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Ein Diagramm dient dazu, einen raschen Überblick zu einem komplexen Sachverhalt zu erhalten. Sie eignen sich besonders gut, um den Zusammenhang von Daten und Zahlen visuell aufzubereiten. Je nach Ziel und gewünschter Aussagekraft des Diagramms können unterschiedliche Diagrammtypen eingesetzt werden. Microsofts Programm PowerPoint bietet hierfür eine Vielzahl an Elementen, um abstrakte Daten mittels verständlicher Diagramme darzustellen.
Ein Diagramm, das auf eine Folie einer PowerPoint-Präsentation eingefügt werden soll, kann entweder direkt in PowerPoint oder in einer Arbeitsmappe im Tabellenkalkulationsprogramm Excel erstellt und in die Präsentation kopiert werden.
Tipp
Wenn ein Diagramm aus Excel in eine PowerPoint-Folie eingefügt wird, sollte die Tabelle mit der Excel-Datei verknüpft werden. Wenn Änderungen an den Zahlen vorgenommen werden, ändern sich diese automatisch in der PowerPoint-Präsentation.
Zum Kopieren eines Diagramms aus Excel nach dem Markieren des Diagramms die Tastenkombination Strg+C drücken, PowerPoint öffnen und das Diagramm auf der gewünschten Folie einfügen:
Rechte Maustaste drücken und die Schalfläche Zieldesign verwenden und Daten verknüpfen (1) bzw. Ursprüngliche Formatierung beibehalten und Daten verknüpfen (2) wählen.
Um ein Diagramm direkt in PowerPoint einzufügen, die Registerkarte Einfügen öffnen und die Schaltfläche Diagramm(unter der Auswahl Smartart zu finden) wählen.
So fügst du ein Diagramm direkt in PowerPoint ein
Das Fenster Diagramm einfügen öffnet sich. Dort das gewünschte Layout auswählen.
Zur Bestätigung auf OK klicken. Das Diagramm erscheint als Entwurf in der PowerPoint-Folie. Ein Excel-Datenblatt öffnet sich automatisch. Es enthält eine Tabelle mit Beispieldaten als Platzhalter. Darin können die Werte für das Diagramm eingefügt oder bearbeitet werden.
Für das Kopieren und Einfügen von Daten aus Excel die Tabelle in der Arbeitsmappe markieren und die Tastenkombination Strg+C drücken. Das Programm PowerPoint öffnen und die Daten mit Strg+V statt der Beispieldaten in das Tabellen-Fenster einfügen.
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Diagrammdaten in PowerPoint einfügen, bearbeiten & entfernen
Datenreihen lassen sich in einem Diagramm schneller erkennen und lesen. Beschriftungen werden mit Werten aus der Tabelle im verknüpften Excel-Arbeitsblatt verbunden und bei Aktualisierungen automatisch geändert. In der aktuellen Version Microsoft Office 365 öffnet sich nach Auswahl eines Diagrammtyps automatisch ein kleines Fenster mit einer Excel-Arbeitsmappe. Hier können die abzubildenden Daten anstatt der Beispieldaten bearbeitet und eingefügt werden. Der Entwurf des Diagramms wird gleichzeitig in der Folie angezeigt.
Möchten Sie die Werte des Diagramms bearbeiten, wechseln Sie einfach von PowerPoint in die geöffnete Excel-Datei, aus der Sie das Diagramm in Ihre Präsentation kopiert haben.
Bearbeiten Sie anschließend die Daten in der Excel-Datei nach Ihren Wünschen.
Das Diagramm in Ihrer PowerPoint-Präsentation wird anschließend automatisch auf den neuen, bearbeiteten Stand gesetzt.
Möchten Sie die Werte des Diagramms bearbeiten, wechseln Sie einfach von PowerPoint in die geöffnete Excel-Datei, aus der Sie das Diagramm in Ihre Präsentation kopiert haben.
Es können auch bereits existierende Daten aus einer Excel-Tabelle bzw. Arbeitsmappe herangezogen werden:
Auf das Diagramm klicken. Soll ein einzelner Datenpunkt beschriftet werden, nach dem Klicken auf die Datenreihe auf eben diesen gewünschten Punkt klicken.
In der rechten Ecke im oberen Bereich der Grafik auf die Trichter-Schaltfläche und im erschienenen Menü Daten auswählen... klicken.
