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Piktogramme in PowerPoint einbinden & bearbeiten

PowerPoint Präsentationen sind für viele ein fester Bestandteil des Büroalltags. Neben kurzen und knappen Textbausteinen lebt eine gute Präsentation vor allem auch von grafischen Elementen. Medieninhalte wie Bilder, Videos und Grafiken binden die Aufmerksamkeit des Publikums und kann von diesem in der Regel auch besser verarbeitet werden. Den selben Effekt haben Piktogramme, welche komplexe Inhalte verständlicher machen. PowerPoint greift dir hierbei beim Erstellen einer Präsentation unter die Arme. Mittels einer Vielzahl von Piktogrammen, welche zur freien Verwendung durch PowerPoint selbst angeboten werden, kann eine Präsentation grafisch stark aufgewertet werden.

Was sind Piktogramme?

Unter einem Piktogramm (auch: Icon oder Symbol) wird eine vereinfachte Darstellung eines Sachverhaltes verstanden. Der Mensch assoziiert mit diesen einfachen, bildlichen Darstellungen eine bestimmte Tätigkeit, ohne dass ihm diese dabei mit vielen Worten erklärt werden muss. Die kleinen Bilder werden jedoch nicht nur für die grafische Vereinfachung von Inhalten in Präsentationen verwendet, sie begleiten uns auch in unserem täglichen Leben. Ein bekanntes Beispiel für Piktogramme, wie sie im Alltag vorkommen, sind die sogenannten Ampelmännchen. Während mit dem roten Ampelmännchen "stehenbleiben" assoziiert wird, verbinden Menschen mit dem grünen Ampelmännchen „weitergehen".

In Microsoft PowerPoint stehen viele Piktogramme zur Verfügung, welche vom Nutzer gratis und ohne Lizenzerwerb für eigene Präsentationen verwendet werden können. Es finden sich Symbole zu vielen unterschiedlichen Themenbereichen, wie z.B. Berufsgruppen oder Sportarten.

Die hauseigenen Bilder von PowerPoint sind, im Gegensatz zu anderen PNG-Dateien (wie z.B. Cliparts) aus dem Internet, sehr einfach individuell anpassbar. So können diese in der Regel problemlos skaliert werden, ohne dass dabei die Qualität der Auflösung leidet. Zudem weisen Piktogramme keinen Hintergrund auf, sie sind also transparent. Dies erleichtert die Eingliederung des Icons in eine Präsentation enorm. Im Gegensatz zu Cliparts wirken Icons auch weniger kindlich.

Piktogramme als skalierbare Vektorgrafiken (SVG)

Piktogramme werten eine PowerPoint-Präsentation grafisch auf. Bei der Verwendung ist jedoch darauf zu achten, dass nicht zu viele Icons eingebaut werden, da eine Präsentation sonst schnell überladen und kompliziert wirkt. Weiterhin sollten die verwendeten Piktogramme Professionalität ausstrahlen. Dies wird dadurch erreicht, dass das verwendete Icon keinen Hintergrund aufweist und verlustfrei skaliert sowie farblich angepasst werden kann.

All diese Voraussetzungen in Kombination erfüllt lediglich das Vektorformat. Vektorgrafiken bestehen im Unterschied zu Rastergrafiken nicht aus einzelnen Bildpunkten, sondern aus Formeln, die einfache geometrische Formen beschreiben. Diese Formeln passen sich bei Veränderungen der Größe an, wodurch die Konturen von Vektorgrafiken immer gestochen scharf sind. Dateiendungen die auf eine Vektorgrafikdatei hinweisen sind z.B. .eps oder .svg. Auf Webseiten, wo sich die Bilder je nach Gerät und Display an verschiedenste Größen anpassen müssen, hat sich vor allem das Format SVG als Standard etabliert. Die Abkürzung SVG steht hierbei für "Scalable Vector Graphic", skalierbare Vektorgrafik also.

