Tutorial PowerPoint
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5 Schritte, mit denen du überfrachtete »Bleiwüsten« vermeidest
Fachtexte so zu präsentieren, dass sie für das Publikum verständlich und interessant sind, ist eine Herausforderung.
Komplexität, Sprache und Länge der Texte erfordern eine durchdachte Aufbereitung. Lies, mit welchen Schritten
du dabei vorgehen kannst. Du erhältst Anregungen für die folgenden Bereiche:
- Arbeitsschutz/Arbeitssicherheit,
- Juristische Sachverhalte von Arbeits- bis Vertragsrecht,
- Qualitätsmanagement und
- technische Dokumentationen.
Schritt 1: Den Text so portionieren, dass er für das Publikum gut erfassbar wird
Zu viel Text ist schwer aufzunehmen. Das Publikum schaltet schnell ab. Unterteile daher den Text. Nutze dabei als optische Begrenzungen Rahmen oder Textboxen. In der Beispieldatei verschiedene Vorlagen.
Wie viel Text darf's sein?
In der Beispieldatei kannst du es testen. Füge deinen Fachtext einfach in den Musterkasten ein. Der Platz im Kasten dient dir als Richtwert. Der Schriftgrad liegt hier zwischen 14 und 18 Punkt.
Schritt 2: Wichtiges Auswählen und hervorheben
Wichtiges von Unwichtigem zu trennen, ist die wohl wichtigste Voraussetzung für das Textverständnis. Mit den folgenden vier Techniken rückst du ausgewählte Textteile optisch in den Vordergrund und setzt Schwerpunkte.
Technik 1: Textabschnitte farbig umrahmen
- Wähle unter Einfügen → Formen → Freihandform.
- Umrahme den Absatz schrittweise, indem du mit der Maus von Eckpunkt zu Eckpunkt wanderst und an jedem jeweils einen Mausklick machst. Das Gedrückthalten der Umschalt-Taste garantiert eine grade Linienführung. Ein Doppelklick am Anfangspunkt schließt den Pfad.
- Entferne aus der Form die Füllung. Wähle dazu in der Registerkarte Zeichentools/Format → Fülleffekt → Keine Füllung.
- Passe unter Formkontur noch die Farbe und Stärke des Rahmens je nach Bedarf an.
Technik 2: Wichtige Textstellen markieren
Bei der Arbeit mit Texten sind farbige Marker ein gutes Hilfsmittel. Warum diese bewährte Technik nicht auch in PowerPoint anwenden? So geht’s:
- Wählen über Einfügen→ Formen ein Rechteck aus. Ziehe über jeder zu markierenden Zeile eines auf.
- Um die Farbe anzupassen, klicke bei markiertem Objekt in der Registerkarte Zeichentools/Format auf Fülleffekt. Nun kannst du eine Farbe auswählen.
- Um die Farbstreifen durchscheinend zu machen, klicke auf Weitere Füllfarben. Im sich öffnenden Kontextmenü kannst du am Regler die Transparenz einstellen.
- Für die Animation wählst du im Register Animation→ Animation hinzufügen→ Eingang: Wischen.
- Um Zeile für Zeile von links nach rechts zu markieren öffnest du zunächst den Animationsbereich im Register Animation. Markiere alle Animationen und öffne per Rechtsklick die Effektoptionen. Wähle dort unter Effekt→ Richtung→ Von links und unter Anzeigedauer→ Starten→ Nach Vorheriger.
Zwei Tipps für den Textmarker-Look
1.Tipp: Die Transparenz stellst du über Zeichentools/Format → Formenarten → Fülleffekt → Weitere Füllfarben → Füllung durch das Bedienen des Reglers ganz untern im Dialogfeld passend ein.
2.Tipp: Weiche Kanten erzeugst du ebenfalls in der Gruppe Formarten über die Befehlsfolge Formeffekte → Weiche Kanten→ 5Pt.
Technik 3: Unwichtiges optisch in den Hintergrund treten lassen
Du kannst wichtige Textpassagen auch hervorheben, indem du eine leichte Transparenz über den restlichen Text legst. Die Wirkung ist enorm, die Methode simpel.
- Markiere die weniger wichtigen Textabschnitte. Übrigens: Bei gedrückter Strg-Taste kannst du auch nicht zusammenhängende Textteile markieren.
- Weise dem Text anschließend den Animationseffekt Transparent zu. Diesen findest du über Animation→ Animation hinzufügen→ Betont.
