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Layout PowerPoint

Schnelle Übersicht: So präsentierst du Kennzahlen optisch perfekt

Dieter Schiecke
PowerPoint-Trainer & Chefredakteur des Informationsdienstes „PowerPoint aktuell“

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Statt in einer Tabelle sind die wichtigsten Kennzahlen hier übersichtlich wie in einem Cockpit angeordnet; bei der oberen Variante mit Textbeschriftung, bei der unteren mit Piktogrammen

Wie viele Leute kennst du, die sich gern Unmengen von Zahlen ansehen? Vermutlich nicht allzu viele. Dennoch werden Kennzahlen häufig in Tabellen präsentiert. Doch mal ehrlich: Wie schnell sind wir in der Lage, die wirklich wichtigen Informationen in einer Tabelle zu erkennen? Und wie gut können wir uns diese merken? Besser wäre es doch, wenn die Zuschauer gleich auf den ersten Blick die Zahlen sehen, auf die es ankommt!

Das heißt: Wenn du Kennzahlen gut präsentieren willst, gilt es zunächst einmal, alle unwichtigen Zahlen wegzulassen. Nur so ermöglichst du dem Publikum den Blick auf das wirklich Wichtige.

Wir zeigen dir zwei Beispiele, wie du wichtige Zahlen wie in einem Cockpit anordnen kannst:

  • Den Kreis nutzt du als Grundfläche, die du je nach Bedarf leicht umfärben oder in der Größe anpassen kannst.
  • Unten in den Halbkreis trägst du die Zahlen ein. Sorge hier für einen deutlichen Farbkontrast, damit die Informationen sofort ins Auge fallen.
  • In der oberen Hälfte des Kreises platzierst du ein passendes Piktogramm oder – wenn es schnell gehen muss und kein passendes Motiv zur Hand ist – eine Beschriftung.
  • Mit den passenden Animationseffekten sorgst du dann dafür, dass das Publikum während der Präsentation deine Zahlen nacheinander wahrnehmen kann.

Die cockpitähnlichen Anzeigen sind zum Beispiel für folgende Zwecke geeignet:

  • Plan- und Ist-Daten gegenüberstellen,
  • Umsatzdaten präsentieren,
  • Kosten vergleichen,
  • Anteile aufzeigen,
  • den Erfüllungsstand von Projekten berichten,
  • den Status für bestimmte Schwerpunktaufgaben kommunizieren.

Keine Zeit zum Nachbauen?

Statt in einer Tabelle sind die wichtigsten Kennzahlen hier übersichtlich wie in einem Cockpit angeordnet; bei der oberen Variante mit Textbeschriftung, bei der unteren mit Piktogrammen

In 6 Schritten zum fertigen Prototyp

Baue zunächst einen Prototyp für die Anzeige zusammen. Dazu brauchst du zwei Formen, die  du übereinanderlegst:

  • als Grundfläche einen Kreis, den du mit der Form Ellipse anlegst und
  • einen etwas kleineren Halbkreis, den du mit der Form Teilkreis erstellst.
Aus diesen beiden Elemente baust du den Prototyp für die cockpitähnliche Anzeige zusammen

Schritt 1: Den Kreis zeichnen

  1. Wechsele zur Registerkarte Einfügen, klicke dort auf Formen und dann auf Ellipse.
  2. Zeichne eine Ellipse und lasse sie markiert.
  3. Stelle über die Registerkarte Formformatierung (in älteren Versionen Zeichentools/Format) ganz rechts in der Gruppe Größe bei Höhe und bei Breite jeweils 7 cm ein.
  4. Schalte mit Alt + F9 die Führungslinien ein. Die horizontale Führungslinie verschiebst du nun so, dass sie den Kreis exakt in der Mitte durchschneidet.

Schritt 2: Die Ausgangsform für den Halbkreis anlegen

  1. Wähle über Einfügen Formen diesmal Teilkreis (in früheren Versionen Kreis).
  2. Zeichne einen Teilkreis. Er sieht zunächst wie ein Dreiviertelkreis aus.
  1. Korrigiere wieder die Größe der Form, diesmal auf 6,3 cm bei Höhe und Breite (also 10 % kleiner als die kreisförmige Grundfläche aus Schritt 1).
  2. Verschiebe den Teilkreis so, dass er exakt neben dem Kreis liegt und ebenfalls von der horizontalen Führungslinie mittig geteilt wird.

