0
Bilder PowerPoint

PowerPoint-Dateigröße im Griff durch das intelligente Komprimieren von Bildern

Redaktionteam Cleverslide
bestehend aus Microsoft-zertifizierten PowerPoint-Experten

145 Bewertungen

Comment
So verkleinerst du die Größer deiner Präsentation mit komprimierten Bildern ©Julien Eichinger - stock.adobe.com

Wer PowerPoint-Präsentationen ausschließlich auf dem eigenen Rechner oder Notebook hält, muss sich in der Regel keine Gedanken um die Größe seiner ppt- oder pptx-Datei machen: Hardware-Speicherplatz ist längst kein Thema mehr. Liegen die Dateien allerdings in Clouds oder müssen per E-Mail oder Netzwerke hin und her kopiert werden, kann die Dateigröße schnell problematisch werden. Die Schuld an immer größer werdenden Dateien haben vor allem die eingefügten Medien bzw. die Ausgangsdateien der eingefügten Bilder und Fotos. Wir zeigen dir in diesem Beitrag, wie du Bilder ohne Qualitätsverlust komprimieren kannst und so die Größe deiner PowerPoint-Datei im Griff hast.

Hauptverantwortlich für das PowerPoint-Datenvolumen sind zwei wesentliche Faktoren: die Auflösung bzw. der Dateityp der eingebauten Dateien sowie die Art und Weise des Einfügens.

Optimale Auflösung und Qualität der verwendeten Bilder

Es ist reine Platzverschwendung, Bilder in höherer Qualität als notwendig einzufügen. PowerPoint reguliert das teilweise automatisch und verkleinert eine Datei schon beim Einfügen. Deshalb ist es von vornherein wichtig, die korrekte Foliengröße einzustellen. Diese Einstellungen findest du unter der Registerkarte Entwurf und Foliengröße. Du nutzt den Speicherplatz optimal aus, wenn du außerdem ausschließlich komprimierte Dateiformate (z. B. JPG) bevorzugst, die schon auf die notwendige Qualität und Auflösung sowie auf den richtigen Bildausschnitt reduziert wurden. Diese aufwendige Arbeit – die außerdem auch zusätzliche Bildbearbeitungssoftware erfordert – wird durch die Funktion PowerPoint Bilder komprimieren überflüssig. Wir zeigen dir in diesem Video, wie du Bilder ohne Qualitätsverlust komprimieren kannst.

PowerPoint bietet schon seit frühen Versionen eine wirkungsvolle Möglichkeit der Bilderkomprimierung an, um das Datenvolumen zu optimieren. Die Art der Anwendung und die Auswahl der Optionen wurden dabei ständig verbessert.

Flexible Komprimierungseinstellungen ab PowerPoint 2010

Seit Version 2010 steht die Funktion Bilder komprimieren für das aktuell markierte Bild in der Registerkarte Format zur Verfügung.

Es öffnet sich ein Menü, das an die Optionenauswahl in PowerPoint 2007 erinnert und noch mehr Auswahlmöglichkeiten für die gewünschte Auflösung des markierten Bilds bietet.

Das Menü erscheint übrigens auch über Speichern unter → Mehr Optionen → Tools → Speicheroptionen → Erweitert.

Die globalen Einstellmöglichkeiten für die gesamte Präsentation findest du seit dieser Version unter Datei → Optionen → Erweitert im Abschnitt Bildgröße und -qualität. Hier kannst du das Komprimieren auch komplett abstellen oder eine durchgängige Auflösung wählen.

In dieses Menü kommst du auch über Speichern unter → Mehr Optionen → Tools → Speicheroptionen → Erweitert.

Hinweis: Endgültiges Entfernen des „Bildverschnitts“

In allen PowerPoint-Versionen umfasst die Funktion Bilder komprimieren auch das Löschen der abgeschnittenen Bereiche eines zugeschnittenen Bildes. Dadurch kann sehr viel Speicher frei gemacht werden, denn PowerPoint speichert grundsätzlich das gesamte Bild – auch wenn in der Präsentation nur ein kleiner Ausschnitt zu sehen ist. Standardmäßig kann aus einem gewählten Ausschnitt jederzeit auch wieder herausgezoomt und ein anderer Zuschnitt gewählt werden. Nach dem Löschen klappt das aber nicht mehr. Diese Löschfunktion ist in allen PowerPoint-Versionen als Menüoption zu finden und heißt Zugeschnittene Bildbereiche löschen (in den Versionen 2003 bis 2010) oder Bearbeitungsdaten verwerfen, wobei Letzteres ab Version 2013 nicht nur den Verschnitt, sondern auch die Originalversionen bearbeiteter Bilder unwiderruflich entfernt.

