Wie du PowerPoint-Folien zielsicher verlinkst

Als PowerPoint-Anwender kennst du diese Situation: Du bist  auf einer Messe oder bei einem Verkaufsgespräch und kannst nicht immer planen, in welcher Abfolge du die Folien zeigst. Du musst interaktiv auf deinen Gesprächspartner eingehen und schnell zu bestimmten Folien wechseln. Wir zeigen dir, wie du mithilfe von Hyperlinks in PowerPoint gezielt Folien ansteuerst. Im folgenden Artikel erklären wir dir:

• welche Objekte sich als Hyperlink eignen,
• wie du Hyperlinks in deine Folien einbaust und
• wie du den Wechsel von PowerPoint zu Excel oder Word souverän steuerst. 

Mit diesem Know-how hebst du die Informationsqualität deiner PowerPoint-Präsentation und gehst interaktiv auf deinen Gesprächspartner ein.

Hyperlinks in PowerPoint gezielt einsetzen: So verweist du mit Hyperlinks auf zusätzliche Informationen

Sicherlich hast du dir, als PowerPoint-Anwender folgende Fragen des Öfteren gestellt: Wann ist es sinnvoll Hyperlinks, kurz Links, einzusetzen, und wie kannst du das interaktiv in PowerPoint umsetzen? Verwende Hyperlinks, wenn du deine Präsentation mit Informationen aus einer anderen Folie, Präsentation, Datei oder beispielsweise einem PDF aufwerten möchtest. In welchen Situationen du Hyperlinks einsetzt und welche PowerPoint-Elemente sich als Hyperlinks eignen, erklären wir dir im folgenden Abschnitt.

In diesen Situationen schaffst du durch Hyperlinks einen Mehrwert an Information:

• Ein Vortragender wechselt zum Beantworten einer Frage per Hyperlink schnell zu einer vorbereiteten Zusatzfolie.
• Ein Messebesucher navigiert schnell und punktgenau zu der Folie für ein bestimmtes Produkt und muss sich nicht alle Folien anschauen.  
• Ein Außendienstmitarbeiter öffnet direkt aus der Bildschirmpräsentation heraus eine PDF-Datei, die das Datenblatt zu einem Produkt in digitaler Form enthält.
• Ein Controller steuert aus der Präsentation heraus eine Excel-Mappe mit vorbereiteten Szenarien an.
• Ein QM-Verantwortlicher verzweigt aus seiner Präsentation in PowerPoint zu einem Qualitätsbericht in Word. 

Mit diesen PowerPoint-Elementen legst du interaktive Hyperlinks an:  

• Texte in Platzhaltern,
• selbst erstellte Textfelder,
• Formen wie z. B. Rechtecke oder Ellipsen,
• Grafiken und Fotos.

Dein Ergebnis: Du weißt, in welchen Situationen du Hyperlinks gezielt einsetzt und welche PowerPoint-Elemente sich als Hyperlinks eignen. Es stellt sich die Frage, ob sich für deinen Verweis eine Aktion besser eignet. Wir klären dich im folgenden Exkurs auf und nennen dir Einsatzmöglichkeiten beider Funktionen: Hyperlink oder Aktion.

Hyperlink oder Aktion - welche Funktion eignet sich am besten für deinen Querverweis?

Auf der Registerkarte Einfügen stehen dir zwei Möglichkeiten, Links und Aktion, zur Auswahl, um ein Objekt zu verlinken. Wir geben dir im folgenden Abschnitt praktische Tipps, in welchen Situationen sich welche Variante als Querverweis eignet.

Dein Ergebnis: Du weißt über die Einsatzmöglichkeiten beider Funktionen Bescheid und entscheidest dich für einen Hyperlink als Querverweis. In folgendem Abschnitt: Hyperlink in PowerPoint erstellen, erfährst du, wie du den Verweis auf einfachem Wege in deine Folien einbaust.

