PowerPoint komprimieren — So verkleinerst du deine PowerPoint Datei ohne Qualitätsverlust

Musst du deine PowerPoint-Dateien per E-Mail versenden oder zwischen Netzwerken hin und her kopieren? Dann kann die Dateigröße schnell problematisch für dich werden. Die Schuld an immer größer werdenden Dateien haben vor allem die eingefügten Medien bzw. die Ausgangsdateien der eingefügten Bilder, Fotos, Video- und Audio-Dateien. Dieses Problem lässt sich allerdings leicht beheben, indem du PowerPoint anweist, alle inkludierten Mediadateien zu komprimieren und somit die gesamte PPT- Datei verkleinerst. In diesem Beitrag stellen wir dir praxisorientierte Lösungen und interessante Funktionen vor, wie du auf unkompliziertem Wege deine PowerPoint-Datei ohne Qualitätsverlust komprimierst und dadurch schnell und einfach die Größe deiner PowerPoint Datei reduzierst. Du erfährst von uns, wie du

• Bilder in PowerPoint ohne Qualitätsverlust komprimierst,
• Video- und Audio-Dateien in PowerPoint verkleinerst und damit den Speicherplatz reduzierst,
• nachträglich die Größe von Videos und Sounds in PowerPoint optimierst,
• deine PowerPoint-Datei verkleinerst, indem du diese in eine PDF-Datei konvertierst,
• die Größe deiner PowerPoint-Datei verkleinerst, indem du diese als ZIP- Datei verpackst,
• ausgeblendete Folien und Inhalte entfernst,
• alternative Cloud-Dienste wie OneDrive, Dropbox und Google Drive nutzt, um deine PowerPoint-Dateien zu verteilen und
• speicherintensive PowerPoint-Dateien entlarvst.

Zudem verraten wir dir in unserm Expertentipp: Bilder komprimieren – gekonntes Einfügen spart weiteren Speicherplatz – einen Trick, wie du bei einem mehrfach verwendeten Bild deiner Präsentation die zugehörige Bilddatei nur ein einziges Mal speicherst. Mit diesem Wissen vermeidest du hohe Speicherkapazitäten und kannst deine PowerPoint-Präsentation einfach per E-Mail oder als Handout an dein Publikum verteilen.

Bilder komprimieren – PowerPoint-Datei verkleinern – So behältst du die optimale Auflösung und Qualität

Für eine Messeveranstaltung hast du in letzter Sekunde eine sehr umfangreiche Produktpräsentation fertiggestellt. Gefüllt mit einer großen Anzahl an qualitativ hochwertigen Bildern ist diese schnell auf ein enormes Datenvolumen herangewachsen. Nun ist die Dateigröße deiner Präsentation zu groß, um sie per E-Mail an Kollegen vor Ort zu senden. Die Zeit wird knapp. Wie kannst du die PowerPoint-Datei schnell und unkompliziert – ohne zusätzliches Grafikprogramm – reduzieren? Nur die Ruhe. Wir verraten dir eine wirkungsvolle Funktion: Alle Bilder komprimieren in PowerPoint. Mit dieser schaffst du diesem Problem einfach Abhilfe. Damit komprimierst du rasch deine PowerPoint-Präsentation und verringerst den Speicherplatz enorm. So gelingt es dir, deine Produkt-Präsentation zur rechten Zeit per E-Mail an deine Kollegen vor Ort senden. Wie du diese zeitsparende Lösung in der Praxis umsetzt, zeigen wir dir in Form unseres Videos oder unserer Schritt für Schritt-Anleitung.

Video-Tutorial – Bilder komprimieren in PowerPoint

PowerPoint bietet dir mit der Option: Bilder komprimieren eine effektive Lösung, alle Bilder auf einmal zu komprimieren oder einzelne Bilder auszuwählen, um deine Dateigröße zu minimieren. Wir zeigen dir in diesem Video, wie du Bilder ohne Qualitätsverlust komprimieren kannst.

