellst du die Tabelle am besten direkt in PowerPoint.
  • Wenn du schon eine Tabelle in Excel oder Word erstellt hast, kannst du sie von dort kopieren und in PowerPoint passend formatieren.

Wähle jeweils den für dich am besten passendsten Weg.

Um eine Tabelle zu erstellen, klicke beispielsweise im Register Einfügen auf Tabelle, es öffnet sich das in der Abbildung gezeigte Menü. Über die angezeigten Kästchen (1) kannst du mit der Maus die Anzahl der Spalten und Zeilen wählen. Im Beispiel wurde eine Tabelle mit 6 Spalten und 5 Zeilen ausgewählt, welche auch gleich in der Auswahl gelb angezeigt wird. Zusätzlich wird die Tabelle im Tabellen-Standardformat auf deiner Folie eingeblendet (2).

Die voreingestellten Optionen sind der erste Weg für die Erstellung einer Tabelle

Du kannst sowohl mit der Maus als auch über die Funktion Tabelle einfügen ...  die Größe der Tabelle festgelegen. Eingefügt wird die Tabelle aber erst, nachdem mit der Maus auf das Kästchen geklickt wurde. Alternativ kannst du auch im Menü auf Tabelle einfügen… (3) klicken und dann im oben gezeigten Dialogfeld (4) die Größe definieren.

Es ist empfehlenswert, die Anzahl der Spalten mit Bedacht zu wählen, da ein späteres Hinzufügen möglicherweise zu Formatierungsproblemen führt. Das Entfernen von Spalten bedeutet in der Regel weniger Aufwand bei der Nachbearbeitung. Bei der Anzahl der Zeilen ist die Genauigkeit nicht so relevant, Ergänzungen oder Löschen sind auch später kein Problem. Die Auswahl Tabelle zeichnen ist beim ersten Einfügen wenig hilfreich und auch zum Einfügen über den Punkt Excel-Kalkulationstabelle kommen wir später.

Format-Anpassungen der Tabelle sind Dank Tabellenformatvorlagen einfach möglich

Die von PowerPoint voreingestellte Darstellung deiner Tabelle kannst du nach Belieben ändern. Am Einfachsten geht das, indem du über die Registerkarte Tabellenentwurf die Tabellenformatvorlagen öffnest.

PowerPoint bietet dir unter dem Reiter Tabellenentwurf zahlreiche Formatierungsoptionen

Nach dem Einfügen der Tabelle sollte das Register Tabellenentwurf automatisch aktiv sein. du aktivierst es jederzeit, indem du eine Tabelle per Klick markierst. Im Anschluss wählst du einfach unter Tabellenformatvorlagen eine passende Formatvorlage für deine Tabelle aus. Je nach verwendeter PowerPoint-Vorlage hält PowerPoint eine ganze Palette von Tabellenformatvorlagen vor.

Tipp

Wenn dir eine Formavorlage besonders gut gefällt, kannst du diese mit einem Rechtsklick auf die Vorlage für die Zukunft als Standard-Tabellenformat festlegen – neu eingefügte Tabellen weisen dann immer diese Formartierung auf.

Formatvorlagen lassen sich mit nur einem Rechtsklick als Standard für deine Präsentation festlegen

Über die Tabellenformatoptionen am linken Rand kann die grundsätzliche Optik der Tabelle weiter verändert werden – mit diesen Formatoptionen kannst du einstellen, ob bestimmte Spalten oder Zeilen farbig hervorgehoben werden sollen. Beispielsweise lassen sich so die erste Zeile (Überschrift) oder letzte Zeile (Ergebniszeile)  sowie erste oder letzte Spalte farblich vom Tabellenrest abheben. Die Option gebänderte Zeile oder Spalte sorgt für eine abwechselnde Schattierung der Zeilen oder Spalten. 