Hyperlink in PowerPoint interaktiv erstellen: So baust du ein Wort als Hyperlink zu einer bestimmten Folie ein

Von Webseiten kennst du Hyperlinks als unterstrichene blaue Texte, die nach dem Anklicken ihre Farbe verändern. Dies ist die einfachste und am meisten verbreitete Variante. In PowerPoint kannst du solche Hyperlinks anlegen, durch die du beim Anklicken deines Textes zu einer bestimmten Folie wechselst. Egal, ob du einzelne Buchstaben, Worte oder eine Wortgruppe als Text-Hyperlink nutzt, das Vorgehen ist dasselbe. Wie du auf einfachem Wege ein Wort als Hyperlink zu einer bestimmten Folie einbaust, zeigen wir dir im folgendem Abschnitt.

Wie du ein Wort als Hyperlink zu einer bestimmten Folie einbaust

Angenommen, du möchtest ein Wort als Hyperlink zu einer anderen Folie in der Präsentation nutzen, dann gehe wie folgt vor:

4. PowerPoint listet unter Folientitel alle Folien mit ihrem Titel auf. Beim Klick auf einen Eintrag erhältst du rechts daneben ein Vorschaubild der Folie.
5. Markiere den Eintrag der gewünschten Folie und schließe den Vorgang mit OK ab.

Wie du Hyperlinks nachträglich bearbeitet oder entfernst

Gehe wie folgt vor:

Dein Ergebnis: Du hast den Inhalt deiner PowerPoint-Folie mithilfe eines Hyperlinks durch eine mehrwertige Information einer Folie aufgewertet. Möchtest du über eine Übersichtsfolie auf einfachem Wege zum richtigen Thema springen? In folgendem Abschnitt werden zielgruppenorientierte Präsentationen mit Hyperlinks beleuchtet.

Zielgruppenorientierte Präsentationen mit Hyperlinks: So navigierst du gezielt innerhalb deiner Präsentation 

Als PowerPoint-Anwender kennst du diese Situation: In einer Besprechung werden verschiedene Alternativen vorgestellt. Zu jeder hast du mehrere Folien mit Vor- und Nachteilen vorbereitet. Doch du weißt nicht, in welcher Reihenfolge die zur Auswahl stehenden Alternativen besprochen werden. Wie kannst du das flexibel handhaben? Erstelle einfach eine Übersichtsfolie. Nimm diese als Basis, um per Mausklick zu den verschiedenen Detailfolien zu navigieren. Im Folgenden stellen wir dir Schritt für Schritt vor, wie du eine Übersichtsfolie zur Navigation erstellst.

Zielgruppenorientierte Präsentation - wie du mit Hyperlinks von einer Übersichtsfolie zum richtigen Thema springst

Gehe wie folgt vor:
Schritt 1: Erstelle einen Screenshot der Detailfolie für deine Übersichtsfolie

Schritt 2: Erstelle eine zielgruppenorientierte Präsentation 
Gehe wie folgt vor:

1. Wähle Bildschirmpräsentation → Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation  → Zielgruppenorientierte Präsentationen.

2. Klicke auf Neu, um die erste Teilpräsentation zu erstellen.
3. Trage in das Eingabefeld oben einen aussagekräftigen Namen ein.
4. Markiere im linken Fenster die Folien, die zu der zielgruppenorientierten Präsentation gehören.
5. Klicke in der Mitte auf Hinzufügen, dann auf OK. 
6. Nun kannst du auf Zielgruppenorientierte Präsentation Schließen klicken. 
7. Wiederhole die Schritte 1 bis 5, um weitere Teilpräsentationen zu definieren. 

Schritt 3: Verknüpfe die zielgruppenorientierten Präsentationen anschließend per Hyperlink mit den Folienminiaturen.
Gehe wie folgt vor:

1. Klicke die erste Folienminiatur an.
2. Rufe Einfügen/Links → Link → Link einfügen auf.
3. Wähle links Link zu → Aktuelles Dokument.
4. Scrolle im mittleren Fenster nach unten bis zum Abschnitt Zielgruppenorientierte Präsentationen.
5. Wähle die entsprechende Teilpräsentation aus.
6. Kontrolliere deine Auswahl in der Folienvorschau.

7. Aktiviere darunter Anzeigen und zurück.
8. Bestätige deine Auswahl mit OK.
9. Wiederhole diese Schritte für die verbleibenden Folienminiaturen.