Schritt 3: So wird aus dem Dreiviertelkreis ein Halbkreis

  1. Lasse den Teilkreis markiert, damit du die gelben Formkorrekturpunkte siehst.
  2. Platziere die Maus genau über dem gelben Punkt oben in der Mitte.
  3. Ziehe diesen gelben Punkt entgegen dem Uhrzeigersinn nach unten zu der horizontalen Führungslinie. Auf diese Weise machst du aus dem Dreiviertelkreis einen Halbkreis.
Durch Ziehen am oberen gelben Formkorrekturpunkt reduzierst du die ursprüngliche Form auf einen Halbkreis

Schritt 4: Die beiden Formen in unterschiedlichen Schattierungen einfärben

  1. Weise dem Kreis und dem Halbkreis verschiedene Abstufungen ein und derselben Farbe zu. Wähle dazu über den Befehl Füllfarbe für den Kreis einen hellen und für den Halbkreis einen gut kontrastierenden dunklen Farbton.
  2. Stelle außerdem sicher, dass der Halbkreis keine Konturlinie hat. Dem Kreis hingegen kannst du eine dünne Konturlinie zuweisen, damit er sich besser vom weißen Folienhintergrund abhebt. 

Schritt 5: Die beiden Formen exakt übereinanderlegen

  1. Markiere mit gedrückter Umschalt-Taste beide Formen.
  2. Wähle auf der Registerkarte Formformatierung (früher Zeichentools/Format) rechts in der Gruppe Anordnen per Klick auf Ausrichten nacheinander die Befehle Horizontal zentrieren und Vertikal zentrieren.

Schritt 6: Die optimale Position der Texte in beiden Formen einstellen

Wenn du den Halbkreis anklickst und ein oder zwei Buchstaben eintippst, wirst du feststellen, dass der Text – wie im folgenden Bild zu sehen – zu weit oben steht. Er befindet sich auf der Hälfte des ursprünglichen Dreiviertelkreises.

Links steht der Text für den Halbkreis noch zu weit oben, rechts ist er passend nach unten verschoben

So verschiebst du den Text nach unten hin zur vertikalen Mitte des Halbkreises:

  1. Rufe per Rechtsklick auf den Halbkreis im Kontextmenü den Befehl Form formatieren auf.
  2. Klicke rechts im Aufgabenbereich zuerst auf Textoptionen und dann auf das Symbol Textfeld.
  3. Erhöhe den Wert bei Oberer Rand. Hier im Beispiel sorgen 2,9 cm für eine passende vertikale Anordnung des Textes im Halbkreis.
  1. Ändere anschließend noch die Farbe und die Größe des Textes so, dass er sich gut vom dahinter liegenden Halbkreis abhebt.
  2. Falls du eine Beschriftung in die obere Hälfte des Kreises, also über dem Halbkreis, eingibst, steht diese zunächst ebenfalls nicht an der erforderlichen Position. Auch hier kannst du das im Aufgabenbereich Form formatieren über die Befehlsfolge Textoptionen Textfeld korrigieren. Ändere zuerst bei Vertikale Ausrichtung die Option auf Oben und stelle dann bei Oberer Rand einen Wert von etwa 0,5 cm ein.

Der Prototyp ist damit fast fertig. Nun fehlt nur noch ein Piktogramm, das von der Größe, von der Farbe und natürlich auch vom Motiv her passt.

Schritt 7: Ein Piktogramm in die obere Kreishälfte einbauen

In PowerPoint 2019 und 365 kannst du über Einfügen Piktogramm auf Hunderte von Icons zugreifen, die sich beliebig umfärben und ohne Qualitätsverlust vergrößern lassen.