Diese Vorgehensweise kann auch angewendet werden, um Daten nachträglich zu bearbeiten. Die Schaltflächen Daten auswählen und Daten bearbeiten sind nach dem Markieren der Grafik in der Registerkarte Diagrammentwurf unter der Gruppe Daten zu finden.
PowerPoint Diagramm-Vorlagen: Welche PowerPoint Diagrammtypen gibt es?
Das am häufigsten verwendete Diagramm ist das Säulendiagramm. PowerPoint bietet eine Vielzahl an alternativen Diagrammtypen. Doch Vorsicht: Nicht alle passen zu den Daten, die veranschaulicht werden sollen.
Es gibt sowohl 2D-, als auch 3D-Modelle. Bei der Auswahl des Diagramms ist es ratsam, konsequent und simpel vorzugehen: So sieht es in der Regel ästhetischer aus, mit lediglich einem Diagrammtypen innerhalb einer Präsentation zu arbeiten, anstatt unterschiedliche Arten zu verwenden.
In der aktuellen PowerPoint-Version (Office 365) stehen folgende Diagrammtypen zur Auswahl:
Säulen: Dieser Diagrammtyp zeigt vertikale Balken, wahlweise mit mehreren Datenreihen. Diese können gruppiert oder gestapelt werden.
Linie: Zeigt die Werte als Punkte und verbindet diese mit einer Linie. Verschiedene Serien mit unterschiedlichen Farben und Linienarten sind möglich.
Kreis: Dieses Diagramm ist ein gebrochener Kreis der die Teile zu einem Ganzen anzeigt. Dies unterstreicht die tatsächlichen numerischen Werte. In den meisten Fällen ist diese Art lediglich eine einzelne Serie.
Balken: Balkendiagramme eignen sich für Vergleiche zwischen einzelnen Elementen. Im Gegensatz zu Säulen sind die Werte entlang der horizontalen Achse und die Rubriken entlang der vertikalen angeordnet.
Fläche: Mit Flächendiagrammen können Änderungen in einem Zeitverlauf grafisch dargestellt werden. Zudem können zum Beispiel Verhältnisse von Teilen zu einem Ganzen verdeutlicht werden.
Punkt (XY): Diese Form von Diagramm zeigt die Werte als Punkte auf beiden Achsen, aber verbindet sie nicht mit einer Linie. Jedoch können Trendlininen hinzugefügt werden.
Karte: Anhand eines Kartendiagramms können Werte geografischen Regionen zugeordnet und miteinander verglichen werden.
Kurs: Mit einem Kursdiagramm werden in erster Linie Schwankungen (Aktienkurs, Temperatur etc.) veranschaulicht.
Oberfläche: Ein Oberflächendiagramm eignet sich, um optimale Kombinationen zwichen (zwei) Datenmengen zu ermitteln. Dies ähnelt einer topgrafischen Karte, auf der Farben oder Muster ähnliche Wertbereiche kennzeichnen.
Netz: Ein Netzdiagramm vergleicht Aggregatwerte mehrerer Datenreihen.
Treemap: Ein sogenanntes Treemap-Diagramm bietet eine hierarchische Ansicht der Daten und macht es einfach, Muster zu erkennen. Die Verzweigungen werden durch Rechtecke dargestellt, und jede untergeordnete Verzweigung wird als kleineres Rechteck wiedergegeben. Im Treemap-Diagramm werden Kategorien nach Farbe und Nähe angezeigt. Es können problemlos mehrere Daten dargestellt werden.
Sunburst: Ein Sunburst-Diagramm ist ein Ring in unterschiedliche Bestandteile unterteilt. Es eignet sich zum Beispiel für die Darstellung hierarchischer Daten, die geplottet werden.
Histogramm: Ein Histogramm stellt die Häufigkeitsverteilung dar. Jede Spalte des Diagramms versteht sich als eine Klasse, die beliebig abgeändert werden kann.
Kastengrafik: Ein Kastengrafik-Diagramm (auch Feld- und Schnurrbart-Diagramm genannt) veranschaulicht Daten in Quartilen. Mittelwerte und Ausreißer werden dabei hervorgehoben.
Wasserfall: In einem Wasserfalldiagramm wird die laufende Summe von Finanzdaten angezeigt, während die Werte addiert oder subtrahiert werden. Dies ist hilfreich, um zu verstehen, wie ein Anfangswert von einer Reihe positiver und negativer Werte beeinflusst wird. Die Säulen sind farbcodiert, sodass die positiven und negativen Zahlen problemlos voneinander unterschieden werden können.
