Wie du mit dem richtigen PowerPoint-Format zeitgemäß auf modernen Endgeräten präsentierst

Was bisher vor allem auf Messen zu beobachten war, hält jetzt auch in Vorstandsetagen und zahlreichen Besprechungsräumen Einzug: ein Wandel des Folienformats. Sinkende Preise führen dazu, dass großformatige Bildschirme die herkömmlichen Leinwände verdrängen. Diese TV-Monitore haben – ebenso wie moderne Desktop- und Laptop-Monitore – ein Breitbildformat und nicht mehr das gewohnte 4:3-Format. Auch neue PowerPoint-Versionen und Beamer bieten das Breitbildformat als Standard oder unterstützen es zumindest. Daher gehen immer mehr Unternehmen dazu über, ihre Präsentationen auf ein breiteres Folienformat umzustellen. Allerdings läuft das bei vorhandenen Folien nicht immer ohne Tücken ab. Ohne manuelles Eingreifen kommt es zu Verzerrungen der Inhalte. In diesem Beitrag erläutern wir dir diesen technischen Trend und 

• verschaffen dir einen Überblick über die wichtigsten Foliengrößen für deine Bildschirmpräsentation,
• veranschaulichen dir die Folgen eines falsch gewählten Folienformates für deine Präsentation,
• bieten dir Entscheidungshilfen, wie du das richtige Folienformat für deine Präsentation in PowerPoint wählst,
• nennen dir Gestaltungstipps für den gelungenen Wechsel auf das 16:9-Format,
• unterstützen dich beim Wechsel deiner Folienformate 4:3 und 16:9 und
• liefern dir drei Tipps, wie du das Folienformat deiner Präsentation ohne Verzerrung der Inhalte wechselst.

Setzt du dieses Wissen ein, wirkst du im Umgang mit modernen Endgeräten technisch versiert und hebst deine Präsentation auf eine zeitgemäße Stufe.

Folienformate für deine Bildschirmpräsentation: So präsentierst du gezielt auf modernen Endgeräten

Sicherlich hast du schon eine Präsentation in der Bildschirmpräsentationsansicht geöffnet und bemerkt, dass die Folie den Monitor nicht vollständig ausfüllt: Manchmal sind an den Seiten oder oben und unten noch breite schwarze Streifen zu sehen. Woran liegt das? Monitore haben verschiedene Formen, die durch das Verhältnis der Seitenlängen zueinander beschrieben werden. Die gängigsten Monitore heutzutage haben das Seitenverhältnis 16:9. Manche Laptop-Monitore und Tablets haben ein Seitenverhältnis von 16:10. Alte Monitore und iPads haben ein Seitenverhältnis von 4:3. Über mehr als zwei Jahrzehnte galt ein Seitenverhältnis von 4:3 als der Standard. Doch Monitore, Laptop-Displays, Tablets und Beamer werden seit Jahren nicht mehr im 4:3-Format hergestellt. Es hat sich für Folien in den letzten Jahren stärker ein neues, moderneres Format etabliert: 16:9. Dieses Breitbildformat ist seit der PowerPoint-Version 2013 die Standardeinstellung von PowerPoint und die Mehrheit der Präsentationen wird im 16:9-Format angelegt. In folgendem Abschnitt

• geben wir dir einen Überblick über Foliengrößen für deine Präsentation auf modernen Endgeräten wie Monitor und Beamer,
• bieten wir dir einen visuellen Vergleich der Foliengrößen 4:3 und 16:9 und
• zeigen dir eine Übersicht über individuelle Foliengrößen, die du beispielsweise als Handout verwenden kannst.  

Mit diesem Wissen begibst du dich auf die sichere Seite und zeigst deinem Publikum eine hochwertige Präsentation. 

Folienformate für deine Präsentation auf modernen Endgeräten wie Monitor, Beamer und Display

Folienformat 4:3
Die klassische Folie ist 25,4 cm breit und 19,05 cm hoch. Das entspricht einem Seitenverhältnis von 4:3. Dieses Format war bis einschließlich PowerPoint 2010 die Standardeinstellung, weil die meisten bis dahin gebräuchlichen Computermonitore ebenfalls dieses Bildseitenverhältnis hatten und auch die Folien im Präsentationsmodus bildschirmfüllend darstellen konnten. Alle Beamer sind in der Lage, Folien in diesem Format in voller Größe darzustellen.