Du kannst nun von der Übersichtsfolie aus die Teilpräsentationen in beliebiger Reihenfolge aufrufen. Nach jedem Teil kehrst du automatisch zur Übersicht zurück

Dein Ergebnis: Durch eine automatisch generierte Übersichtsfolie mit verlinkten Miniaturbildern unterstreichst du die Interaktivität deiner Präsentation. Suchst du weitere interaktive Tipps und Tricks rund um die Funktion Zoom in PowerPoint? Hier findest du weitere Informationen. Im nächsten Abschnitt Interaktive Hyperlinks vermitteln wir praxisorientierte Beispiele.

Interaktive Hyperlinks: Tipps und Tricks rund um Hyperlinks in PowerPoint

Hyperlinks sind ideal, um deine Präsentationen interaktiv zu machen. Tipps und Tricks, was du über die allgemein geläufigen Möglichkeiten hinaus mit Hyperlinks machen kannst und wie du Probleme mit Hyperlinks lösen kannst, findest du im folgenden Abschnitt. Wir zeigen dir, wie du: 

• "intelligente Hyperlinks" mit Hinweistext erstellst,
• Formen, Fotos und Piktogramme als Hyperlink verwendest,
• unsichtbare Hyperlinks erstellst und
• mifhilfe von Hyperlinks den Wechsel von PowerPoint zu Excel oder Word souverän steuerst.

Setzt du dieses Wissen gezielt ein, begeisterst du dein Publikum mit hochwertig aufbereiteten Informationen.

Wie du "intelligente Hyperlinks" mit Hinweistext erstellst

Du hast einen Hyperlink in Form eines Textes angelegt. Er ist während der Bildschirmpräsentation als unterstrichener blauer Text gut erkennbar. Doch Vortragende wissen nicht, was dieser Hyperlink auslöst. Versieh aus diesem Grund Hyperlinks mit einem Hinweistext.

Gehe wie folgt vor:

Wie du Formen, Fotos und Piktogramme als Hyperlink verwendest

Nutze Formen, Fotos oder Piktogramme. Baue damit beispielsweise eine bildhafte Agenda oder eine Navigation mit Symbolen auf.

Gehe wie folgt vor:

1. Erstelle unter Einfügen/Illustrationen → Formen beispielsweise ein Rechteck und markiere es.
2. Lege mit STRG + K den Hyperlink fest.
3. Trage unter QuickInfo-Text einen aussagekräftigen Hinweistext für den Vortragenden ein.

Wie du unsichtbare Hyperlinks erstellst

Ein Text soll als Hyperlink dienen, aber er soll weder eine andere Schriftfarbe erhalten noch unterstrichen sein? Teile einer SmartArt-Grafik, eines Diagramms oder einer Objektgruppierung sollen als Hyperlink dienen? Was unmöglich erscheint, meisterst du mit den folgenden Tipps.

Wie du mithilfe von Hyperlinks den Wechsel von PowerPoint zu Excel oder Word souverän steuerst

Als PowerPoint Anwender weißt du, dass es wenig sinnvoll ist, große Excel-Tabellen auf eine Folie zu quetschen. Es ist für dich und dein Publikum besser, aus der Bildschirmpräsentation heraus das betreffende Excel-Arbeitsblatt zu öffnen. Dieser Weg ist technisch unkompliziert. Es reicht ein Hyperlink von der Folie zum Excel-Arbeitsblatt. Wie dir das einfach gelingt, verdeutlichen wir dir in diesem Abschnitt anhand von zwei Schritten.
Gehe wie folgt vor:

Schritt 1: Beginne den Vorgang in Excel:

1. Damit der Hyperlink aus PowerPoint zielgenau zur richtigen Stelle in der Excel-Mappe führt, vergib im gewünschten Arbeitsblatt einen Namen.
2. Markiere dazu Zelle A1 und öffne mit STRG + F3 das Dialogfeld, in dem du den Namen eingibst, in unserem Beispiel "Kostenplan".