PowerPoint Bilder komprimieren in älteren Versionen

Bilder komprimieren in PowerPoint 2007

In PowerPoint 2007 öffnet sich nach Auswahl eines Bilds automatisch die Registerkarte Bildtools.

  1. Klicke auf Format und dort auf den Befehl Bilder komprimieren in der Gruppe Anpassen.
  1. Es öffnet sich ein Mini-Menü. Hier kannst du mit einem weiteren Klick entweder alle Bilder oder eben nur das ausgewählte komprimieren.
  2. Gegenüber der Vorgängerversion findest du zusätzliche Einstellungen unter Optionen. 
  • Neu sind hier neben der bekannten Löschung des Verschnitts die Funktion zur automatischen Komprimierung aller Bilder beim Speichern sowie eine dreistufige Auflösungsvorwahl.

Intelligentes Einfügen spart weiteren Speicherplatz

PowerPoint erkennt, wenn das gleiche Bild in einer Präsentation mehrfach vorkommt und speichert die zugehörige Bilddatei nur ein einziges Mal. Auch wenn das Bild in der Präsentation über die Zwischenablage mehrfach kopiert und variiert wird, erhöht sich der Speicherplatz praktisch nicht. Wird allerdings aus einer PDF-Ansicht oder einer Website immer wieder das gleiche Bild über die Zwischenablage eingefügt, wird jedes Bild für sich gespeichert, was einem vermeidbaren Anstieg des Speicherbedarfs gleichkommt.

Überhaupt kann das Einfügen von Bildern über die Zwischenablage aus anderen Anwendungen (Bildbearbeitungsprogrammen, PDF-Viewern, Browser-Ansichten) zu immensem Speicherbedarf führen, weil du keinen Einfluss auf den Dateityp hast. Es kann sich auch um wenig komprimierte Dateien handeln (.bmp, .png, .tif), die dramatische Ausmaße haben. Als Profi bevorzugst du deshalb grundsätzlich das Einfügen von Bildern mit vertretbarer Dateigröße über die Registerkarte Einfügen oder per Drag and Drop aus dem Datei-Explorer. Im Zweifelsfall hilft auch folgender Trick bei einem eingefügten Bild:

  1. Markiere das gewünschte Bild
  2. Klicke es mit der rechten Maustaste an und wähle Als Grafik speichern...
  3. Entscheide dich für einen beliebigen Namen und Speicherort. Anschließend wählst du als Dateityp JPEG-Dateiaustauschformat (*.jpg) aus.
  4. Lösche das markierte Bild. Nun wählst du über die Registerkarte Einfügen die zuvor gespeicherte Datei und setzt sie an die gleiche Stelle.

Speicherfresser entlarven

Über die globale Einstellung Alle Bilder komprimieren kannst du zwar die Dateigröße verringern, aber die Qualität einiger Bilder kann leiden: Kleinere Details werden unscharf bzw. pixelig. Aus Qualitätsgründen solltest du deshalb nur die tatsächlich zu großen Bilder komprimieren und alle anderen beibehalten. Allerdings ist das in der PowerPoint-Präsentation nicht direkt ersichtlich. Es gibt keine Auflistung, wie groß einzelne Bilder sind.