Folienformat 16:9
Das Breitbildformat im Seitenverhältnis 16:9 ist die neue Standardeinstellung in PowerPoint. Dieses Format wird auf allen neueren Monitoren und Displays bildschirmfüllend dargestellt. Moderne Beamer zeigen diese Folien in Full-HD-Qualität. Die klassische Folie ist 33,867 cm breit und 19,05 cm hoch. Die Breitbildfolie ist also im Ausdruck kleiner als die klassische Folie.

Folienformate für deine Bildschirmpräsentation im Vergleich

Entscheide bereits beim Layout, ob das Seitenverhältnis 4:3, altes Monitor-/Beamer-Seitenverhältnis, oder 16:9, Full-HD = modernes Monitor-/Beamer-Seitenverhältnis, sein soll.

Wie die Abbildung oben zeigt, ist das Format 16:9 länglicher als das 4:3-Format. Du kannst dadurch die verfügbare Fläche der Folien besser nutzen und mit deinen Inhalten füllen.

Individuelle Folienformate für deine Präsentation

Erstellst du PowerPoint-Folien für den Ausdruck als Handout oder für Anzeigegeräte mit dem Seitenverhältnis 16:10? Dann liefert dir unsere Tabelle wertvolle Informationen für die Höhe und Breite deiner Präsentation.

Name	Breite	Höhe
Bildschirmpräsentation (4:3)	10 in/25,4 cm	7,5 in/19,05 cm
Briefpapier (8,5×11 in)	10 in/25,4 cm	7,5 in/19,05 cm
Ledger-Papier (11×17 in)	13,319 in/33,831 cm	9,99 in/25,374 cm
A3-Papier (297×420 mm)	14 in/35,56 cm	10,5 in/26,67 cm
A4-Papier (210×297 mm)	10,833 in/27,517 cm	7,5 in/19,05 cm
B4 (ISO)-Papier (250×353 mm)	11,84 in/30,074 com	8,88 in/22,556 cm
B5 (ISO)-Papier (176x250mm)	7,84 in/19,914 cm	5,88 in/14,936 cm
35 mm Folien	11,25 in/28,575 cm	7,5 in/19,05 cm
Aufwand	10 in/25,4 cm	7,5 in/19,05 cm
Banner	8 in/20,32 cm	1 in/2,54 cm
Bildschirmpräsentation (16:9)	10 in/25,4 cm	5,625 in/14,288 cm
Bildschirmpräsentation (16:10)	10 in/25,4 cm	6,25 in/15,875 cm
Breitbild	13,333 in/33,867 cm	7,5 in/19,05 cm

Du kennst die wichtigsten Folienformate. In folgendem Abschnitt visualisieren wir dir Ergebnisse einer missglückten Umstellung.

So wirkt sich ein falsch gewähltes Folienformat auf deine Präsentation aus

In PowerPoint kannst du nicht nur Präsentationen im Format 4:3 erstellen, sondern auch in 16:9. Das Umstellen des Formats ist einfach. Jedoch kann danach ein bisschen Korrekturarbeit nötig sein. In diesem Abschnitt veranschaulichen wir dir als PowerPoint-Anwender mögliche Folgen einer Umstellung des Folienformates von 4:3 auf 16:9 anhand konkreter Visualisierungsbeispiele.

Beispiel 1: Deine Folien werden verkleinert dargestellt 

Beispiel 2: Deine Inhalte werden gestreckt oder gestaucht

Werden Folien aus Präsentationen mit unterschiedlichen Folienformaten zusammengefasst, dann ist Ärger vorprogrammiert:

Beispiel 3: Deine Folien werden abgeschnitten

Im schlimmsten Fall wird die Folie angeschnitten. Das kann bei 16:9-formatigen Folien in Kombination mit alten Beamern auftreten, da sie lediglich das Format 4:3 unterstützen und sich nicht auf ein anderes Seitenverhältnis umstellen lassen. 

Du kennst die wichtigsten Folienformate und die Folgen falsch gewählter Folienformate. Noch zögerst du bei der Auswahl, des geeigneten Formates für deine Präsentation. In folgendem Abschnitt geben wir dir wertvolle Entscheidungshilfen, wie du das richtige Folienformat wählst.

Entscheidungshilfen: So wählst du das richtige Folienformat für deine Präsentation in PowerPoint 

Angesichts der technischen Weiterentwicklung und der Abkehr Microsofts vom 4:3-Standard bist du mit dem Format 16:9 zukünftig auf der sicheren Seite. Nur an wenigen Orten sind noch Beamer im Einsatz, bei denen das Folienformat 4:3 als Standard gilt. Als PowerPoint-Anwender erkennst du, dass du bei der Entscheidung über das Folienformat mehrere Faktoren berücksichtigen musst. Stelle zuerst fest, auf welchem Endgerät du präsentierst, und entscheide dann, ob du dich den zeitgemäßen technischen Trends anschließt, oder nicht. In folgendem Abschnitt unterstützen wir dich mit praxisorientierten Entscheidungshilfen für die Auswahl des richtigen Folienformates.

