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Layout PowerPoint

Wie du deine PowerPoint-Folien gekonnt ins Hochformat drehst und neue Perspektiven für dein Publikum schaffst

Redaktionteam Cleverslide
bestehend aus Microsoft-zertifizierten PowerPoint-Experten

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Mit dem Hochformat schaffst du neue Perspektiven für dein Publikum © Mateus Campos Felipe, krystian krzewinski, Wong, Tamarcus Brown & Azamat Zhanisov - unsplash.com

Menschen und Strukturen deiner Organisation gekonnt in PowerPoint darzustellen, ist stets eine Herausforderung für dich, als PowerPoint-Anwender. Eine Folie im Querformat visualisiert oft nur wenige Inhalte und schränkt die Tiefe deiner Informationen ein. Du möchtest mit einem Organigramm Personen, Hierarchien und detaillierte Informationen ansprechend und informativ  darstellen? Wir bieten dir hierzu eine interessante Lösung - das Hochformat. Mit diesem vertikalen Folienformat stellst du sämtliche Informationen in Wort und Bild strukturiert und übersichtlich dar. In diesem Artikel zeigen wir dir anhand eines praxisorientierten Beispiels, wie

  • du das Folienformat in PowerPoint verzerrungsfrei von Querformat auf Hochformat wechselst,
  • deine Inhalte verzerrungsfrei darstellst und tiefgehend visualisierst und
  • Folien unterschiedlicher Ausrichtungen, innerhalb einer Präsentation verwendest.

Anhand von lösungsorientierten Beispielen erweiterst du auf einfachem Wege deinen Informationsrahmen. Du bildest Strukturen, Personen und Hierarchien gezielt ab und wechselst problemlos zwischen Präsentationen. Damit gestaltest du deine Präsentation informativ und vielfältig und visualisierst Inhalte eindrucksvoll vor deinem Publikum.

So einfach änderst du das Layout in PowerPoint vom Querformat auf das Hochformat

Sicherlich hast du diese Situation schon erlebt. Es dein Ziel, Personen und deren Funktion im Unternehmen über ein Organigramm ansprechend und strukturiert vorzustellen. Eine Folie im Querformat bietet dir für dieses Vorhaben nicht genug Raum. Was kannst du in diesem Fall tun? Wir zeigen dir eine einfache Lösung - das Hochformat. Über diese ist es dir einfach möglich, ein aussagekräftiges, visuell ansprechendes Organigramm der Mitarbeiter in deinem Unternehmen zu erstellen. Worauf du beim Auswählen der Foliengröße achten musst, erfährst du in diesem Abschnitt anhand eines lösungsorientierten Beispiels.

Hinweis

PowerPoint-Folien werden bei der Erstellung automatisch horizontal, im Querformat eingerichtet. Du kannst jedoch die Ausrichtung der Folie problemlos in das vertikale Layout, Hochformat, ändern.

Gehe wie folgt vor:

  1. Öffne die Folie, dessen Folienformat du ändern willst, wie in unserem Fall ein Organigramm.
  1. Wähle über die Registerkarte Entwurf/Anpassen → Foliengröße → Benutzerdefinierte Foliengröße aus.
  1. Wähle die Option Hochformat aus.
  2. Selektiere im Dialogfenster Foliengröße unter Ausrichtung → Folien die Option Hochformat und bestätige deine Aktion mit OK .
  1. Es öffnet sich ein Dialogfenster von Microsoft PowerPoint, in dem zu zwischen den Funktionen Maximieren und Passend skalieren wählen kannst. 

Maximieren oder Passend skalieren:

Entscheide dich für die passende Funktion, um deine Inhalte verzerrungsfrei an die Platzverhältnisse deiner Folie anzupassen.

  • Maximieren: Hier werden die eingefügten Inhalte einfach vergrößert. Es kann jedoch passieren, dass dabei einige Bilder nicht mehr angezeigt werden.
  • Passend skalieren: Hierbei wird versucht, Text und Bilder optimal an das neue Format anzupassen.

Dein Ergebnis: Du hast deine Folie über die Optionen Maximieren oder Passend skalieren unkompliziert auf das Hochformat geändert. Oft führt dies jedoch nicht zu deinem gewünschten Ergebnis. In folgendem Abschnitt visualisieren wir dir die Unterschiede der beiden Optionen Maximieren und Passend skalieren anhand eines konkreten Beispiels aus der Praxis.