Ein Überblick über die wichtigsten Bildformate (.jpg und .png) und das wichtigste Vektorformat (.svg)

Der größte Unterschied zu Rastergrafiken ist, dass diese Formate beim Vergrößern schnell unscharf werden. Dateiendungen wie z. B. .png oder .jpg weisen auf eine Rastergrafik hin und sind somit nicht verlustfrei skalierbar. JPG-Dateien weisen überdies immer einen Hintergrund auf, welcher für die lückenlose Einbindung in eine Präsentation erst mühsam entfernt werden müsste. Es empfiehlt sich also, auf Dateien im Vektorformat, wie z.B. eine SVG-Datei, zurückzugreifen.

Hinweis

Sollen Piktogramme in die Präsentation eingebaut werden, ist vom Nutzer also immer auf Dateien im Vektorformat zurückzugreifen. Nur diese sind verlustfrei skalierbar, die Auflösung erleidet also bei Größenveränderungen keinen Qualitätsverlust, und wirken somit professioneller.

Vorteile von Piktogrammen in PowerPoint Präsentationen

Mit Icons können kompliziert Sachverhalte vereinfacht dargestellt werden. Anders verhält sich dies mit Grafiken, da es oft nicht ganz einfach ist, für einen Sachverhalt die passende Grafik zu finden. Piktogramme wirken auch, im Gegensatz zu den bekannten Cliparts, nicht kindlich, sondern professionell. Sie lassen die PowerPoint-Präsentation  aufgelockert und aufgeräumt wirken.

Weitere Vorteile der Verwendung von Piktogrammen sind:

  • Die von PowerPoint angebotenen Symbole sind kostenlos und lizenzfrei zu nutzen. Der Ersteller einer Präsentation muss sich demnach keine Sorgen über Urheberrechtsverletzungen machen.
  • Da es sich bei den Piktogrammen in PowerPoint um Vektorgrafiken handelt, können sie frei skaliert werden, ohne dass die Auflösung darunter leidet. Auch eine individuelle Anpassung der Farbe und Größe der Einzelteile ist dadurch möglich.

Vorteile von Piktogrammen nutzen!

Auf Cleverslide findest du eine große Auswahl an PowerPoint-Vorlagen, die die Vorteile von Piktogrammen ausnutzen. Das Beste daran: Die Vorlagen passen sich automatisch an dein Firmenlayout an. Zum Beispiel kannst du Piktogramme nutzen, um eine Auflistung besser zu visualisieren, wie in diesem Beispiel gezeigt.

Piktogramme in PowerPoint: So können Icons eingebunden werden

  1. Um ein Piktogramm einer PowerPoint-Präsentation hinzuzufügen, in der Registerkarte Einfügen bei der Gruppe Illustrationen auf die Schaltfläche Piktogramme klicken.
  1. Es öffnet sich eine Übersicht aller Piktogramme in einem eigenen Fenster. Um die Suche nach einem passenden Piktogramm zu vereinfachen, sind diese bereits in Kategorien geordnet.
  2. Das gewünschte Piktogramm in der Schaltfläche anklicken. Es wird nun mit einem Häckchen markiert und so der Auswahl hinzugefügt.
  3. Mit einem Klick auf das Feld Einfügen wird das ausgewählte Element auf der aktuellen Folie hinzugefügt.

Piktogramme suchen

Piktogramme im Programm Microsoft PowerPoint sind nach Kategorien geordnet. Wirst du trotz dieser Einordnung nicht sofort fündig, gibt es auch die Möglichkeit, gezielt nach Symbolen zu suchen. Dies geschieht mittels einer eigenen Suchleiste. In diese Suchleiste ist einfach ein passendes Schlagwort einzugeben. Sofort werden dem Nutzer alle von PowerPoint zur Verfügung gestellten Piktogramme angezeigt, welche im Zusammenhang mit dem eingegebenen Begriff stehen. 

Mehrere Piktogramme gleichzeitig einbinden 

Konnte das passende Icon mittels der Suchfunktion ausfindig gemacht werden, kann es auf normalem Weg in die PowerPoint-Präsentation eingebunden werden. Es ist auch möglich, mehrere Piktogramme auf einmal auf den Folien anzuzeigen.

  1. Dazu einfach die gewünschten Piktogramme mit der linken Maustaste markieren.
  2. Sind alle gewünschten Piktogramme ausgewählt, auf Einfügen klicken.