Wann solltest du das Format 4:3 einsetzen?

• Du präsentierst mit Beamern oder anderen Medien, die nur das 4:3-Format unterstützen, beispielsweise via iPad oder bei manchen Webinar-Plattformen.
• Du möchtest alles beim Alten lassen. Der Aufwand für die Umstellung deiner Präsentation auf ein modernes Folienformat ist dir zu groß.

Was bietet dir das neue Breitbildformat 16:9?

• Das Format 16:9 ist heute Standard bei den Display-Auflösungen moderner Monitore und Beamer.
• Es ist breiter und bietet dir mehr Platz auf der Folie.
• Es wirkt moderner als das Format 4:3.
• Es ist das gängige Format für Videos.
• Es eignet sich auch ideal, wenn du deine Präsentation als Video speichern und dann abspielen möchtest.
• Es wird über kurz oder lang das Format 4:3 ablösen. 

Welche Aspekte sprechen für das Format 16:10?

• Der technologische Trend geht in Richtung breiter werdender Bildschirme.
• Am Markt gibt es auch Anzeigegeräte mit einem Seitenverhältnis von 16:10.
• Präsentierst du hauptsächlich auf 16:10-Geräten, lege deine Folien in diesem Format an. 

Wann ist das Format DIN A4 für deine Präsentation geeignet?

• Es ergeben sich keine Verzerrungen im Vergleich zum üblichen Bildschirmformat 4:3 oder 16:9.
• Erstellst du überwiegend Präsentationen, die später ausgedruckt werden, verwende das Format DIN A4.

Welchen Mehrwert bietet dir die Option Benutzerdefinierte Foliengröße?

• Erstellst du Präsentationen, die du als Ausdruck oder auf einer Overhead-Folie verwendest, entscheide dich für dieses Format.
• Weichen die Maße oder Maßeinheiten deiner Präsentation von den vorgegebenen Einstellungsmöglichkeiten ab, wähle die benutzerdefinierte Foliengröße.

Du hast dich für das 16:9 Folienformat entschieden. Da deine bestehende Präsentation im Folienformat 4:3 aufgebaut ist, möchtest du diese auf das neue Format umstellen. Wie dir das gelingt, erfährst du in unserem Exkurs: Vier Gestaltungstipps für den gelungenen Wechsel auf das 16:9-Format.

Vier Gestaltungstipps für den gelungenen Wechsel auf das 16:9-Format

Tipp 1: Teile Aufzeichnungen in Spalten auf

Im 4:3-Folienformat wurden Aufzählungen, zum Teil mit Unterpunkten verwendet. Optisch gesehen bieten solche Folien kaum Spannung. Hier ist eine Alternative:

Tipp 2: Positioniere Diagramme neu

Tipp 3: Platziere Inhalte horizontal statt vertikal 

Tipp 4: Nutze die gewonnene Fläche optimal aus

Du hast die Vorteile des 16:9-Formates erkannt. Nun möchtest du mit der Änderung deines bestehenden Folienformates beginnen. Wie dir das auf einfachem Weg gelingt, erfährst du im folgenden Abschnitt: Formatwechsel.

So wechselst du dein Folienformat von 4:3 auf 16:9 

Bis die letzten alten Beamer und Leinwände im Format 4:3 ausgemustert sind, befindest du dich in einer Übergangsphase. Daher ist es erforderlich, dass du Folien sowohl in 16:9 als auch in 4:3 erstellst oder das bestehende Folienformat ändern musst. Doch wie funktioniert das Erstellen oder das Wechseln von Folienformaten von einem Format zum anderen in der Praxis? Wir liefern dir in folgendem Abschnitt passende Antworten auf deine Fragen. Du erfährst von uns wie du

• ein neues Standard-Folienformat (4:3) für deine Präsentation festlegst,
• das Standard-Folienformat (4:3) als Vorlage für deine Präsentation festlegst und
• das bestehende Folienformat deiner Präsentation änderst.

Mit diesem Wissen kannst du individuell auf Anforderungen von Endgeräten reagieren und vermeidest Pannen vor deinem Publikum.