Schritt für Schritt-Anleitung: PowerPoint-Bilder komprimieren

Bevor du mit der Komprimierung deiner Bilder startest: Bedenke, dass die Komprimierung eines Bildes automatisch auch dessen Qualität verringert. Ist es nicht unbedingt notwendig, Dateigröße zu reduzieren, verwende besser die höchstmögliche Qualitätsauflösung. Je nachdem, ob du deine Präsentation ausdrucken oder sie per Mail verschicken möchtest, sollte die Datei Bilder in unterschiedlichen Auflösungen enthalten. Für den Mailversand darf die Datei klein sein. Für den Ausdruck sollten die Bilder und Fotos möglichst unkomprimiert in hoher Auflösung in die Präsentation eingebunden sein. Beim Speichern kannst du einstellen, ob du die Bilder komprimieren oder diese möglichst verlustfrei in hoher Auflösung behalten möchtet.

Gehe wie folgt vor:

1. Öffne deine PowerPoint-Folie.
2. Wähle das Bild, das du komprimieren möchtest mit einem Klick auf das Bild aus.

4. Es erscheint das Dialogfeld Bilder komprimieren. Hier legst du in den Einstellungen fest, ob nur dieses Bild verkleinern möchtest oder nicht. Möchtest du alle Bilder deiner Präsentation herunterrechnen lassen, entferne das Häkchen bei Nur für dieses Bild übernehmen.

5. Unter Auflösung legst du deine künftige Qualität der Präsentation fest.
   Gängige Optionen aus der Praxis:

6. Bestätige deine Eingabe mit OK.

So löscht du die Bearbeitungsdaten in deiner PowerPoint-Präsentation

Ist die PowerPoint-Präsentation immer noch zu groß? Dann empfehlen wir dir, die Bildbearbeitungsdaten zu löschen. Beachte jedoch, dass diese Funktionnicht nur den Verschnitt, sondern auch die Originalversionen der bearbeiteten Bilder unwiderruflich aus deiner PowerPoint-Datei entfernt. Wie du das einfach in die Praxis umsetzt, verraten wir dir in folgendem Absatz.

Du hast auf einfachem Wege deine Bilddateien komprimiert. Auch Video oder Audio-Dateien sorgen in deiner Präsentation für einen hohen Speicherbedarf. Wie du die Dateigröße deiner PowerPoint Video-Dateien mit der Funktion Medien komprimieren problemlos verringerst, erfährst du in folgendem Abschnitt.

PowerPoint Video-Dateien komprimieren – So verkleinerst du den Speicherplatz für Video- oder Audio-Dateien

Setzt du Video und Sound in deiner PowerPoint-Präsentation ein, erhöhst du die Attraktivität und vermittelst deinem Publikum zusätzliches Know-how. Auch unterstreichst du deine Kompetenz und setzt deine Präsentation auf ein hochwertiges Niveau. Bedenke jedoch, Video- und Audio-Dateien können die Dateigröße stark erhöhen und das erschwert die Verteilung deiner PowerPoint-Datei. Aus diesem Grund lohnt es sich für dich, deine PowerPoint-Dateien zu komprimieren. Damit verringerst du auf unkomplizierte Weise die Speicherkapazität deiner PPT-Dateien. Wir stellen dir in folgendem Absatz mit der Funktion Medien komprimieren eine einfache Lösung vor, wie du die Dateigröße für Video- oder Audio-Dateien unkompliziert verringerst.

Welche Fehler du beim Verwenden von Bildern unbedingt vermeiden solltest, erfährst du in diesem Artikel.

Video- und Audio-Dateien komprimieren: Wie du die Dateigröße deiner Mediendatei verkleinerst

Verfügst du über eine speicherintensive Präsentation, die du an eine andere Person weitergeben möchtest, nutze die Funktion Medien komprimieren.

Gehe wie folgt vor:

1. Öffne deine PowerPoint-Präsentation.
2. Wähle über Datei → Informationen den Befehl Medien komprimieren aus.
   Dieser Bereich ist nur dann sichtbar, wenn sich eine Video-Datei in der Präsentation befindet.
3. Entscheide dich für eine der drei Komprimierungsqualitäten.

• Für moderne, hochauflösende Geräte wähle Full HD (1080p).
• Nimm HD (720p), wenn du einen Kompromiss zwischen Bildqualität und Speicherplatz eingehen musst. 
• Standard (480p) verwende nur in Ausnahmefällen, da die Qualität stark reduziert wird. 