Piktogramme in PowerPoint: So können Icons bearbeitet werden

Die Standardfarbe, welche Piktogramme immer aufweisen, ist Schwarz. Microsoft PowerPoint macht es dem Nutzer jedoch möglich, die Icons an das jeweilige Präsentations-Design anzupassen. Von farblichen Änderungen bis hin zur individuellen Anpassung von Einzelteilen des Piktogramms ist alles möglich.

Um ein Piktogramm bearbeiten zu können, muss sich dieses bereits eingebettet auf der Folie befinden. Nachdem das Piktogramm angeklickt wurde, erscheint in der Menüleiste von PowerPoint die Registerkarte Grafikformat. In dieser Registerkarte befinden sich sämtliche Bearbeitungsmöglichkeiten. Beispielsweise lässt sich unter diesem Reiter auch die Anordnung der Symbole verändern, wodurch diese beliebig in den Vorder- oder Hintergrund verschoben werden können.

In der Schaltfläche Grafikformatvorlagen sind einige von PowerPoint vorgefertigte Vorlagen abgespeichert. Dies ermöglicht eine schnelle und automatische Änderung der Darstellung der Elemente. Beispielsweise können so schnell farbliche Änderungen der Kontur vorgenommen werden.

Vorgefertigte Vorlagen finden sich in der Gruppe Grafikformatvorlagen

Farbe der Piktogramme ändern 

Die farbliche Anpassung kann jedoch auch die Füllfarbe des Piktogramms betreffen. 

  1. Das Piktogramm anklicken.
  2. Unter dem Menüpunkt Grafikfüllung in der Gruppe Grafikformatvorlagen die gewünschte Farbe auswählen.

Neben den vorgegebenen Standardfarben kann der Nutzer ebenfalls zwischen verschiedenen Farbtiefen wählen. Die Standardfarben werden zu diesem Zweck im Unterpunkt Designfarben detailliert aufgefächert.

Zudem besteht die Möglichkeit einer benutzerdefinierten, individuellen Farbauswahl.

  1. Unter Grafikfüllung auf Weitere Füllfarben klicken.
  2. Es öffnet sich eine Farbpalette mit einer großen Auswahl an Farbdimensionen. 
  3. Um eine exakte Farbe auszuwählen, auf die Schaltfläche Benutzerdefiniert wechseln. Dort ist die Eingabe genauer RGB-Werte möglich. So kann ein Piktogramm beispielsweise auch farblich an das eigene Corporate Design angepasst werden. 

Möchtest du eine bestimmte Farbe aus dem Foliendesign selbst übernehmen, ist die Pipette das richtige Werkzeug dafür. Du findest sie ebenfalls im Menüpunkt Grafikfüllung, direkt unter dem Punkt Weitere Füllfarben. Mit der Pipette kann dann jede beliebige Farbe eines Foliensatzes oder eines Bildes ausgewählt und das Piktogramm in dieser eingefärbt werden. Dies bietet sich vor allem dann an, wenn Sie sich über die genauen RGB-Werte ihres Corporate Designs nicht im Klaren sind.

Info

Jede Farbe am Computer wird durch jeweils einen Rot-, einen Grün- und einen Blauwert definiert. Das sogenannte RGB-System (Rot-Grün-Blau-System) baut auf der additiven Farbmischung auf, bei welcher durch die Mischung dieser drei Primärfarben weißes Licht entsteht. Die drei Farben werden deshalb auch als Lichtfarben bezeichnet.

Piktogramme individuell bearbeiten & Einzelteile bearbeiten

Eine Besonderheit von Office 365 ist auch die Möglichkeit, Icons in ihre Einzelteile zerlegen zu können. Das ermöglicht, dass die Einzelteile des Piktogramms einzeln bearbeitet, eingefärbt oder auch entfernt werden können. Diese Funktion von PowerPoint erhöht die Individualität von Präsentationen.