Technik 4: Wichtige Passagen durch die Lupe betrachten
Verstärke die Wirkung des Hervorhebens, indem du über bestimmten Texten eine Lupe positionierst.
In der Vorlagedatei stehen dir drei Lupenarten in verschiedenen Größen zu Verfügung. Als gruppierte Objekte lassen sie sich als Ganzes leicht kopieren und einfügen. Durch zweimaliges Klicken auf den Lupenrand ist die Größe des Rahmens individuell anpassbar.
Schritt 3: Unbekanntes und Fremdwörter erläutern
Unbekanntes stiftet Unsicherheit und steht dem Erfassen von Sinnzusammenhängen im Wege. Komme den Zuhörern entgegen: Hebe das bestimmte Wort z.B. mit einer Lupe hervor und gebe eine kurze Erläuterung. Eine Randnotiz mit Wortdefinition ist die optimale Lösung.
Schritt 4: Aussagen fassbarer machen durch konkreten Bezug auf die eigenen Arbeitsaufgaben
Motiviere die Zuhörer, indem du die zu vermittelnden Sachverhalte praxisnah auf das eigene Arbeitsumfeld ausrichtest. Denn: In eigener Sache lernt es sich besser. Stelle Theorie und Praxis oder Vorschrift und Realität gegenüber. Diskutiere vor Ort mögliche Maßnahmen.
Schritt 5: Vom Fachtext über die Checkliste zum konkreten Maßnahmenplan
Zum Schluss verbinde die Elemente. Abschnitt für Abschnitt wird auf wichtige Inhalte geprüft und ausgewertet. Das Ergebnis ist eine vollständig abgearbeitete Checkliste und ein vollendeter Maßnahmenplan.
Wie du in drei Schritten die Vorlage individuell anpassen kannst:
- Den eigenen Text einfügen: Kopiere deinen Text in die Zwischenablage. Markiere den Text in den Textboxen der Vorlagendatei. Per Rechtsklick auf die Markierung wählst du dann Einfügen→ Nur Text.
- Den Text animieren: Wähle eine der vier vorgestellten Hervorhebungstechniken und animiere diese wie dort beschrieben. Öffne den Animationsbereich im Register Animation. Mache einen Rechtsklick auf der Animation und wähle die Anzeigedauer → Dauer: Bis zum nächsten Klick. Alle anderen Animationen können aus der Beispieldatei direkt übernommen werden.
- Den Ja/Nein-Status ändern: Für einen Haken gibst du ein »ü« und für ein Kreuz ein »û« in die Zelle ein.
Ausgetrickst: Optisch mehr Platz
Platz fehlt immer. Verbinde zwei Folien geschickt mit dem Folienübergang Schieben. In Leserichtung werden die Objekte der nächsten Folien eingeschoben und das Auge liest einfach weiter. Überzeugen Sie sich in der Beispieldatei.
Mit einprägsamen Schaubildern mehr Wirkung erzielen
Wirkung und Tragweite angemessener Visualisierungen in Präsentationen werden oft unterschätzt. Doch Bilder haben enorme Wirkung, denn sie sind der schnellste Weg zum Gehirn, bieten ein zusätzliche Ebene des Verstehens und haben »Haftwirkung«. Erfahre, wie du
- originelle Folien als Themeneinstieg,
- verständliche Infografiken und
- erläuternde Text-Bild-Kombinationen
erstellen und diese dann vielfältig einsetzten kannst.
Drei Parameter lassen Professionalität erkennen
Für gute und aussagekräftige Grafiken gelten die Kriterien:
- Klarheit,
- Genauigkeit,
- Anschaulichkeit.
Wie du erfolgreich in ein Thema startest
Du weißt, dass dein Thema für einen Großteil des Publikums schwer verständlich ist? Desinteresse oder Langeweile willst du auf jeden Fall vermeiden?
Lese, wie du den Themeneinstieg so gestalten, dass die Neugier der Teilnehmer auf das Kommende geweckt und der Einzelne nicht überfordert wird.
Titelfolien gestalten
Fessel dein Publikum von der ersten Folie an mit visuell einprägsamen Darstellungen, die sofort klar machen, dass dies keine der üblichen Präsentationen wird.