Schritt 2: Wechsle zu PowerPoint und zu der Folie, von der aus du das Excel-Blatt aufrufen möchtest. 

1. Zeichne über Einfügen/Illustrationen → Formen ein Rechteck oder füge ein passendes Bild ein.
2. Markiere das Objekt und rufe mit STRG + K das Dialogfeld zum Einfügen eines Hyperlinks auf.
3. Klicke im Dialogfeld links auf Datei oder Webseite.
4. Wähle über Suchen in die Excel-Datei aus.
5. Damit der Hyperlink zum richtigen Arbeitsblatt führt, ergänze im Eingabefeld Adresse hinter dem Dateinamen das Rautezeichen (#) und den definierten Namen. In unserem Beispiel lautet er "Kostenplan".
6. Während der Bildschirmpräsentation genügt ein Klick auf den Hyperlink, um zu dem Excel-Blatt zu wechseln. 
7. Schließe Excel, um die Bildschirmpräsentation fortzuführen. 

Interaktiv präsentieren 

In PowerPoint-Präsentationen ist das Einfügen von Hyperlinks in vielen Situationen hilfreich. Mit einem Klick kannst du durch Hyperlinks in Form von Texten, Fotos oder Illustrationen sofort zum richtigen Thema springen. So betonst du deine Kompetenz und wirkst souverän vor deinem Publikum. Dieser Artikel bietet dir ein besonderes Spektrum an praxisorientierten Tipps und Tricks, die zeigen,

• welche Objekte sich als Hyperlink eignen,
• in welchen Situationen sich Hyperlinks als Verweis auf mehrwertige Informationen besonders gut eignen,
• wie du Hyperlinks in deine Folien einbaust und
• wie du den Wechsel von PowerPoint zu Excel oder Word souverän steuerst. 

Präsentationen, die deinem Publikum hochwertigen, flexiblen und aussagekräftigen Inhalt bieten, sind heutzutage ein entscheidender Faktor, um neue Kunden zu akquirieren. Aus diesem Grund empfehlen wir dir unseren Praxistipp Wie du fokussiert und interaktiv vor Publikum präsentierst. Du erfährst, wie du mit zielgerichteten Präsentationen deinen Vortrag lebendiger gestaltest und Interesse für das Thema bei deinem Publikum erzeugst.

Wir hoffen, dieser Artikel hat dir gefallen und wir haben dir anhand von bewährten Beispielen und Tipps mehrwertiges Know-how vermitteln können. Wenn du Fragen zu Themen oder neue Themenvorschläge für uns hast, kontaktiere uns. Wir freuen uns auf dich.

PowerPoint-Expertentipp: So fügst du auch in älteren PowerPoint-Versionen gekonnt Hyperlinks ein

Als PowerPoint-Anwender bist du offen für neue Ideen und hilfreiche Werkzeugen? Dann bist du hier richtig. Monatlich stellen wir dir hilfreiche Beispiele, besondere Tipps und interessante Exkurse rund um PowerPoint vor. Hast du spezielle Fragen rund um PowerPoint, die dir kein Artikel bisher beantworten konnte? Wir gehen dir gerne helfend zur Hand und unterstützen dich mit „Antworten vom Experten“.
Dein Redaktionsteam

Frage: Beim Erstellen meiner Unternehmens-Präsentation ist mir aufgefallen, dass ich keine Hyperlinks zu einem PDF mit Detailinformationen hinzufügen kann. Eventuell liegt es an der älteren PowerPoint-Version 2003, die ich einsetze? Was kann ich in diesem Fall tun?

Antwort:  Insbesondere bei den älteren Versionen 97 bis 2003 kann es passieren, dass der Speicherplatz für Hyperlinks innerhalb der Datei voll ist. In diesem Fall kannst du deine Präsentation in mehrere Teilpräsentationen aufteilen, die du miteinander verlinkst. Lässt sich ein einzelner Hyperlink nicht setzen, prüfe, ob der Folientitel ein Komma enthält. Kannst du den Folientitel nicht umformulieren, ersetze das Komma mit der Tastenkombination ALT + 0130 (auf dem Ziffernblock) durch das halbe Anführungszeichen.