So verhinderst du mit den Optionen Maximieren oder Passend skalieren, dass deine Inhalte verzerrt dargestellt werden

In PowerPoint funktioniert der Wechsel zwischen den Formaten Hochformat und Querformat unkompliziert. Es stehen Dir hierzu zwei Optionen zur Verfügung: Maximieren und Passend skalieren. Beide sorgen dafür, dass Inhalte, wie beispielsweise Text, Grafiken beim Wechseln des Formates nicht verzerrt erscheinen. Auch steht deinen Informationen damit ausreichend Platz zur Verfügung. Bedenke aber, ein neues Format erfordert eine Skalierung der Inhalte. Aus diesem Grund musst du unter Umständen eingefügte Bilder und andere Objekte händisch anpassen und skalieren. Im folgenden Abschnitt erklären wir dir die beiden Funktionen genauer und verdeutlichen dir die Unterschiede anhand eines konkreten Beispiels.

Wie du mit der Option: Passend skalieren ausreichend Platz für deine Folieninhalte schaffst

Bei dieser Option platzierst du den ursprünglichen Folieninhalt in der Mitte der Folie, je nach Format-Wechsel vergrößert oder verkleinert. In jedem Fall haben die Folieninhalte auf der neuen Foliengröße ausreichend Platz. Das neue Folienformat und die neuen Platzverhältnisse machen es zum Teil notwendig, dass du die Inhalte neu arrangierst.

Das Ergebnis bei Passend skalieren von Querformat auf Hochformat.

Das Ergebnis bei Passend skalieren Hochformat auf Querformat.

Wie du mit der Option: Maximieren die Folieninhalte proportional zur neuen Folienbreite skalierst

Die Folieninhalte werden proportional zur neuen Folienbreite skaliert. Wenn du das Folienformat wechselst, nutzt du die ganze Breite aus. Die Höhe scheint nach dem Wechsel häufig zu niedrig – vor allem, wenn sich auf den Folien viele Inhalte befinden. Aus diesem Grund bedarf es bei dieser Option gegebenenfalls noch deiner manuellen Nachbearbeitung. 

Das Ergebnis bei Maximieren von Querformat auf Hochformat.

Der Effekt beim Maximieren von Hochformat auf Querformat.

Exkurs: Wie du Inhalte deiner Folien in PowerPoint wieder auf den Originalzustand zurücksetzt

Du kennst dieses Problem: Bilder oder Grafiken erscheinen nach dem Wechsel des Folienformates verzerrt. Oft bedarf es deiner manuellen Nachbearbeitung. Wie du deine Bilder oder Grafiken einfach wieder in den Originalzustand zurückversetzt, erfährst du in diesem Exkurs.
Gehe wie folgt vor:

  1. Gehe bei deiner Präsentation über die Registerkarte Ansicht/Masteransichten auf Folienmaster.
  2. Arrangiere deine Inhalte neu, indem du in der Registerkarte Ansicht /Anzeigen das Häkchen bei Führungslinien setzt.
  3. Verschiebe die Führungslinien an die gewünschte Position, indem du den Mauszeiger über eine Linie bewegst, bis sich der Cursor verändert. Dadurch passt du die Inhalte einheitlich an.
  4. Alle Bilder oder Piktogramme, die verzerrt dargestellt erscheinen, setzt du auf die Originalgröße zurück. Nutze dafür auf der Registerkarte Bildformat/Anpassen Bild und Größe zurücksetzen. Arrangiere anschließend die Bilder auf der Folie neu.

Deine Bilder oder Grafiken erscheinen nach dem Wechsel des Formates nicht verzerrt und verfügen auch über genügend Platz in deiner Folie. Suchst du nach einer gezielten Lösung, um die Folien im Hoch- und Querformat in der gleichen Präsentation anzugzeigen? Auch hier bieten wir dir eine einfache Lösung im nächsten Abschnitt an.

So verwendest du mithilfe einer Verknüpfung Hoch- und Querformat in der gleichen Präsentation 

Über die Verlinkung mit dem Pfeil kannst du zwischen deinen Präsentationen im Hoch- und Querformat mit einem Mausklick wechseln

Du verfügst sowohl über Folien im Hoch- als auch im Querformat. Es ist dein Ziel, diese so anzeigen, als befänden sie sich in derselben Präsentation. Was kannst du in diesem Fall tun?  Als Lösung schlagen wir dir vor, diese einfach miteinander zu verknüpfen. Wie dir das in nur zwei Schritten unkompliziert gelingt, erfährst du in diesem Abschnitt.