Die Tabellenformatoptionen bieten dir weitere attraktive Formatierungsmöglichkeiten

Die Farbgebung der Tabellen kann zusätzlich mit dem gewohnten PowerPoint-Werkzeug Schattierung bearbeitet werden. Hierzu markierst du die einzelnen Tabellenfelder und wählst unter Schattierungen die passende Farbe aus. Ein Tabellenfeld ist ausgewählt, wenn der Cursor darin blinkt oder das Feld grau hinterlegt ist. Mehrere Tabellenfelder werden mit einem Klick in das Tabellenfeld und Ziehen mit der Maus über die weiteren Tabellenfelder markiert. Zum Markieren einer kompletten Spalte oder Zeile bewege die Maus von außerhalb der Tabelle auf die entsprechende Spalte oder Zeile zu, bis der Mauszeiger zu einem kleinen schwarzen Pfeil wird. Per Klick wählst du nun die betreffende Spalte oder Zeile aus und kannst sie bearbeiten.

Prinzipiell sind bei einer Tabelle alle gewohnten Bearbeitungsfunktionen möglich. du kannst Tabellenfelder mit Farben, Mustern oder auch Bildern füllen, Füllungen transparent machen, Textformatierungen oder Texteffekte einbauen. Dabei hast du den Vorteil, dass du die einzelnen Elemente nicht gruppieren musst - alle Felder der Tabelle bleiben beisammen. Je nach Darstellungsziel solltest du allerdings prüfen, ob andere Darstellungsmöglichkeiten wie beispielsweise SmartArt möglicherweise flexiblere Gestaltungsoptionen bietet.

Texte in der Tabelle formatieren

Das verwendete Textformat in der Tabelle entspricht dem vorgewählten Layoutstil, kann aber wie gewohnt über die Registerkarte Start → Schriftart und Absatz, bearbeitet werden. Bearbeitungen können auf einzelne Tabellenfelder, Spalten,  Zeilen oder die ganze Tabelle angewendet werden.

Im Register Layout unter Ausrichtung findest du noch weitere Möglichkeiten zum Ausrichten deines Textes. Nicht nur links-/rechtsbündig oder zentriert, sondern auch die Anordnung in der Tabelle und Textrichtung können eingestellt werden. Praktisch: Für die Textränder innerhalb einer Zelle sind unter Zeilenbegrenzungen mehrere Grundeinstellungen wählbar.

Die Eingabe von Text ist etwas gewöhnungsbedürftig, denn mit der Eingabe-/Enter-Taste springst du nicht ins nächste Feld (wie von Excel gewohnt), sondern machst eine Zeilenschaltung innerhalb des Felds. Ein Feld weiter geht es mit der Tabulator-Taste. Ein Tab im letzten Feld fügt eine weitere Zeile hinzu.

Tabellen nach eigenen Vorstellungen zeichnen

Die Funktion Tabelle zeichnen ist uns schon beim ersten Einfügen begegnet – es macht allerdings keinen Sinn, eine Tabelle von Grund auf zu zeichnen. Diese Funktion, die auch im Register Tabellenentwurf bei den Tabellentools zu finden ist, eignet sich eher für das manuelle Editieren vorhandener Tabellen und bietet hier nützliche Möglichkeiten. Die Linien können mit einem Stift in anderen Farben nachgezeichnet oder neu hinzugefügt werden. Mit dem Radierer werden einzelne Linien gelöscht.

Das Zeichnen bezieht sich auf die Linien der Tabellen, nicht auf die farbliche Hinterlegung der Zellen. So kannst du beispielsweise Zellen optisch zusammenfügen oder die Linienfarbe einzellner Zelle verändert. Wähle hierzu zu erst die passende Stiftfarbe und klicke auf Tabelle zeichnen. Der Mauszeiger wandelt sich zum Stift und du kannst die Rahmenlinien deiner Tabelle einfärben. Mit dem Radierer kannst du Rahmenlinien entfernen und beispielsweise nebeneinanderliegende Felder zusammenfügen. In einer Spalte kannst du so mehrere Zeilen zusammenfassen und beispielsweise einen Text gedreht oder gestapelt darstellen.

Tabellen-Inhalte erstellen und bearbeiten

Wen du deine Tabelle eingefügt hast und die grundsätzliche Farbgebung sowie die typographische Formatierung ausgewählt ist, kannst du die Tabellen-Inhalte eintragen.

Achtung

Deine vorgewählte Textformatierung behältst du nur, wenn die einzelnen Tabellenwerte manuell eingibst. Wenn du Daten aus einem anderen Programm mit Copy & Paste bzw. mit Kopieren und Einfügen übernimmst, gehen die Textformatierungen verloren. Also erst Tabelleninhalte einfügen, dann formatieren!