Trichter: Mit Hilfe eines Trichterdiagramms werden Prozesseentwicklungen über mehrere Phasen dargestellt.
Kombi: In einem Kombinationsdiagramm können mehrere Diagrammtypen kombiniert werden, um den Zusammenhang dargesteller Daten fassbarer darzustellen.
Aus den einzelnen Diagrammlayouts kannst du deine individuellen Diagramme erstellen. In der unteren Arbeitshilfe haben wir dir ein Ringdiagramm so bearbeitet, dass du es mit einem anderen vergleichen kannst und sogar mit einem Bild in Szene setzen kannst. Du kannst es dir kostenlos herunterladen.
Nach der Erstellung eines Diagramms kann das Layout nach Belieben geändert werden. Statt einzelne Elemente manuell hinzuzufügen oder zu ändern, kann auf das Diagramm eine Formatvorlage angewendet werden.
Achtung
Ein benutzerdefiniertes Layout oder Format kann nicht gespeichert werden. Wenn dasselbe Layout oder Format erneut verwendet werden soll, kann man das Diagramm als Diagrammvorlage speichern.
Zur Übernahme eines vordefinierten Diagrammlayouts
Auf das Diagramm klicken, das umformatiert werden soll. Die Diagrammtools Diagrammentwurf und Format werden angezeigt.
Auf der Registerkarte Diagrammentwurf findet sich die Schaltfläche Schnelllayouts. Im Dropdown-Menü auf das gewünschte Layout klicken.
Zur Übernahme einer vordefinierten Diagrammformatvorlage
Auf das Diagramm klicken, das man formatieren möchte. Die Diagrammtools Entwurf und Format erscheinen.
Registerkarte Diagrammentwurf wählen und die gewünschte Vorlage in der Gruppe Diagrammformatvorlagen wählen.
Über die Registerkarte Diagrammentwurf findest du Diagrammformatvorlagen
Diagrammbeschriftung: Wie werden in PowerPoint Diagramme richtig beschriftet?
Wenn ein Diagramm Diagrammtitel oder Achsentitel enthält, können diese nach Belieben bearbeitet werden.
Wichtig
Es können nur Titel und Datenbeschriftungen bearbeitet werden, die mit einem Excel-Arbeitsblatt in den entsprechenden Arbeitsblattzellen verknüpft sind.
Wenn verknüpfte Beschriftungen, Titel oder Daten im Diagramm bearbeitet werden, werden diese nicht mehr mit der entsprechenden Zelle im Arbeitsblatt verknüpft. Die Änderungen, die vorgenommen worden sind, erscheinen somit nicht auf dem verknüpften Arbeitsblatt selbst. Verknüpfungen zwischen Beschriftungen und Arbeitsblattzellen können jedoch problemlos wiederhergestellt werden.
Diagrammtitel in PowerPoint bearbeiten
Zum Bearbeiten des Diagrammtitels in PowerPoint folgende Schritte durchführen.
In der betroffenen Folie auf das Diagramm klicken, das umbenannt werden soll. Dadurch werden die Diagrammtools Diagrammentwurf und Format sichtbar.
In der Registerkarte Diagrammentwurf auf die Schaltfläche Diagrammelement hinzufügen klicken, Diagrammtitel auswählen und anschließend auf die gewünschte Option klicken.
Der Titel kann dann in den Platzhalter mit der Beschriftung Diagrammtitel eingegeben werden. Um den Titel zu formatieren, zuerst den Text im Titelfeld markieren und die Schrift in der Gruppe Schriftart unter der Registerkarte Start bearbeiten.
Achsentitel in PowerPoint bearbeiten
Jede Achse in einem Diagramm kann mit einer Beschriftung versehen werden. Achsentitel stehen für alle Achsen zur Verfügung, die in einem Diagramm angezeigt werden, einschließlich der Tiefenachse in 3D-Diagrammen.
So können Achsen in Diagrammen in PowerPoint beschriftet werden:
Auf das Diagramm und danach auf die Registerkarte Diagrammentwurf klicken.
Die Schaltfläche Diagrammelement hinzufügen auswählen, dann die Option Achsentitel wählen.
Den Text in das Platzhalter-Feld Achsentitel einfügen. Um den Text zu formatieren, muss dieser zunächst markiert werden. In der Registerkarte Start unter Schriftart die gewünschte Formatierung auswählen.
Achtung
Einige Diagrammtypen (z. B. Netzdiagramme) haben zwar Achsen, es können jedoch keine Achsentitel angezeigt werden. Auch in Diagrammen ohne Achsen (z. B. in Kreis- und Ringdiagrammen) können keine Achsentitel angezeigt werden.