4. PowerPoint komprimiert die Datei und du erhältst eine Meldung, wie viel Speicherplatz eingespart wurde.

Du hast auf einfachem Wege deine Video-Dateien komprimiert. Suchst du nach einer einfachen Lösung, deine Präsentation als Handout weiterzugeben, indem du Bilder komprimierest und Medien wie Videos und 3D-Modelle einfach entfernst? Wie du PowerPoint-Datei in eine PDF-Datei konvertierst, erfährst du in folgendem Exkurs.

Exkurs: PowerPoint-Datei in eine PDF-Datei konvertieren — So verringerst du die Größe deiner PPT-Datei

Du möchtest deine Präsentation als Handout weitergeben, Bilder komprimieren und Medien, wie Videos und 3D-Modelle, einfach entfernen? Dann haben wir die richtige Lösung für dich. Mit der Funktion PDF-Datei konvertieren ermöglichst du es deinen Zuschauern, deine Präsentation auch ohne PowerPoint anzusehen. Ein PDF-Dokument hat viele Vorteile. Die Formatierung sieht unabhängig vom Betriebssystem immer gleich aus und die Dokumente benötigen wenig Speicherplatz. Speicherst du eine Präsentation als PDF-Datei ab, frierst du die Formatierung und das Layout ein. Wie du das einfach in der Praxis umsetzt, erfährst du in diesem Online-Beitrag.

PPT komprimieren – So verpackst du deine PowerPoint Datei als ZIP- Datei

Du möchtest deine PPT mit jemandem teilen? Dann kann das ZIP-Dateiformat helfen, die Größe der PowerPoint zu verringern. ZIP- Dateien sind verpackte Dateien, welche aber um verwendet zu werden, zuvor wieder in ihren ursprünglichen Zustand entpackt werden müssen. Auch wenn diese Methode kurzweilig etwas Platz sparen kann, reicht es möglicherweise nicht aus, um sie per E-Mail zu versenden.

Das Verpacken einer speicherintensiven Datei in das ZIP-Dateiformat hat leider den gewünschten Erfolg nicht gebracht. Wie File-Sharing-Plattformen wie Google Drive, Dropbox, OneDrive dich bei der Verteilung effizient unterstützen, erfährst du in folgendem Abschnitt.

Alternative Cloud-Speicherdienste: OneDrive, Dropbox, Google Drive für den Datenaustausch nutzen

Möchtest du Dateianhänge wie Dokumente, Fotos oder ganze Ordner online versenden, aber dein E-Mail-Dienst lässt nur viel kleinere Dateianhänge zu? Dann haben wir optimale Lösungen für dein Anliegen. Lade deine Dateien auf File-Sharing-Plattformen wie: Google Drive, Dropbox oder OneDrive hoch. Damit stehen deine Dateien via Internet umgehend auf allen Geräten zum Bearbeiten zur Verfügung. Die Cloud-Speicher unterscheiden sich voneinander, vor allem wenn es um den verfügbaren Speicherplatz geht. Viele Cloud-Anbieter bieten kostenlosen Onlinespeicher und spezielle Funktionen für Office & Fotos. Wir geben dir in folgendem Abschnitt einen kurzen Überblick über Google Drive, Dropbox und OneDrive. Damit erleichtern wir dir die Entscheidung, welcher Speicherdienst für dich am sinnvollsten ist.

Cloud-Speicherdienste: OneDrive, Google Drive, Dropbox – kurz erklärt

OneDrive ist ein Cloud-Speicherdienst. Das bedeutet, dass du deine Dateien online hinterlegen kannst und von überall auszugreifen kannst. Der Cloud-Speicherdienst hat seinen Schwerpunkt auch auf Teamwork-Funktionen gelegt. Anwender können schnell und einfach Dokumente mit anderen Anwendern teilen, ohne dass diese sich an OneDrive anmelden müssen. OneDrive bietet dir kostenlos fünf GB Speicherkapazität und verfügt über eine automatisierte Office-Anbindung.

Google Drive:  Mit diesem Filehosting-Dienst stellt dir Google LTTD. 15 GB kostenlosen Speicherplatz zur Verfügung. Das Filehosting ermöglich dir: das Speichern von Dokumenten in der Cloud, das Teilen von Dateien und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten.