  1. Das gewünschte Piktogramm auf der Folie mit der linken Maustaste anklicken.
  2. Danach die Registerkarte Grafikformat öffnen.
  3. Den Unterpunkt In Form konvertieren auswählen.
Wenn du das Piktogramm in eine Form konvertierst kannst du die Einzelteile bearbeiten
  1. Daraufhin erscheint eine Warnung am Bildschirm, welche den Benutzer darauf hinweist, dass das Piktogramm in seine Einzelteile zerlegt wird und somit keine Einheit mehr darstellt. Sollen Einzelteile des Icons bearbeitet werden, muss bei dieser Warnung auf Ja geklickt werden. Klickt der Nutzer auf Nein, bleibt das Piktogramm als Gruppe bestehen und die Einzelteile können nicht individuell bearbeitet werden.
Die Warnung, die erscheint, kann mit Ja beantwortet werden

Das Icon wurde mit dem Akzeptieren der Warnung in seine geometrischen Bestandteile aufgeteilt. Mit der Tastenkombination Strg + Shift + H kann die Gruppierung dieser aufgelöst werden. Die Einzelteile verhalten sich nun wie eigenständige Elemente und können separat bewegt und skaliert werden.

Wenn du die Gruppierung aufgehoben hast, kannst du alle Einzelteile des Piktogramms bearbeiten

Ebenfalls kann eine Anpassung der einzelnen Bestandteile vorgenommen werden. Dazu einfach auf den gewünschten Teil des Piktogramms klicken und mit den Farben aus dem Menüpunkt Grafikfüllung nach Belieben einfärben. Durch diese Funktion von Microsoft PowerPoint eröffnet sich eine Vielzahl von neuen Designmöglichkeiten, welche alle dazu beitragen, die Aufmerksamkeit der Zuseher zu halten.

User können mit dieser Funktion auch ihre eigenen, ganz persönlichen Piktogramme erstellen. Die selbst erstellten Icons können in PowerPoint als Vektorgrafik abspeichert werden. So können sie auch später in anderen Präsentationen verwendet werden.

  1. Ist das benutzerdefinierte Piktogramm fertig, mit der rechten Maustaste auf das fertige Symbol klicken.
  2. Im erscheinenden Kontextmenü auf Als Grafik speichern klicken. Als Dateiformat ist am besten .emf oder .wmf zu wählen, da diese Dateiformate der Vektorgrafiken in allen Versionen von PowerPoint verwendet werden können.

Piktogramme bei PowerPoint: Welche Icons sind vorhanden?

Microsoft PowerPoint bietet seinen Nutzern seit der Version Microsoft Office 365 eine Vielzahl an Piktogrammen kostenlos und lizenzfrei zur Verwendung an. So können Nutzer des Programms aus über 500 Icons wählen, welche übersichtlich in 35 Kategorien angeordnet sind. Um eine professionelle und ansprechende Präsentation zu erstellen, reichen die von PowerPoint angebotenen Piktogramme in der Regel aus. Es ist jedoch auch möglich, Piktogramme über Internetdatenbanken zu erwerben. Hier ist jedoch Vorsicht geboten, denn nicht alle Piktogramme sind für die kommerzielle Nutzung geeignet.

Verfügst du selbst nicht über die aktuellste Version von Microsoft PowerPoint, und kannst deshalb nicht auf die Piktogrammfunktion zugreifen, lohnt es sich, PowerPoint online im Internet aufzusuchen. Dort kann immer die neueste Version von PowerPoint verwendet werden. Einzige Voraussetzung dafür ist, dass der Nutzer über ein aktives Microsoft-Konto verfügt. Ist dies nicht der Fall, kann dieses kostenfrei erstellt werden und PowerPoint Online somit genutzt werden. 

  1. Um ein Piktogramm aus PowerPoint-Online in die eigene Version von PowerPoint einzubinden, das gewünschte Piktogramm auf die Folien in PowerPoint-Online einbinden.
  2. Die gewünschten Veränderungen, wie z.B. Einfärben, vornehmen.
  3. Mit einem Klick auf die Registerkarte Datei und Auswählen von Herunterladen als das Piktogramm in einem beliebigen Ordner auf dem eigenen Computer abspeichern.
  1. Die Datei auf der eigenen PowerPoint Folie öffnen. Das Piktogramm kann jedoch nicht, wie beschrieben, verlustfrei skaliert oder in seine Einzelteile zerlegt werden, da die heruntergeladene Datei eine Rastergrafik ist.