Wie du ein neues Folienformat für deine Folie bestimmst

Gängige Monitore heutzutage haben das Seitenverhältnis 16:9. Laptop-Displays und Tablets haben ein Seitenverhältnis von 16:10. Alte Monitore und iPads haben ein Seitenverhältnis von 4:3. Passe deshalb beim Erstellen einer neuen Präsentation am besten von Anfang an deine Folie an das Präsentationsmedium an.

So legst du das Folienformat für deine Folie fest:

Wie du das Folienformat 4:3 als Vorlage für deine Präsentation festlegst

Du kannst das 16:9-Widescreen-Format von PowerPoint aufgrund interner Gestaltungsrichtlinien deines Unternehmens noch nicht nutzen? Wir zeigen dir, wie du das alte 4:3-Format wieder zum Standard erklärst und Präsentationen in diesem Format erstellst.

So legst du 4:3 als Format für deine Präsentation fest:

Wie du das bestehende Folienformat deiner Präsentation individuell änderst

Vorhandene Präsentationen kannst du anpassen, indem du die Foliengröße änderst. Aber Achtung: Dabei können Inhalte deiner Folie wie Bilder, Zeichnungen, Grafiken oder Text verzerrt oder verschoben werden. Kontrolliere aus diesem Grund jede Folie.
Gehe wie folgt vor:

Du hast das Folienformat festgelegt und bist mit dem Ergebnis nicht zufrieden. Im folgenden Abschnitt vermitteln wir dir professionelle Tipps, wie du das Folienformat ohne Verzerrung der Inhalte wechselst.

Drei Tipps: Wie du das Folienformat deiner Präsentation ohne Verzerrung der Inhalte wechselst

Wenn du dein Folienformat wechselst, beispielsweise von 4:3 auf 16:9, wirst du meist mit dem Ergebnis nicht zufrieden sein. Textfelder, Tabellen und Diagramme sind falsch positioniert. Fotos und Grafiken erscheinen verzerrt, weil sie von PowerPoint auf die neue Breite gezogen oder gestaucht werden. Was kannst du in diesem Fall tun? Mit diesen wertvollen Tipps gelingt es dir,

• Folieninhalte wie Fotos, Textfelder, Tabellen und Diagramme nach einer Umstellung in den Originalzustand zurückzusetzen,
• bestehende Folienformate durch die Optionen Maximieren oder Passend skalieren ohne Verzerrung zu wechseln und
• verzerrte Objekte über den Folienmaster wieder in Originalproportionen darzustellen.

Mit diesem speziellen Know-how bist du gerüstet für moderne Endgeräte und beeindruckst dein Publikum durch eine hochwertige Präsentation deiner Folieninhalte. 

Tipp 1: Wie du Inhalte deiner Folien in PowerPoint wieder in den Originalzustand zurücksetzt

Gehe wie folgt vor:

Tipp 2: Wie du mit den Optionen Maximieren oder Passend skalieren dein Folienformat ohne Verzerrung wechselst

In PowerPoint funktioniert der Wechsel vom Format 16:9 auf das Format 4:3 unkompliziert. Es stehen dir hierzu zwei Optionen zur Verfügung: Maximieren und Passend Skalieren. Beide sorgen dafür, dass alle Objekte nicht mehr verzerrt erscheinen.
Gehe wie folgt vor:

Option: Passend skalieren

Bei dieser Option platzierst du den ursprünglichen Folieninhalt in der Mitte der Folie, je nach Formatwechsel vergrößert oder verkleinert. In jedem Fall haben die Folieninhalte auf der neuen Foliengröße ausreichend Platz. Beim Wechsel von 4:3 auf 16:9 ergeben sich links und rechts leere Flächen. Das neue Folienformat und die neuen Platzverhältnisse machen es zum Teil notwendig, dass du die Inhalte neu arrangieren musst.

Option: Maximieren

Die Folieninhalte werden proportional zur neuen Folienbreite skaliert. Wenn du vom Format 4:3 zu 16:9 wechselst, nutzt du die ganze Breite aus. Die Höhe scheint nach dem Wechsel häufig zu niedrig – vor allem, wenn sich auf den Folien viele Inhalte befinden. Dadurch bedarf es bei dieser Option gegebenenfalls noch deiner manuellen Nachbearbeitung. 