Dropbox ist ein Cloud-Storage-Anbieter und bietet dir zwei GB kostenlosen Speicherplatz an. Du kannst von PCs und Macs oder Mobilgeräten wie Android-Smartphone, iPad oder iPhone auf wichtige Daten zugreifen. Dropbox ähnelt einer Internet-Festplatte: Legst du eine Datei in deinem Dropbox-Ordner ab, hast du auch die Möglichkeit, sie per Link zu teilen. So können andere Personen auf deine Datei zugreifen und diese sogar bearbeiten. Dadurch kannst du auch Dateien verbreiten, die für eine E-Mail zu groß sind.

Du ziehst es vor, speicherintensive Dateien aus deiner Präsentation herauszufiltern, anstatt diese extern an einen Cloud-Dienstleister auszulagern?Auch das stellt für dich kein Problem dar. Wie du große Dateien einfach entlarvst, erfährst du in unserem Profi-Trick in folgendem Abschnitt.

PowerPoint Dateien komprimieren – So entlarvst du speicherintensive PowerPoint-Dateien

Das kommt dir sicherlich bekannt vor: Über die globale Einstellung Alle Bilder komprimieren hast du die Dateigröße verringert, aber die Qualität einiger Bilder leidet: Kleinere Details werden unscharf oder pixelig. Auch hier haben wir eine Lösung für dich parat. Komprimiere aus Qualitätsgründen nur die tatsächlich zu großen Bildern und behalte alle anderen bei. Wie du große Dateien einfach entlarvst, indem du die Struktur einer PowerPoint-Datei genauer erforschst, erfährst du in unserem Profi-Trick.

Wie du speicherintensive PowerPoint Dateien herausfindest

Einfach erklärt, ist eine PowerPoint-Datei in Wirklichkeit ein komprimierter Datei-Container. In diesem sind mehrere Dateien und Verzeichnisse in eine pptx-Datei komprimiert. Beim Öffnen einer PowerPoint-Datei entpackt PowerPoint „intern“ diesen Container und öffnet die Präsentation. Zum Packen wird das Windows-Standardformat .zip verwendet. Deshalb ist es mit einem Trick möglich, den Container im Explorer zu öffnen.

Der Trick funktioniert wie folgt: 

1. Zeige deine Datei im Windows Explorer an und markiere sie.

3. Hänge an den Dateinamen „.zip“ an. Vergiss dabei den Punkt nicht.
4. Bestätige deine Eingabe, indem du die Eingabe-Taste oder außerhalb des Dateinamens klickst.
5. Beantworte den Warnhinweis mit Ja.
6. Bestätige den Dateinamen mit einem Doppelklick.
7. Der Zip-Container wird jetzt im Explorer geöffnet und du siehst die eigentliche Struktur der PowerPoint-Datei, wobei für dich ausschließlich das Unterverzeichnis media im Verzeichnis ppt interessant ist. Wenn du es im Explorer öffnest, siehst du die verwendeten Grafik-Dateien und die jeweilige Dateigröße.
8. Öffne die Datei mit einem Doppelklick, um den Speicherfresser zu identifizieren.

Die gefundenen Fehler korrigierst du mit PowerPoint in deiner Master-Datei. Korrigiere besser nicht über den Zip-Container: Es ist zwar grundsätzlich möglich, hier Dateien gleichen Namens und Typs zu ersetzen, aber es besteht auch immer die Gefahr eines irreparablen Schadens. Lösche lieber die Sicherungskopie bzw. den Zip-Ordner und verwende PowerPoint. Es kostet dich nicht mehr Arbeit.

Die optimale Auflösung und Qualität deiner PowerPoint-Datei

Präsentationen, die deinem Publikum hochwertigen, flexiblen und aussagekräftigen Inhalt bieten, sind heutzutage ein entscheidender Faktor, um neue Kunden zu akquirieren. Daher ist es für deine Präsentation besonders wichtig, stets die Speichergröße im Auge zu behalten. So gewährleistest du die Verteilung per E-Mail oder den Ausdruck in optimaler Qualität. Setzt du Videos, Bilder und Sound gezielt in deiner Präsentation ein, erhöhst du die Attraktivität deiner Präsentation. Zudem vermittelst du deinem Publikum hochwertiges Wissen und glänzt mit Kompetenz. Bedenke aber: Video- und Audio-Dateien erhöhen deine PowerPoint-Dateigröße enorm. Daher ist es ratsam, PowerPoint-Dateien zu komprimieren, um Speicherplatz zu schaffen. Dieser Artikel bot dir ein besonderes Spektrum an praxisorientierten Tipps und Tricks. Mit diesen kannst du deine PowerPoint Datei gezielt komprimieren, ohne dass sich die Qualität deiner Medien verändert. Du hast dir wertvolles Wissen angeeignet, wie du:

• Bilder in PowerPoint bei gleichbleibender Qualität und Auflösung komprimierst,
• den Speicherplatz für Video- und Audio-Dateien in PowerPoint verkleinerst,
• die Dateigröße von Videos und Sounds in PowerPoint im Nachhinein optimierst,
• den Speicherplatz verringerst, indem du deine PowerPoint-Datei in eine PDF-Datei umwandelst,
• die Dateigröße deiner PPT reduzierst, indem du diese als ZIP- Datei verpackst,
• OneDrive, Dropbox und Google Drive als alternative Speicher- und Verteilungsmöglichkeiten gezielt einsetzt und
• speicherintensive PowerPoint-Dateien entlarvst.

Vorbei sind die Zeiten, in denen die Dateiformate .ppt und .pot noch als Standard für PowerPoint galten. Inzwischen gibt es eine ganze Reihe Dateiformate, die dich bei deiner Arbeit mit PowerPoint gezielt unterstützen. Möchtest du mehr darüber erfahren und deine Präsentationen einfach auf technologische Weiterentwicklungen anpassen? Dann empfehlen wir dir unseren Beitrag: PowerPoint Dateiendungen – PPT, PDF oder MP4? Wie du das geeignete Dateiformat für deine Präsentation bestimmst.

Wir hoffen, dieser Artikel hat dir gefallen und wir haben dir anhand von bewährten Beispielen und Tipps mehrwertiges Know-how vermitteln können. Wenn du Fragen zu Themen oder neue Themenvorschläge für uns hast, kontaktiere uns. Wir freuen uns auf dich.

Expertentipp: Gekonntes Einfügen von Bildern spart weiteren Speicherplatz

Als PowerPoint-Anwender suchst du stets nach neuen Ideen und hilfreichen Werkzeugen? Dann bist Du hier richtig. Monatlich stellen wir dir hilfreiche Beispiele, besondere Tipps und interessante Exkurse rund um PowerPoint vor. Hast du auch spezielle Fragen rund um PowerPoint, die dir kein Artikel bisher beantworten konnte? Wir gehen dir gerne helfend zur Hand und unterstützen dich mit „Antworten vom Experten“.
Dein Redaktionsteam

Bilder in PowerPoint einfügen: Mit diesem Trick reduzierst du gekonnt die Dateigröße deiner PowerPoint-Präsentation

Frage: Für meine Unternehmenspräsentation in PowerPoint kopiere ich Bilder von meiner Webseite oder aus einem PDF über die Zwischenablage in meine Präsentation. Oft kommt es vor, dass ich ein Bild aus der Zwischenablage mehrmals einfüge. Obwohl ich nur wenige Bilder verwende, ist meine PowerPoint Präsentation sehr groß geworden. Was ist der Grund? Welche Möglichkeit habe ich in PowerPoint den Speicherplatz zu reduzieren?

Antwort: PowerPoint erkennt, wenn du gleiche Bild in einer Präsentation mehrfach verwendest und speichert die zugehörige Bilddatei nur ein einziges Mal. Fügst du allerdings aus einer PDF-Ansicht oder einer Website immer wieder das gleiche Bild über die Zwischenablage ein, speichert PowerPoint jedes Bild für sich und die Dateigröße wächst enorm.

Füge aus diesem Grund Bilder mit vertretbarer Dateigröße über die Registerkarte Einfügen → Bilder → Bild einfügen aus  oder per Drag and Drop aus dem Datei-Explorer ein.

Im Zweifelsfall hilft auch folgender Trick bei einem eingefügten Bild:

1. Öffne dein PowerPoint Folie.
2. Markiere das gewünschte Bild.

5. Lösche das markierte Bild.
6. Wähle über die Einfügen → Bilder → Bild einfügen aus  die zuvor gespeicherte Datei aus.
7. Bestätige deine Aktion mit Einfügen und setze sie damit an dieselbe Stelle.