Layout-Tipps für einprägsame Folien
1. Tipp: Wähle keine komplexen Visualisierungen mit Details, sondern vereinfachte Grafiken mit klaren Bildbotschaften.
2. Tipp: Lasse genug leere Fläche auf der Folie. Dies bietet dem Auge »Raum zum Atmen« und lässt deine Botschaften besser wirken.
Themen wie auf einem Tablet-PC präsentieren
Die Wahl dieses Mediums bietet zwei Vorteile:
- Durch den täglichen Gebrauch von mobilen Geräten ist unser Auge geschult auf die Darstellungsart und den Aufbau der modernen Kommunikation. Eine nach dem » App-Prinzip« aufgebaute Agenda ist somit eingängig und verständlich.
- Lange Texte sind out. Durch den beschränkten Platz bist du gezwungen, deine Inhalte kurz und prägnant zu formulieren – eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiche Kommunikation in Zeiten von Informationsflut.
Mit Grafikelementen Informationen aufbereiten
Nach einem gelungenen Einstieg in das Thema leitest du über zu den konkreten fachlichen Themen. Setze in dieser Phase bewusst auf Grafiken. Gut gemachte Infografiken beschleunigen den Aufnahmeprozess enorm, da sie eine Sachinformation schon in vorbereiteter Form liefern. Lerne einige beispielhafte Darstellungskonzepte kennen und lasse dich inspirieren.
Piktogramme einsetzen und kombinieren
Piktogramme sind eine ideale Lösung, wenn es darum geht, Inhalte schnell zu-und einzuordnen. In ihrer Funktionsweise sind sie wahrscheinlich »Allrounder«. Piktogramme werten nicht nur den Text optisch auf, sondern lassen sich auch mit anderen Grafiken kombinieren.
Zusammenhänge und Wechselwirkungen darstellen
Um Wechselwirkungen aufzuzeigen und vernetztes Denken anzuregen, sind grafische Elemente unerlässlich.
Beispiel 1: Zahnräder
Aufeinander aufbauende Inhalte und Prozesse lassen sich gut mit ineinander greifenden Zahnrädern darstellen.
Beispiel 2: Ineinander geschachtelte Kreise
Um Teile eines Ganzen nach ihrer Wirksamkeit und Reich-weite einzuordnen, eignet sich folgende Kreisanordnung.
Kreative Alternativen für »Bullet Points«
Wenn es darum geht, listenartig Sachverhalte darzustellen, sind die herkömmlichen Aufzählungen oft die erste Idee. Doch es gibt attraktivere Alternativen mit mehr Wirkung.
Beispiel 3: Piktogramme auf einer Memoleiste
Nutze den Raum in der Horizontale: Listen müssen nicht immer nur »runter« geschrieben, sondern können auch waagrecht in Leserichtung dargestellt werden. Der Vorteil: So schaffst du auch für Piktogramme ausreichend Platz.
Beispiel 4: Warnaufsteller mit Details
Der Warnaufsteller mit Schild erregt Aufmerksamkeit und macht deutlich: Hier wird’s wichtig. Die genaueren Informationen zum Thema folgen dann in Leserichtung.
Sorgt für Nachhaltigkeit: Aussagen verbildlichen
Mit einfachen grafischen Formen kannst du Aussagen bildhaft unterstützen und verstärken. Die zu vermittelnde Botschaft wird durch die Kombination mit Bildern besser behalten und wirkt zudem überzeugender.
Wie du einsatzbereite Piktogramme im passenden Design erstellst
Piktogramme haben den Vorteil, dass sich damit Aussagen und Sachverhalte schnell und eindeutig kommunizieren lassen. Egal, ob Gefahrensituation, Vorschrift oder Aufgabe: Bildsymbole sind sofort verständlich. Setze sie ein als Warnung, Hinweis oder dekoratives Element.
Aufbau der Piktogramme
Die in der Vorlage enthaltenen Piktogramme im Design »Chrom« und »Chrom Light« bestehen aus drei Bauteilen:
- einer formgebende Basis
- einer Innenform
- und dem Symbol selbst.
Die Muster-Piktogramme nutzen und anpassen
Mit zwei Mausklicks kannst du dein Sortiment erweitern:
- Markiere die Innenform. Wähle im Register Zeichentools/Format→ Form bearbeiten→ Form ändern.
- Entscheide dich im folgenden Katalog für eine andere Form. Das Design überträgt sich automatisch.