Hier hilft ein Profi-Trick, mit dem du die Struktur einer PowerPoint-Datei genauer erforschen kannst. Eine PowerPoint-Datei ist in Wirklichkeit ein komprimierter Datei-Container, der mehrere Dateien und Verzeichnisse in eine pptx-Datei komprimiert. Beim Öffnen einer PowerPoint-Datei entpackt PowerPoint „intern“ diesen Container und öffnet die Präsentation. Zum Packen wird das Windows-Standardformat .zip verwendet und deshalb ist es mit einem Trick möglich, den Container im Explorer zu öffnen. Das machst du natürlich nur mit einer vorher erstellten Sicherungskopie deiner Präsentation – das ist auch zum Testen der Komprimierung empfehlenswert. Der Trick funktioniert wie folgt: 

  1. Zeige deine Datei im Windows Explorer an und markiere sie.
  2. Drücke F2 zum Umbenennen, wähle Umbenennen über Rechtsklick oder klicke mit der Maus länger auf die Datei.
  3. Hänge nun an den Dateinamen „.zip“ an. Vergiss dabei den Punkt nicht.
  4. Drücke Eingabe oder klicke außerhalb des Dateinamens.
  5. Beantworte den folgenden Warnhinweis mit Ja.
  6. Doppelklicke jetzt auf den Dateinamen.

Der Zip-Container wird jetzt im Explorer geöffnet und du siehst die eigentliche Struktur der PowerPoint-Datei, wobei wir uns ausschließlich für das Unterverzeichnis media im Verzeichnis ppt interessieren. Wenn du es im Explorer öffnest, siehst du die verwendeten Grafik-Dateien (umbenannt in „Image1“ bis „Image_n“) und die jeweilige Größe. Doppelklicke eine Datei an, um sie in deinem Standardbetrachtungsprogramm zu öffnen.

Der Blick in den Zip-Container einer PowerPoint-Datei
Die relevanten Informationen findest du im Verzeichnis ppt, die Bildinformationen unter media

Du kannst bereits die einzelnen Dateien und ihre Größe erkennen. Zur besseren Übersicht musst du den Ordner entpacken. Dies erreichst du per Rechtsklick auf den Ordner oder mit Drag and Drop in ein anderes Verzeichnis. Öffne das so entpackte Verzeichnis in einem neuen Explorer-Fenster und lasse dir die Dateien in der Miniaturansicht anzeigen. So entdeckst du auch gleich, ob du dieselbe Datei eventuell mehrfach speicherst, weil sie aus unterschiedlichen Quellen eingefügt wurde. Die gefundenen Fehler korrigierst du mit PowerPoint in deiner Master-Datei. Korrigiere besser nicht über den Zip-Container: Es ist zwar grundsätzlich möglich, hier Dateien gleichen Namens und Typs zu ersetzen, aber es besteht auch immer die Gefahr eines irreparablen Schadens. Lieber die Sicherungskopie bzw. den Zip-Ordner wieder löschen und PowerPoint verwenden. Es kostet nicht wirklich mehr Arbeit.

Leere Datei schon zu groß?

In Firmenpräsentationen müssen aus CD-Gründen vielfach vorgefertigte PowerPoint-Vorlagen verwendet werden, die allein schon mehrere MB groß sind. Ursache sind meistens die für Zwischen- und Trennfolien in Foliengröße verwendeten Bilder in oft mehreren Alternativen. Selbst wenn diese Vorlagen von Profis erstellt wurden und perfekt komprimierte Bilddaten verwenden, kann das Datenvolumen allein durch die Vorlagen ungewollte Größenordnungen annehmen. Falls möglich, entferne nicht verwendete Zwischenfolien oder die darauf verwendeten Bilder über die Registerkarte Ansicht und Folienmaster.

Es erscheint links die Ansicht der Vorlagenfolien, beim Überfahren mit der Maus wird angezeigt, ob und wo die Vorlage in der Präsentation verwendet wird. Eine nicht benutzte Vorlage kannst du per Rechtsklick und Layout löschen entfernen. Du kannst das entsprechende Bild auch in der Hauptansicht der Folie löschen, indem du es markierst und Entf auf deiner Tastatur drückst. Danach verlässt du die Masteransicht über Masteransicht schließen oben im Menü.

In manchen Firmen sind die Vorlagen allerdings gesperrt und der Folienmaster kann nicht geöffnet oder bearbeitet werden. In diesem Fall bitte einfach deine Werbeabteilung, neben der verwendeten Vorlage auch eine "schlanke" Version, ohne Bilder bereitzustellen.

Das könnte dir auch gefallen