Wenn Piktogramme in PowerPoint nicht vorhanden sind

Viele User klagten seit dem Microsoft PowerPoint-Update im Frühjahr 2019 darüber, dass die Piktogrammfunktion plötzlich verschwunden gewesen sei. Da Piktogramme erst seit der Version Microsoft Office 365 von PowerPoint selbst zur Verfügung gestellt werden, ist zuerst zu prüfen, ob du selbst über eine gültige Version von Microsoft Office 365 verfügst. Viele User konnten diese Frage mit "Ja" beantworten, was zusätzlich Verwirrung stiftete.

Das Problem lag jedoch nicht an den Versionen der User, sondern am Programm selbst. Es handelte sich um einen Programmierungsfehler seitens Microsoft PowerPoint, welcher jedoch mit dem Update im Juni 2019 ausgebessert und behoben wurde.

Tipp

Sollten Sie über eine gültige Lizenz für Microsoft Office 365 verfügen und trotzdem nicht auf die Piktogrammfunktion zugreifen können, gilt: Auf die neueste Version updaten!

Sollte das Programm Ihnen immer noch keinen Zugriff auf die Symbolfunktion gewähren, überprüfen Sie folgende Einstellungen:

  1. Registerkarte Datei aufrufen und auf Optionen in der linken Seitenleiste klicken.
  2. Im Dialogfenster PowerPoint-Optionen das Trust Center anwählen. Dort auf die Schaltfläche Einstellungen für das Trust Center klicken.
  1. Nun die Datenschutzoptionen aufrufen und dort die Datenschutzeinstellungen wählen.
  1. Hier muss unter dem Menüpunkt Erfahrungen, die Onlineinhalte herunterladen das Feld Alle verbundenen Erfahrungen aktiviert sein.

Piktogramme und Lizenzberechtigungen

Entspricht keines der angebotenen Piktogramme der gewünschten Vorstellung, können auch Piktogramme aus Internetdatenbanken heruntergeladen werden. Hierbei ist, neben dem Vektorformat, auch immer auf die Lizenzberechtigung zu achten, denn nicht alle im Internet angebotenen Piktogramme dürfen auch für kommerzielle Zwecke verwendet werden! Achten Sie also bei jedem Piktogramm aus dem Internet darauf, was die jeweilige Lizenz umfasst und welche Quellen- und Urheberangaben erforderlich sind. Merke: Je freier man selbst bei der Nutzung der Icons ist, desto mehr Geld muss für das gewählte Piktogramm bezahlt werden.

Vorsicht

Nicht jedes Piktogramm aus dem Internet steht kostenfrei für jegliche Nutzung zur Verfügung. Eine widerrechtliche Nutzung kann hohe Geldstrafen mitsichbringen. Besteht Unsicherheit, ob ein Icon aus dem Internet für die eigene Präsentation verwendet werden darf, ist am besten auf die große Auswahl an kostenlosen und lizenzfreien Piktogrammen von PowerPoint zurückzugreifen.

Kann das gewünschte Piktogramm nicht von PowerPoint geöffnet werden, liegt es wahrscheinlich am Format des Icons. In diesem Fall wird zwingend ein gesondertes Vektorgrafikprogramm (wie z.B. Adobe Illustrator) als Zwischenstation benötigt. Mithilfe dieses Programms können dann auch Rastergrafiken in passende Vektorgrafiken umgewandelt werden. 

Fazit

Mit Piktogrammen können komplizierte Sachverhalte vereinfacht dargestellt und eine sehr textlastige Präsentation aufgelockert werden. Icons in eine Präsentation einzubinden, kann die Präsentation zudem grafisch aufwerten und sie professioneller wirken lassen. 

Piktogramme können individuell bearbeitet, eingefärbt und skaliert werden. Dafür ist es wichtig, dass sie in einem Vektorformat (wie z.B. als SVG) vorliegen, da nur diese Dateien verlustfrei skaliert werden können. In eine Präsentation können sowohl mehrere Symbole, als auch ein und dasselbe Icon mehrmals eingebunden werden. Reichen die kosten- und lizenzfreien Piktogramme, welche von PowerPoint angeboten werden, nicht aus, können auch Piktogramme aus dem Internet in die Präsentation eingebunden werden. Dabei ist jedoch vor allem auf die Gebrauchslizenz und etwaige Urheberrechtsverletzungen zu achten.