Wichtig bei der Wahl von Farbe und Form
Formbasis: Die Form ist für den ersten optischen Eindruck entscheidend. Sie sollte jedoch dezent gewählt werden, um nicht vom eigentlichen Symbol abzulenken
Innenform: Die Funktion der Innenform ist es, das Symbol »ins rechte Licht« zu rücken. Die Farbe sollte im Kontrast zur Symbolfarbestehen, aber nicht zu knallig wirken.
Symbol: Verwende gängige Symbole und behalte die Zuordnung während der gesamten Präsentation konsequent bei. Je häufiger du die Symbole verwenden, desto schneller kommt beim Publikum der »Aha-Effekt«.
Piktogramme in deinen Designfarben
Das Design »Chrom Light« aus der Vorlagendatei ist ideal, um Piktogramme in Ihren Akzentfarben zu erstellen.
- Markiere dazu die Piktogramme aus der Vorlagendatei auf Folie 8 und kopiere diese mit Strg + C.
- Wechsel in deine Präsentation. Nach einem Rechtsklick auf eine leere Stelle der Folie wähle in den Einfüge-Optionen Zieldesign verwenden.
Versteckt, aber extrem nützlich
Bevor du im Internet teure Symbole kaufst oder selber zeichnest: Werfe einen Blick in die Symbolschriften. Diese haben zu den Themen Organisation/Management, Arbeitsschutz/-sicherheit und Recht einiges zu bieten.
Symbole einfügen
- Um ein Symbol einzufügen, klickst du in den Platzhalter der Innenform. Wähle dann die Befehlsfolge Einfügen→ Symbol→ Weitere Symbole.
- Bei Schriftart wählst du eine von vier Symbolschriften aus, die anstelle von Buchstaben grafische Symbole enthalten: Webdings, Wingdings sowie Wingdings 2 und 3.
- Hast du das gewünschte Symbol gefunden, markiere es und klicke auf Einfügen oder drücke Enter.
- Nun kannst du wie sonst auch bei Schrift die Farbe und Größe auf der Registerkarte Start ändern.
Mithilfe des Zahlencodes schnell ein Symbol finden
Die folgende Tabelle soll es dir erleichtern, aus den über 500 Symbolen das passende auszuwählen. Dazu sind die Symbole in dieser Übersicht nach Themen gruppiert. Wähle im Dialogfeld Symbol einfach oben links die Schriftart. Bis Windows 7 kannst du unten den Zahlencode eingeben. Betätige mit Enter und schon bist du fertig.
| Symbol | Schriftart | Nr. | Verwendung |
Organisation und Management | W1 | 51 | Aufgaben |
 | W2 | 50 | Maßnahme |
 | W2 | 78 | Umsetzung |
 | W | 115 | Problem, Frage |
 | W2 | 80 | Erledigt, Abgehakt |
 | W2 | 79 | Ungelöst |
 | W | 210 | Ablage |
 | W1 | 184 | Zeit, Organisation |
 | W | 76 | Prüfen, Hinterfragen |
 | W | 143 | Analyse, Auswertung |
Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit | W | 64 | Werkzeug, Arbeit |
 | W | 65 | Arbeitsumgebung |
 | W | 85 | Geräusch, Lautstärke |
 | W | 230 | Alarm |
 | W | 102 | Notfall, Feuerwehr |
 | W | 104 | Ambulanz |
 | W | 207 | Sicherheit |
 | W | 144 | Aufbewahrung |
 | W1 | 83 | Flüssigkeit |
 | W | 120 | Verbot |
 | W1 | 78 | Gift, Gefahr |
 | W | 255 | Temperatur |
Recht | NT | 00A7 | Paragraph, Gesetz |
 | W1 | 48 | Dokument |
 | W1 | 38 | Nachschlagewerk |
Die einzelnen Bauteile zusammenfügen
Nachdem du die einzelnen Bauteile individuell angepasst hast und bevor du diese auf deiner Folie positionierst, solltest du die einzelnen Bauteile gruppieren. So können die Formen als Ganzes verschoben und skaliert werden.
- Ziehe bei gedrückter Maustaste einen Rahmen um das Piktogramm. Nun sind alle Objekte markiert.
- Zum Gruppieren drücke gleichzeitig Strg+ Umschalt-Taste+ G.
Passend zum Thema Arbeitssicherheit: Piktogramme in »Schilder-Optik«
Dieses Design bleibt im wahrsten Sinne des Wortes haften:
- Das Befestigt-Sein der Piktogramme mittels Schrauben vermittelt den Eindruck von Beständigkeit.