  1. Platziere das Piktogramm in einer Größe von etwa 3 cm in der oberen Kreishälfte.
Egal, welche Farbvariante du wählst: das Piktogramm sollte farblich passen und ins Auge springen
Tipp

  1. Falls du mit einer früheren PowerPoint-Version arbeitest, findest du eine Vielzahl von Piktogrammen im Internet, beispielsweise auf www.TheNounProject.com oder www.flaticon.com.
  2. Unabhängig von der verwendeten PowerPoint-Version gibt es noch eine weitere Quelle für Icons, die sich beliebig umfärben und vergrößern lassen:

  • Klicke auf der Registerkarte Einfügen auf Textfeld und dann auf die Folie.
  • Wähle auf der gleichen Registerkarte ganz rechts die Schaltfläche Symbol.
  • Stelle im folgenden Dialogfeld links oben eine Symbolschriftart wie Wingdings, Wingdings 2, Wingdings 3, Webdings oder Segoe UI Symbol ein.
  • In all diesen Symbolschriften stehen dir nicht nur Sonderzeichen, sondern auch zahlreiche kleine Grafiken zur Verfügung.
  • Die meisten Icons findest du nach Auswahl der Schrift Segoe UI Symbol, wenn du im Dialogfeld unten rechts auf Unicode (hex) umschaltest und oben rechts das Subset Bereich für den privaten Gebrauch einstellst.

Mit diesen beiden Einstellungen erhältst du in der der Schrift Segoe UI Symbol Zugriff auf Hunderte von Icons

  1. Damit ist der Prototyp fertig.
  2. Markiere alle drei Objekte: Kreis, Halbkreis und Piktogramm.
  3. Dupliziere sie, indem du die markierte Objektgruppe mit gedrückten Tasten Strg und Umschalt mit der Maus nach rechts ziehst.
  4. Ordne Original und Duplikate passend auf der Folie an.

Vielseitig verwendbar: Fortschrittsbalken statt Kennzahlen präsentieren

Manchmal wird keine Zahl, sondern nur eine Auskunft zum Status gebraucht, beispielsweise wenn gezeigt werden soll, wie es um den Fortschritt von mehreren Projekten steht. Die folgende Abbildung liefert dafür ein Beispiel.

Anstelle von Kennzahlen kannst du auch einen Fortschrittsbalken in den Halbkreis einbauen
  • Die erforderlichen kleinen Quadrate findest du über die Befehlsfolge Einfügen Symbol in der Schriftart Wingdings oder Webdings.
  • Füge fünf solcher kleinen Quadrate ein. Jedes von ihnen steht für 20 % Projektfortschritt.
  • Weise allen Quadraten zunächst eine helle Schriftfarbe zu.
  • Färbe dann diejenigen Quadrate dunkler ein, die den aktuellen Stand es Projektfortschritts anzeigen sollen.
Tipp

Wenn dir der Abstand zwischen den quadratischen Symbolen zu groß ist, korrigierst du das wie folgt: Markiere die fünf kleinen Quadrate und wähle per Rechtsklick auf die Markierung den Kontextmenü Befehl Schriftart. Wechsele im folgenden Dialogfeld zur Registerkarte Zeichenabstand. Stelle bei Abstand die Option Schmal ein und trage rechts daneben einen Wert von 4 Pt. oder 5 Pt. ein.

Die Aufmerksamkeit für die Kennzahl steigern mittels Animation

Damit die Zuschauer jede einzelne Zahl oder den jeweiligen Fortschrittsstatus besser wahrnehmen können, blendest du die Halbkreise erst nach und nach ein. So geht’s:

  1. Markiere einen der Halbkreise.
  2. Wechsele zur Registerkarte Animationen.
  3. Wähle dort im Katalog der Animationseffekte den Effekt Wischen. Behalte rechts daneben bei Effektoptionen die Richtung Von unten bei.
  1. Weise allen anderen Halbkreisen die gleiche Animation zu. Lasse dazu den eben animierten Halbkreis markiert. Doppelklicke in der Registerkarte Animationen auf Animation übertragen. Klicke dann auf jeden weiteren Halbkreis, damit er den gleichen Animationseffekt erhält. Drücke zum Schluss einmal kurz die Taste Esc, um den Kopiermodus wieder auszuschalten.
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