Tipp 3: Wie du verzerrte Objekte über den Folienmaster wieder in Originalproportionen darstellst

Früher wurden Präsentationen gern im Format 4:3 erstellt. Zeigst du als PowerPoint-Anwender diese Präsentationen auf modernen Breitwandbildschirmen oder Beamern entstehen links und rechts schwarze Ränder. Was kannst du in diesem Fall tun? Konvertiere deine Präsentation in das Format 16:9, um den verfügbaren Bildschirmplatz vollständig auszunutzen. Wie dir das ohne zusätzliche Bildkorrekturen gelingt, erfährst du in diesem Beitrag.
Gehe wie folgt vor:

1. Speichere deine Präsentation mit den verzerrten Objekten unter einem neuen Namen.
2. Öffne deine alte Präsentation, bei der noch alles in Ordnung war.
3. Gehe bei beiden Präsentationen über die Registerkarte Ansicht/Masteransichten → auf Folienmaster.
4. Lösche die verzerrten Objekte in der neuen Präsentation und kopiere die unverzerrten aus der alten Präsentation.

Präsentationsmedien im Wandel

Nutzt du als PowerPoint-Anwender beim Präsentieren das jeweils richtige Folienformat? Schließlich ist es ein Unterschied, ob du deine Folien auf einem Monitor, einem Tablet, einem großen Display oder mit einem Beamer anzeigst. Die Wahl des Folienformates ist wichtig, um die Inhalte deiner Präsentation wie Texte, Grafiken oder Hintergrundbilder optimal für dein Publikum darzustellen. Zudem vermittelst du deinen Zuschauern durch das passende Folienformat einen Eindruck, wie professionell du präsentierst. Du möchtest technische Pannen vermeiden und dich für deine nächste Präsentation wappnen? Wir empfehlen dir hierzu folgenden Beitrag: Wie du fokussiert und interaktiv vor Publikum präsentierst. Wir hoffen, dieser Artikel hat dir gefallen und wir konnten dir anhand von bewährten Beispielen und Tipps mehrwertiges Know-how vermitteln. Wenn du Fragen zu Themen oder neue Themenvorschläge für uns hast, kontaktiere uns. Wir freuen uns auf dich.

PowerPoint Expertentipp: So stellst du bei einem Formatwechsel Farben und Schriftarten einfach um

Als PowerPoint-Anwender bist du offen für neue Ideen und hilfreiche Werkzeuge? Dann bist du hier richtig. Monatlich stellen wir dir hilfreiche Beispiele, besondere Tipps und interessante Exkurse rund um PowerPoint vor. Hast du spezielle Fragen rund um PowerPoint, die dir kein Artikel bisher beantworten konnte? Wir gehen dir gern helfend zur Hand und unterstützen dich mit „Antworten vom Experten“.
Dein Redaktionsteam

Frage: In der Firma habe ich in PowerPoint 2013 eine Präsentationsvorlage erstellt. Die Farben darin enthalten das firmeneigene Corporate Design. Die Vorlage hat das Seitenverhältnis 4:3. Bisher funktionierte alles gut. Doch wenn ich das Seitenformat einer bestehenden Präsentation in 16:9 ändere, wird seltsamerweise das Farbschema auf den Office-Standard zurückgesetzt. Was kann ich in dieser Situation tun? 

Antwort: In PowerPoint 2013 gibt es Design-Familien mit sogenannten Super Themes. Deren Vorteil ist, dass sie unterschiedliche Farbvarianten und Folienhintergründe speichern. Damit kannst du in einer Firma eine Präsentation schnell auf die Farben deines jeweiligen Bereichs oder deiner Produktlinie umstellen. Allerdings gibt es diese Funktionalität nur in den von Microsoft mitgelieferten Designs. Dort sind pro Farbvariante zwei Designs für unterschiedliche Foliengrößen hinterlegt. Eines gilt für die Standardgröße mit dem Seitenverhältnis 4:3 und eines für das Breitbildformat 16:9. Beide Folienformate enthalten eigene Hintergrundgrafiken. Dies verhindert, dass bei einem Wechsel des Folienformats Objekte und Logos im Folienhintergrund verzerrt erscheinen.

Die, von dir erstellte Vorlage, enthält keine Design-Familie, sondern nur ein Design in der Standard-Foliengröße. Beim Wechsel des Folienformats über Entwurf/Anpassen → Foliengröße erwartet PowerPoint eine entsprechende Design-Variante mit demselben Farbschema, aber in der Breitbildfoliengröße. Da diese Variante nicht vorhanden ist, greift PowerPoint auf das leere Standarddesign mit den Office-Designfarben und -Schriftarten zurück. Es existiert noch kein praktikables Tool, um Design-Familien einfach, ohne Programmierung des XML-Codes der PowerPoint-Vorlage, selbst zu erstellen.

Aus diesem Grund empfehlen wir dir folgende Vorgehensweise:

4. Speichere ebenfalls die Schriftarten ab. 
5. Weise nach dem Ändern der Foliengröße diese beiden Einstellungen deiner Präsentation zu.