Die Legende eines Diagramms in PowerPoint bearbeiten
Wird in Excel ein Diagramm erstellt, so wird in PowerPoint die entsprechende Legende dazu automatisch generiert.
Auf das Diagramm klicken.
Im Diagrammtool Diagrammentwurf auf die Schaltfläche Diagrammelement hinzufügen klicken. Hier werden unterschiedliche Optionen aufgelistet, unter anderem die Option Legende.
Auf das Diagramm klicken.
Im Diagrammtool Diagrammentwurf auf die Schaltfläche Diagrammelement hinzufügen klicken. Hier werden unterschiedliche Optionen aufgelistet, unter anderem Legende. Den Ort für die Legende auswählen und den Text direkt im Diagramm bearbeiten.
Datenbeschriftung bearbeiten
Durch Datenbeschriftungen ist ein Diagramm leichter zu verstehen, da Details zu einer Datenreihe oder einzelnen Datenpunkten angegeben werden. Je nachdem, was in einem Diagramm hervorgehoben werden soll, können Beschriftungen zu einer einzelnen Datenreihe, allen Datenreihen oder einem einzelnen Datenpunkt hinzugefügt werden.
Auf das Diagramm klicken. Zum Beschriften eines einzelnen Datenpunkts die jeweilige Datenreihe wählen.
In der oberen linken Ecke neben dem Diagramm auf die Schaltfläche [+] klicken, danach Datenbeschriftungen auswählen.
Zum Ändern der Position auf den Pfeil klicken und gewünschte Option auswählen.
Soll die Datenbeschriftung in einer Textblasenform angezeigt werden, auf Datenlegende klicken.
Kontrast & Akzente: Auswahl der Diagrammfarben
Die Auswahl der Farben beeinflusst die Wirkung des Diagramms
Die Farben und Akzente eines Diagramms können mithilfe der Korrekturtools geändert werden:
Auf das zu ändernde Diagramm klicken.
Danach in der oberen rechten Ecke neben dem Diagramm auf den [Pinsel] klicken.
Anschließend unter Farbe die gewünschte Farbkombination auswählen.
Designtipps für PowerPoint-Präsentationen
Enthält eine PowerPoint-Präsentation zu viele verschiedene Farben, die möglicherweise auch unüberlegt eingesetzt wurden, kann dies bei den Zuhörern zu einem negativen Eindruck führen. Zur Wahl der richtigen Farbkombination können Tipps und Erkenntnisse aus der Farbpsychologie helfen.
Tipps für den richtigen Farbeinsatz bei PowerPoint Präsentationen:
Farben sparsam einsetzen: Wenn mehr als drei Farben eingesetzt werden, gilt die Präsentation als zu bunt. Eine bunte Farbmischung wird meist mit Kindern assoziiert. Diese Wirkung ist jedoch nicht immer erwünscht.
Rot nicht als Flächenfarbe verwenden: Rot gilt als aktivierende Farbe und sollte daher nicht bei großen Flächen eingesetzt werden. Es könnte das Publikum verwirren und die Aufmerksamkeit rauben.
Farbgruppen kombinieren: Die Kombination von ähnlichen Farben ist vorteilhaft, da es nicht zu bunt wirkt. Daher können weiß, grau, schwarz sowie gelb, orange und rot gut miteinander kombiniert werden. Hier kann auch auch mit verschiedenen Farbtiefen gearbeitet werden, um eine Zusammengehörigkeit zu implizieren.
Einfach halten: Generell sollte auf eine schlichte Präsentation mit wenig unterschiedlichen Farben und wenig verschiedene Formatierungen geachtet werden.
Mit diesen Gestaltungstipps für Diagramme hast du alles im Griff
Fazit zu Diagrammen in PowerPoint
Das Einfügen von Diagrammen und Grafiken in PowerPoint hilft dabei, große Mengen an Daten anschaulich zu visualisieren. Das Programm bietet zahlreiche Möglichkeiten und Diagrammtools für die Erstellung unterschiedlicher Diagrammtypen. Bei der Auswahl sollte jedoch stets bedacht werden, dass der Typ auch zu den darzustellenden Datenreihen passt. Zur schriftlichen Erläuterung des Diagramms können zusätzliche Textfelder wie Diagrammtitel, Achsenbeschriftungen sowie eine Legende eingefügt werden.