- Die metallene Oberfläche erinnert an vertraute Arbeitsmaterialien und stellt einen optischen Bezug zum realen Arbeitsplatz dar.
Die Piktogramme anbringen
Diese besonderen Piktogramme haben den Vorteil, dass sie überall angebracht werden können, sogar auf der eigenen digitalisierten Firmenwand. Für eine realistische Optik sorgt ein Schatteneffekt. Diesen kannst du schnell anpassen:
- Klicke mit der rechten Maustaste auf das gruppierte Objekt und wähle Form formatieren. Unter Schatten kannst du im folgenden Dialog den Effekt nun genau einstellen.
- Wähle Voreinstellung→ Offset Mitte und variiere die Größe des Schattens am Regler Größe.
Vertrautes als Hintergrundmotiv
Überrasche dein Publikum mit vertrauter Arbeitsumgebung auf deinen Folien. Das ist wirkungsvoll und doch schnell gemacht – ein Foto mit dem Handy reicht aus.
Mit wenigen Klicks den Fachvortag in ein druckfertiges Quiz verwandeln
Du hast Mühe in dein Seminar gesteckt und möchtest, dass deine Teilnehmer das Gelernte auch mit in den Alltag nehmen? Dann helfe nach mit einem Quiz für zuhause, der als kleiner Selbst-Test die Teilnehmer veranlasst,
- sich das Gelernte noch einmal vor Augen zu führen,
- bestimmte Inhalte zu reflektieren
- und im Arbeitsalltag anzuwenden.
Lerne in diesem Artikel eine Methode kennen, wie du einen solchen Selbst-Test ganz fix erstellen kannst. Der Clou dabei: Office erledigt die Hälfte der Arbeit automatisch.
Das Layout-Problem… ist lösbar
Für das Quiz wäre ein Layout perfekt, welches in Tabellenstruktur ein passendes Bild und Platz für Frage und Antwort enthält. PowerPoint stößt da an seine Grenzen. Word wäre besser. Office hat für dieses Problem schon eine Lösung.
Der Trick: »An Microsoft Word senden«
Der Befehl »An Microsoft Word senden« erstellt ein Word-Dokument, das die Folien und Platz für Textzeilen enthält. Die perfekte Vorlage für ein Quiz! Die Bilder ermöglichen eine Orientierung und helfen dem Gedächtnis auf die Sprünge. Wenn du die Variante Notizen neben den Folien oder Leere Linien neben den Folien wählen, erstellt Word eine dreispaltige Tabelle. Die linke Spalte enthält die Nummern der Folien, die mittlere Spalte Abbilder der Folien und die rechte Spalte den Platz für Notizen. So findest du den Befehl für den Folien-Export an Word:
- in 2007 über Office-Schaltfläche→ Veröffentlichen,
- in 2010 über Datei→ Speichern und Senden,
- in 2003 über Datei→ Exportieren.
Praktisch: Doppelte Pflege entfällt
Präsentationsunterlagen müssen oft aktualisiert werden. Demzufolge auch das Quiz in der Word-Datei. Damit es stets auf dem neuesten Stand ist, aktiviere zusätzlich noch die Option Verknüpfung einfügen.
Das Ergebnis des Exports in Word nachbearbeiten
Die Tabellenstruktur sorgt für ein übersichtliches Layout und macht das Eingeben zusätzlicher Texte leicht. Allerdings sollten noch zwei Dinge angepasst werden:
- Eine Ausrichtung im Querformat bietet mehr Platz. Wähle Seitenlayout→ Ausrichtung→ Querformat.
- Passe die Spaltenbreite an. Die linke Spalte für die Foliennummer ist zu breit, ziehe diese schmaler oder entferne diese per Rechtsklick komplett.
Konstruktive Fragen stellen
- Frage Faktenwissen ab (Folie 1). Sicheres Arbeiten erfordert ein gewisses Maß an Fachwissen.
- Stelle handlungsorientierte Fragen (Folie 2). Sie aktivieren die Teilnehmer, Dinge sofort umzusetzen.
- Stelle Transferfragen (Folie 3). So werden Arbeitsvorgänge und die eigenen Arbeitsumstände reflektiert.
Auch Multiple Choice ist möglich
Auch verschiedene Antwortmöglichkeiten zum Ankreuzen können in die Vorlage integriert werden. Schaue dir dazu das Beispiel in der Vorlagendatei an.