Bitte beachte außerdem, dass die gewohnten und beliebten Bearbeitungstools aus Microsoft Excel und Word in einer PowerPoint-Tabelle nicht zur Verfügung stehen. Felder-Beziehungen und Berechnungen sind daher grundsätzlich nicht möglich. Wähle aus diesen Grund ggf. den Zwischenweg über Excel, wenn du an den Ausgangsdaten noch tabellarische Berechnungen vornehmen musst. Bereite deine Tabellen-Inhalte besser dort vor, führe alle Berechnungen wie beispielsweise Summenbildungen durch und kopiere dann mit Strg + C die Tabelle in die Zwischenablage. Danach fügst du in PowerPoint eine neue Folie ein, entweder vom Typ Titel und Inhalt oder Nur Titel. Dort fügst du die Tabelle mit Strg+V ein. Die Anzahl der Zeilen wird beim Einfügen übernommen, wenn du die kopierten Inhalte in das erste Tabellenfeld deiner PowerPoint-Tabelle einfügst.

Aus so einer Excel-Tabelle, die Umsätze und Kosten von unterschiedlichen Handels-Filialen nach Quartalen aufzeigt,

wird in PowerPoint mit nur einem Mausklick diese optisch aufgewertete Version. In PowerPoint sieht das schon deutlich besser aus.

Auch wenn die optische Darstellung per Mausklick im Handumdrehen zu ändern ist – richtig attraktiv wird sie für das Publikum deiner Präsentation eher nicht sein. Tabellen sind von Natur aus langweilig. Aber das lässt sich mit den richtigen PowerPoint-Werkzeugen schnell ändern. 

Profi-Tipp: Excel Direkt-Import

Wird ein Ausschnitt aus einer Excel-Tabelle in eine PowerPoint-Folie eingebettet, bleiben die Excel Funktionen erhalten: Ein Doppelklick auf die eingebettete Tabelle und es öffnet sich die ursprüngliche Excel-Tabellen-Darstellung mit Zugriff auf die Excel Tools. Voraussetzung ist natürlich ein installiertes Excel-Programm. Das Einfügen erfolgt per Rechtsklick und Einbetten unter Einfügeoptionen.

Die eingebettete Tabelle ist praktisch eine Grafik mit einem Excel-Bearbeitungslink. Alle Veränderungen können nur nach Doppelklick durchgeführt werden. In der Tabelle sind alle Excel-Tools anwendbar, Text- und Formformatierungen funktionieren annähernd wie bei normalen PowerPoint-Tabellen, wobei sich die Tabelle ohne Doppelklick verhält wie eine Grafik.

Auf die Botschaft hinter den Tabellen-Inhalte kommt es an

Wie bei jeder PowerPoint-Folie musst du dich bei der Erstellung einer Tabellen-Folie fragen, was du bei der Präsentation zum Ausdruck bringen willst. Im Handout mag eine Tabelle einen hohen Stellenwert haben, schließlich ist der Informationsinhalt immens. Es empfiehlt sich deshalb immer, die Tabelle in „nüchterner“ Form in das gedruckte Handout zu legen – eventuell sogar als Excel-Ausdruck.  In der Präsentation kommt es meist nicht so gut, wenn du dem Publikum einen Blick auf ein Excel-Formular gibst.

Deshalb ist es bei Tabellen ganz besonders wichtig, eine übergeordnete Botschaft zu entwickeln. Bleiben wir bei obigem Beispiel mit der Umsatz-Tabelle: Es zeigt fiktiv die Leistung unterschiedlicher Filialen eines Einzelhandelsunternehmens über ein ganzes Jahr. Zur Bewertung müssen Umsätze, Kosten und die Anzahl der Mitarbeiter in Erwägung gezogen werden. All diese Daten sind in einer Tabelle dargestellt.

Das macht die Tabelle groß und unübersichtlich, gleichzeitig sind die Inhalte sehr klein. Die Lösung zu diesem Problem: Die Tabelle in mehrere Teile zerlegen und animiert präsentieren. In diesem Beispiel wurde in der Übersichtstabelle auf die Quartalsumsätze verzichten, sodass die Tabelle nun schon übersichtlicher und deutlich attraktive wirkt.

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