Hinweis

Lege vor dem Erstellen der Verknüpfungen beide Präsentationen in demselben Ordner ab. Auf diese Weise verknüpfst du die Präsentationen auch dann korrekt wenn:

  • du den Ordner beispielsweise an eine andere Person übergibst oder
  • du ihn auf ein externes Speichermedium, wie einen USB-Stick, kopierst.

Schritt 1: Wie du eine Verknüpfung von der ersten Präsentation zur zweiten Präsentation erstellst

  1. Wähle in der ersten Präsentation, beispielsweise einen Text oder eine Grafik, wie in unserem Beispiel einen Pfeil, aus, der die erste mit der zweiten Präsentation verknüpft.
  2. Klicke über die Registerkarte Einfügen/Links → Aktion.
  1. Es öffnet sich das Dialogfenster Aktionseinstellungen.
  2. Wähle im Dialogfeld Aktionseinstellungen zwischen den Registerkarten Mausklick oder Mouseover.
  1. Lege wie in unserem Beispiel in der Registerkarte Mausklick/Aktion beim Öffnen → Hyperlink zu aus.
  2. Scrolle nach unten, um Andere PowerPoint-Präsentation aus der Liste auszuwählen.
  1. Selektiere im Dialogfenster Hyperlink zu anderer PowerPoint-Präsentation die zweite Präsentation, klicke darauf und bestätige deine Wahl mit OK.
  2. Daraufhin wird der Pfad deiner Präsentationsdatei in das Feld Hyperlink zu übernommen.

Schritt 2: Wie du eine Verknüpfung von der zweiten Präsentation zurück zur ersten Präsentation erstellst

  1. Wähle in der zweiten Präsentation, beispielsweise einen Text oder eine Grafik, wie in unserem Beispiel einen Pfeil, aus, der die erste mit der zweiten Präsentation verknüpft.
  2. Klicke über die Registerkarte Einfügen/Links → Aktion.
  3. Es öffnet sich das Dialogfenster Aktionseinstellungen.
  4. Wähle im Dialogfeld Aktionseinstellungen zwischen den Registerkarten Mausklick oder Mouseover.
  5. Lege wie in unserem Beispiel in der Registerkarte Mausklick/Aktion beim Öffnen → Hyperlink zu aus.
  6. Scrolle nach unten, um Andere PowerPoint-Präsentation aus der Liste auszuwählen.
  7. Es erscheint das Dialogfenster Hyperlink zu anderer PowerPoint-Präsentation.
  8. Selektiere im Dialogfenster Hyperlink zu anderer PowerPoint-Präsentation die erste Präsentation, klicke darauf und bestätige deine Wahl mit OK.
  9. Daraufhin wird der Pfad deiner Präsentationsdatei in das Feld Hyperlink zu übernommen.

Dein Ergebnis: Du kannst nun zwischen den beiden Präsentationen im Hoch- und Querformat unkompliziert wechseln und bietest deinem Publikum detaillierte Informationen in unterschiedlicher Perspektive.

Neue Perspektiven für dein Publikum

Präsentationen im Querformat sind oft nicht geeignet, um inhaltliche Tiefen und Strukturen gezielt in deiner Präsentation abzubilden. Mit der Foliengröße Hochformat schaffst du jedoch gekonnt neue informelle und visuelle Perspektiven für dein Publikum. In unserem praxisorientierten Beispiel, einem firmeninternen Organigramm, vermittelten wir dir interessante Lösungen, wie du

  • einfach das Folienformat von Querformat auf Hochformat zu wechselst,
  • gekonnt Inhalte verzerrungsfrei und tiefgehend zu visualisierst und
  • diese innerhalb deiner Präsentation in den Foliengrößen Hoch- und Querformat eindrucksvoll darstellst.

Setzt du Präsentationen im Folienformat Hochformat gezielt ein, visualisierst du deine Inhalte eindrucksvoll vor deinem Publikum. Nutzt du beim Präsentieren das jeweils richtige Folienformat auf deinem Endgerät? Schließlich ist es ein Unterschied, ob du deine Folien auf einem Monitor, einem Tablet, einem großen Display oder mit einem Beamer anzeigst. Möchtest du dir noch zusätzliches Wissen über die Formate 16:9 und 4:3 aneignen? Dann empfehlen wir dir unseren Praxistipp: Wie du mit dem richtigen PowerPoint-Format zeitgemäß auf modernen Endgeräten präsentierst. Wir hoffen, dieser Praxistipp hat dir gefallen und dass wir dir anhand von bewährten Beispielen und Tipps mehrwertiges Wissen vermitteln konnten. Wenn du Fragen zu Themen oder neue Themenvorschläge für uns hast, kontaktiere uns. Wir freuen uns auf dich.

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